Checkliste Business-Travel: Das brauchst du auf deiner Geschäftsreise

1. Sorge für eine Vertretung, wenn du nicht wie gewohnt erreichbar bist
2. Plane Zeitpuffer für alle Eventualitäten auf der Geschäftsreise ein
3. Wähle Verkehrsmittel und Hotel sorgfältig aus
4. Denke an alle Reisedokumente für den Business-Trip
5. Kläre den Versicherungsschutz bei Geschäftsreisen
6. Deine Checkliste für Geschäftsreisen: Auf einen Blick
7. FAQ: Häufige Fragen und Antworten

Sorge für eine Vertretung, wenn du nicht wie gewohnt erreichbar bist

Auf Geschäftsreisen kannst du das Tagesgeschäft oft nicht wie üblich steuern: Termine, Anreise und Meetings binden deine Aufmerksamkeit. Damit Freigaben, Rückfragen und dringende Entscheidungen trotzdem weiterlaufen, brauchst du eine klar benannte Vertretung, die während deiner Abwesenheit handlungsfähig ist.

Bevor du Aufgaben übergibst, lohnt sich ein kurzer Realitätscheck:

• Welche Aufgaben kann jemand einfach übernehmen?
• Welche Aufgaben können für ein paar Tage ruhen?

So kannst du deine To-do-Liste meist deutlich verschlanken. Im nächsten Schritt wählst du Kolleg:innen aus, die dich während des Trips verbindlich vertreten und bei Bedarf Entscheidungen treffen dürfen.

Plane dafür genug Zeit ein. Schreibe eine kurze Übergabe mit Status, Eskalationsweg, Abwesenheitsnotiz, E-Mail und Telefonumleitung, optional Kalenderzugriffe sowie notwendige Vollmachten wie Bestellungen oder Freigabelimits.

Plane Zeitpuffer für alle Eventualitäten auf der Geschäftsreise ein

Bei einer Geschäftsreise ist der geplante Zeitablauf selten Realität: Staus, Zugverspätungen, lange Security-Linien oder kurzfristige Ausfälle kommen dem in die Quere. Plane daher realistisch und setze großzügige Zeitpuffer, besonders bei Check-ins, Transfers und Ortswechsel.

Wenn möglich, buche den Rückflug oder Zug nicht unmittelbar nach dem Termin, damit du Meetings nicht vorzeitig verlassen musst, falls sich Gespräche verlängern. Bei mehrtägigen Business-Trips oder Dienstreisen ins Ausland solltest du außerdem feste Ruhezeiten vor, nach und zwischen Terminen einplanen.

Denn Müdigkeit, zu wenig Bewegung oder ein leerer Magen wirken sich direkt auf Konzentration, Präsentationen und Verhandlungen aus. Ein kurzer Spaziergang, ausreichend Wasser und geplante Mahlzeiten sind oft die einfachsten Hebel für einen erfolgreichen Abschluss.

Wähle Verkehrsmittel und Hotel sorgfältig aus

Ob Flug, Bahn oder Auto am sinnvollsten ist, hängt von Strecke, Umstiegen und Terminlage ab: Mit Check-in und Security lohnt sich ein Flug meist erst ab einer gewissen Distanz, während Bahnhöfe oft zentral liegen und Transfers vereinfachen.

Bahn und Flug haben gegenüber dem Pkw den Vorteil, dass du Reisezeit produktiv nutzen kannst, etwa für E-Mails, Vorbereitungen oder Calls. Die Bahn ist zudem häufig die nachhaltigste Reiseoption. Wichtig: Richte dich bei Buchung und Spesen immer nach der Reiserichtlinie oder den Kostenvorgaben deines Unternehmens.

Auch das Hotel solltest du vorab gezielt auswählen – idealerweise passend zu Terminort und Arbeitsalltag. Prüfe dabei diese Kriterien:

• Wie weit ist dein Hotel vom Treffpunkt entfernt?
• Wie gut ist es an den öffentlichen Verkehr angeschlossen?
• Welcher Service ist inklusive und was muss separat hinzugebucht werden?
• Welche Verpflegungsvariante ist sinnvoll?

Denke an alle Reisedokumente für den Business-Trip

Wenn deine Dienstreise ins Ausland geht, kläre frühzeitig, welche Reisedokumente erforderlich sind. Innerhalb der EU reicht meist ein gültiger Personalausweis. Je nach Land können zusätzlich digitale Einreiseformulare oder Nachweise erforderlich sein.

Für viele Dienstreisen ins europäische Ausland brauchst du außerdem die A1-Bescheinigung als Nachweis, dass du weiterhin im deutschen Sozialversicherungssystem abgesichert bist.

Geht es über die EU hinaus, brauchst du weitere Dokumente, die du auf deiner Packliste für Geschäftsreisen abhaken kannst. Die vier gängigsten sind:

• Reisepass: In einigen Staaten muss bei Pässen und Personalausweisen eine Mindestrestgültigkeit von sechs Monaten bestehen.
• Visum: Die Form des Visums ist oft abhängig von deiner Tätigkeit und der Dauer des Aufenthaltes.
• Impfpass: Einige Staaten verlangen einen Immunisierungsnachweis, beispielsweise gegen Tropenkrankheiten.
• Internationaler Führerschein: Musst du am Reiseziel Auto fahren, kann es sein, dass dein deutscher oder europäischer Führerschein nicht anerkannt wird.

Informiere dich rechtzeitig, welche Dokumente du benötigst, denn Beantragung und Terminvergabe können mehrere Wochen dauern. Nimm sicherheitshalber Kopien  wichtiger Unterlagen mit (Ausweis oder Reisepass, Visum, Nachweis der Auslandskrankenversicherung, Buchungsbestätigungen) und bewahre sie getrennt von den Originalen auf.

Nice to know: Hast du die Dokumente zusätzlich digital und offline verfügbar, erleichtert das im Notfall die Kontaktaufnahme mit Behörden oder Botschaften und du bekommst schneller Ersatzdokumente.

Kläre den Versicherungsschutz bei Geschäftsreisen

Da Unternehmen bei Geschäftsreisen in der Fürsorgepflicht stehen, müssen sie ihren Mitarbeitenden Versicherungsleistungen wie eine Auslandskranken- und eine Reisegepäck-Versicherung bieten. Zusätzlich sind weitere Versicherungen sinnvoll, beispielsweise eine Verkehrsmittel-Unfallversicherung, eine Reisekomfort-Versicherung oder eine Reiserücktrittskosten-Versicherung.

Nice to know: Bei der Business Platinum Card von American Express sind viele sinnvolle Versicherungsleistungen inklusive.*

Deine Checkliste für Geschäftsreisen: Auf einen Blick

Eine gute Vorbereitung ist entscheidend für gelungene Geschäftsreisen. Damit du bestens auf deinen Business-Trip vorbereitet bist, haben wir diese praktische Checkliste in Kurzform für dich:

• Ernenne eine Vertretung für das Tagesgeschäft.
• Plane realistische Zeitpuffer und Ruhezeiten ein.
• Überlege, welches Verkehrsmittel am besten ist.
• Wähle ein geeignetes Hotel.
• Halte die nötigen Dokumente bereit.
• Kläre den Versicherungsschutz.

Und noch ein Tipp: Buche deine Reise am besten mit deiner Business Platinum Card. So profitierst du von umfassenden Versicherungsleistungen, darunter die Reiseabbruch- und Reiserücktrittskosten- sowie die Reisegepäck-Versicherung.*

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FAQ: Häufige Fragen und Antworten