Kreditkarte für Mitarbeiter:innen: Alles, was Sie wissen müssen

Kreditkarten für Mitarbeiter:innen können Spesenabrechnungen deutlich vereinfachen, sorgen für eine bessere Kostenkontrolle und verhindern, dass Mitarbeiter:innen geschäftliche Ausgaben privat vorstrecken müssen. AMEX bietet in seinem Portfolio zwei Businesslösungen an, die AMEX Business Card sowie die AMEX Business Gold Card. Mit beiden Karten profitieren Mitarbeitende von vielen Vorteilen wie beispielsweise den inkludierten Reiseversicherungen, Rabatten und Bonusprogrammen.

Was ist eine Kreditkarte für Mitarbeitende?

Von der Funktionsweise her unterscheiden sich Firmenkreditkarten nicht von privaten Kreditkarten. Sie werden von Unternehmen für ihre Mitarbeiter:innen bereitgestellt, damit diese geschäftliche Ausgaben tätigen können. Private Ausgaben sind normalerweise nicht erlaubt.

Der Hauptzweck ist es, den Verwaltungsaufwand für den Arbeitgeber zu vereinfachen, der bei Ausgaben der Mitarbeiter:innen bei Geschäftsessen, Dienstreisen und sonstigen Tätigkeiten anfällt. Die Abrechnung dieser Kreditkarten erfolgt über das Firmenkonto.

Bei Firmenkreditkarten gibt es eine weitere Unterscheidung zwischen regulären Business Cards und den Corporate Cards. Letztere werden häufig von großen Unternehmen, NGOs, Behörden etc. in großer Stückzahl für ihre Mitarbeitenden geordert. An der Funktionsweise der Karten ändert diese Unterscheidung nichts, allerdings können durch Abnahme einer großen Stückzahl häufig bessere Konditionen mit dem Zahlungsdienstleister ausgehandelt werden.

Wann ist eine eigene Kreditkarte für Mitarbeiter:innen sinnvoll?

Ob eine Firmenkreditkarte für Mitarbeiter:innen sinnvoll ist, hängt im Wesentlichen davon ab, wie groß der Betrieb ist, welche Geschäftsprozesse durchgeführt werden und welche Anforderungen an die Mitarbeiter:innen gestellt werden. Wenn diese regelmäßig Hotel- und Flugbuchungen selbst vorstrecken müssen, stellt das auf Dauer eine unzumutbare Belastung dar. Ebenso verhält es sich bei häufigen Ausgaben für Geschäftsessen, Übernachtungen, Mietwagen etc. Besonders bei Mitarbeiter:innen im Außendienst ist dieser Punkt wichtig. 

Weiters ist es sinnvoll, Mitarbeiter:innen mit Firmenkreditkarten auszustatten, wenn diese häufig für das Unternehmen einkaufen, sei es, um Büromaterial zu besorgen, für spezifische Projekte oder sonstige Ausgaben im Namen des Unternehmens. Häufig viele kleine Beträge zu verbuchen, stellt einen enormen Zeitaufwand für die Buchhaltung dar. 

Es gibt jedoch noch mehr Gründe, die für Firmenkreditkarten wie beispielsweise die AMEX Business Card oder die AMEX Business Gold Card sprechen. Die Zahlungsabwicklung ist einfach und auch international möglich, ohne dass sich die Mitarbeiter:innen mit Wechselkursen und Auslandsüberweisungen auseinandersetzen müssen. 

Kreditkarten sind zudem optimale Zahlungsmittel, wenn Mitarbeiter:innen Ausgaben wie Online-Dienste oder Software-Abonnements für das Unternehmen zu begleichen haben.

Vor- und Nachteile einer Firmenkreditkarte

Das Einführen von Firmenkreditkarten für Mitarbeiter:innen bietet sowohl dem Unternehmen als auch seinen Angestellten eine Menge Vorteile. 

Vorteile:

• Firmenkreditkarten optimieren den täglichen Betriebsablauf, private Ausgaben können einfach von geschäftlichen getrennt werden
• Vereinfachung von Spesenabrechnungen 
• Transparenz und Kontrolle, jegliche getätigten Ausgaben sind auf der Kreditkartenabrechnung ersichtlich
• Mitarbeiter:innenzufriedenheit, da keine geschäftlichen Ausgaben privat vorgestreckt werden müssen, deren Rückzahlung längere Zeit in Anspruch nimmt
• Mitarbeitende profitieren von den inkludierten Zusatzleistungen der Firmenkreditkarten wie Reiseversicherungen, Rabatten und Bonusprogrammen wie dem Membership Rewards® Programm von AMEX. Besonders lukrativ für Vielreisende ist der Besitz der AMEX Business Gold Karte, denn sie ermöglicht unter anderem auch den Aufenthalt in den Lounges am Flughafen Wien 
• Firmenkreditkarten bieten oftmals ein verlängertes Zahlungsziel an, im Fall der AMEX Business Card und der AMEX Business Gold sind das bis zu 50 Tage, was zu einer besseren Liquidität führt und vor allem bei kleinen Unternehmen oftmals essenziell sein kann

Nachteile: 

• Missbrauchspotenzial: Theoretisch könnten Mitarbeiter:innen die Firmenkreditkarte auch für Ausgaben außerhalb der vereinbarten Zeit nutzen. Um dem vorzubeugen, ist eine regelmäßige Kontrolle notwendig, was wiederum Verwaltungsaufwand bedeutet. 
• Dokumentationsaufwand: Ausgaben müssen trotzdem ordnungsgemäß dokumentiert und mit Belegen versehen werden. Fehlerhafte Abrechnungen oder Rückbuchungen bedeuten weiteren Aufwand. 
• Erhöhte Verantwortung und Haftung für das Unternehmen: Wenn keine grobe Fahrlässigkeit seitens der Mitarbeitenden vorliegt, haften Unternehmen für die Ausgaben.
• Zusätzliche Kosten durch Gebühren: Firmenkreditkarten sind in der Regel nicht gratis. Auch wenn durch die Abnahme einer größeren Stückzahl wie beispielsweise bei Corporate Cards bessere Konditionen möglich sind, so ist dennoch üblicherweise eine Jahresgebühr zu bezahlen, und auch für die Nutzung der Kreditkarte im Ausland fallen zusätzliche Spesen und Gebühren an.

Personenbezogene vs. ausgabenbezogene Firmenkreditkarteinnen

Man unterscheidet grundsätzlich zwei Arten von Firmenkreditkarten: 

Personenbezogene Kreditkarten:

• Sie sind auf den Namen der Mitarbeitenden ausgestellt.
• Sie können für geschäftliche Ausgaben jeglicher Art genutzt werden. 

Aufgabenbezogene Kreditkarten:

• Sie sind als Reisestellenkarten oder Business Travel Account bekannt.
• Sie entsprechen einer virtuellen Kreditkarte, da sie in der Regel nur digital und nicht physisch vorhanden sind. Bei AMEX werden virtuelle Kreditkarten in Österreich aktuell nicht angeboten.
• Nur das Travel-Management kann auf eine solche Karte zugreifen und damit Transportmittel und Unterkünfte buchen. Das hat für Mitarbeitende den Nachteil, dass sie beispielsweise Verpflegung auf der Dienstreise nicht über diese Kreditkarte bezahlen können, da sie nur an einen bestimmten Zweck, in diesem Fall das Reisen, gebunden ist.

Für welche Unternehmen lohnt sich eine Firmenkreditkarte?

Unternehmensart	Mitarbeiter:innen- Anzahl	Empfehlung Firmenkreditkarte	Begründung
Kleinunternehmen	1 bis 50	Falls regelmäßige Geschäftsausgaben getätigt werden	Effizientes Ausgabenmanagement
Mittelständische Unternehmen	50 bis 250	Sehr empfehlenswert	Sehr wichtig für Kostentransparenz und Überwachung höherer Ausgaben
Großunternehmen	Ab 250	Unverzichtbar	Notwendig für den Überblick über die Ausgabenstrukturen und zur Vereinfachung für die Erstellung von Berichten und Dokumentationen
Startups	1 bis 10	Empfehlenswert	Strukturierte Finanzen und effizientes Ausgabenmanagement von Anfang an
Non-Profit-Organisationen	10 bis >250	Vorteilhaft	Ausgaben können klar dokumentiert und bewiesen werden, wichtig für Berichterstattung und Budgeteinhaltung
Selbstständige	1 bis 10	Falls der Wunsch besteht, Steuerabrechnungen einfacher zu gestalten	Indem private und geschäftliche Transaktionen strikt getrennt werden, vereinfacht sich Verwaltung und Dokumentation für die Steuerabrechnung

Firmenkreditkarte für Mitarbeiter:innen einführen: Darauf sollten Sie achten

Wenn Sie als Unternehmer:in Firmenkreditkarten in Ihrem Unternehmen einführen möchten, gilt es zunächst, einige Überlegungen anzustellen. 

1. Festlegen, wer Zugang zu einer Firmenkreditkarte bekommt

Nicht jeder im Unternehmen beschäftigte Mitarbeitende braucht zwingend auch eine Kreditkarte. Primär profitieren Führungskräfte, Mitarbeiter:innen im Vertrieb und Einkauf und natürlich Außendienstmitarbeiter:innen davon.

2. Die passende Firmenkreditkarte auswählen

Wenn die Kreditkarte nur zu einem bestimmten Zweck eingesetzt werden soll (beispielsweise für Reisekosten), so kann eine aufgabenbezogene Kreditkarte gewählt werden. Allerdings ist es mit diesem Kartentyp für Mitarbeitende nicht möglich, weitere Ausgaben wie Verpflegung abzurechnen oder Geld abzuheben. 

Bei der personenbezogenen Kreditkarte gilt es, zu überlegen, welche Art von Zusatzleistungen angeboten werden, von denen sowohl Mitarbeiter:innen als auch Unternehmen profitieren. AMEX hat bei der Business Gold Card ein sehr umfangreiches Versicherungspaket inkludiert, aber auch die Business Card bietet vielfältigen Service. 

3. Regeln für die Benutzung definieren und schriftlich festlegen

Normalerweise darf eine Firmenkreditkarte ausschließlich für geschäftsbezogene Ausgaben verwendet werden, eine private Nutzung ist untersagt. Zudem gilt es, Ausgabenlimits für die jeweiligen Mitarbeiter:innen festzulegen, die je nach Aufgabenbereich durchaus unterschiedlich ausfallen können. Mit den Mitarbeiter:innen sollte auch vereinbart werden, dass die getätigten Transaktionen dokumentiert werden müssen. Ob im Notfall unvorhergesehene Ausgaben möglich sind, ist ebenfalls klar zu definieren. Für Bargeldabhebungen sollte eine Obergrenze festgelegt werden, auch sollten Überweisungen an externe Konten nicht uneingeschränkt möglich sein. Diese Regeln sollten auch schriftlich in Form einer Nutzungsvereinbarung festgelegt und unterzeichnet werden.

4. Die Haftung klar definieren

Üblicherweise haftet das Unternehmen für die Ausgaben der Firmenkreditkarte. Es sollte jedoch vereinbart werden, dass absichtlich missbräuchliche Verwendung und grobe Fahrlässigkeit durch Mitarbeitende von dieser Haftung ausgenommen sind. 

5. Festlegen, wer im Unternehmen für die Kontrolle zuständig ist

Eine regelmäßige Kontrolle aller Transaktionsbelege ist unerlässlich, um Missbrauch vorzubeugen bzw. schnellstmöglich zu erkennen. 

6. Mitarbeiter:innenschulung für die Verwendung

Alle Mitarbeiter:innen sollten über die korrekte Nutzung der Firmenkreditkarte genau instruiert werden, das kann z. B. in Form von Infomaterial oder einem Workshop geschehen.

Erhalten Mitarbeiter:innen mit einem Eintrag beim KSV eine Firmenkreditkarte?

Firmenkreditkarten wie die AMEX Business Card oder die AMEX Business Gold Card werden über das Firmenkonto des Unternehmens abgerechnet. In der Regel haftet das Unternehmen und nicht der:die Karteninhaber:in für die Umsätze der Firmenkreditkarte, außer bei grober Fahrlässigkeit oder absichtlicher missbräuchlicher Verwendung durch Mitarbeitende. Somit spielt die private Bonität der Mitarbeiter:innen keine Rolle, und sie erhalten auch bei einem Eintrag beim KSV wegen vorhandener Schulden eine Firmenkreditkarte.