Qu’est-ce que l’automatisation de la gestion des comptes fournisseurs?
L’automatisation de la gestion des comptes fournisseurs permet aux entreprises d’automatiser les processus qui prennent beaucoup de temps, comme la réception, le paiement et le rapprochement des factures, de façon à éliminer toute intervention humaine. Vous aurez quand même besoin d’une personne qualifiée pour approuver les factures et les paiements, mais avec un logiciel d’automatisation de la gestion des comptes fournisseurs, cette personne peut accomplir cette tâche en un clic sur pratiquement n’importe quel appareil.
En plus d’accélérer les processus de gestion des comptes fournisseurs, les logiciels d’automatisation permettent aux équipes de finances de voir l’ensemble des données sur les factures et les paiements. Ils permettent de rechercher et de vérifier les renseignements plus facilement, ce qui aide grandement à la conformité. Les logiciels d’automatisation de la gestion des comptes fournisseurs permettent aussi aux équipes de finances de voir le fonctionnement des processus de traitement de factures et de paiement en temps réel. Les analyses de données et les tableaux de bord offrent aux entreprises une façon claire et à faible intervention de repérer et de corriger les problèmes de rendement au lieu d’investir des heures sur la gestion du rendement.
Automatisation de la gestion des comptes fournisseurs par rapport au traitement manuel
En plus de convertir les factures des fournisseurs en format numérique, les logiciels d’automatisation de la gestion des comptes fournisseurs éliminent des étapes manuelles de la gestion des factures et des paiements.
Par exemple, lorsque le traitement des factures est fait manuellement, le fournisseur doit d’abord créer et transmettre la facture. Ensuite, votre entreprise doit recevoir, numériser et valider la facture, après quoi un membre du personnel doit entrer les données de la facture dans le système de gestion des comptes fournisseurs, ou de planification des ressources d’entreprise s’il s’agit d’une moyenne ou grande entreprise. Toutes ces étapes peuvent être pénibles et prendre beaucoup de temps.
Mais quand vous utilisez un système d’automatisation, les fournisseurs peuvent créer et transmettre leurs factures par voie numérique. Les factures peuvent être automatiquement validées et envoyées à votre système de gestion des comptes fournisseurs ou de planification des ressources d’entreprise par le logiciel d’automatisation de la gestion des comptes fournisseurs, réduisant ainsi le temps requis pour la même activité d’une semaine ou plus à seulement quelques heures.
Avantages de l’automatisation de la gestion des comptes fournisseurs
Les principaux avantages de l’automatisation de la gestion des comptes fournisseurs sont qu’elle aide à optimiser la gestion des flux de trésorerie de votre entreprise, permet de gagner du temps et rehausse la sécurité globale de vos activités de gestion de factures et de paiement. En parallèle, avoir une vue d’ensemble des activités de gestion des comptes fournisseurs permet de recevoir, de traiter et de payer les factures plus rapidement tout en minimisant les interventions humaines.
Ceci mène à une plus grande précision pour les activités de gestion des comptes fournisseurs, une meilleure gestion des fournisseurs et une meilleure relation avec eux, ainsi que le retour rapide de votre investissement en logiciel. Pour illustrer ce dernier point, pensez à la réduction des coûts de main-d’œuvre si on enlève 10 heures ou plus par semaine d’activités de gestion des comptes fournisseurs.
Beaucoup de petites et moyennes entreprises demandent à leur partenaire de services financiers de choisir la solution d’automatisation de la gestion des comptes fournisseurs qui convient le mieux à leurs besoins. Cette approche aide les entreprises à réduire le temps et les coûts associés à leurs activités de gestion des comptes fournisseurs de quatre façons :
- Paiements gérés : choisissez simplement quelles factures doivent être payées et votre partenaire de services financiers enverra automatiquement le bon paiement au bon fournisseur par voie électronique.
- Remboursement simple et exact du paiement des factures : les logiciels d’automatisation de la gestion des comptes fournisseurs fournissent un aperçu à jour de toutes les factures que vous devez payer, ce qui vous aide à respecter les conditions de votre société de crédit et à maintenir de bonnes liquidités.
- Paiements sécurisés : les meilleures solutions d’automatisation de la gestion des comptes fournisseurs vous permettent d’envoyer des paiements au moyen d’un numéro unique de carte virtuelle. Ceci aide à protéger votre entreprise contre la fraude tout en vous permettant de maintenir une documentation exacte de vos factures.
- Récompenses pour les paiements : les sociétés de crédit peuvent offrir des récompenses pour le paiement de factures de fournisseurs par l’entremise de votre logiciel d’automatisation de la gestion des comptes fournisseurs tout comme pour les paiements effectués avec votre carte de crédit.
Tous ces avantages peuvent mener à de meilleures relations avec vos fournisseurs et à des avantages pour votre entreprise, comme des rabais pour le paiement à temps des factures.
Fonctions d’automatisation de la gestion des comptes fournisseurs
Les principales fonctions des logiciels d’automatisation de la gestion des comptes fournisseurs aident les entreprises à réduire les retards, à augmenter l’efficacité des activités de gestion des comptes fournisseurs et à libérer leurs équipes pour qu’elles puissent se concentrer sur des initiatives stratégiques comme la croissance. Ce sont ces fonctions qui rendent l’automatisation de la gestion des comptes fournisseurs attrayante pour les petites entreprises et les entreprises en démarrage : elles réduisent le temps et les coûts associés aux activités de gestion des comptes fournisseurs pour que les équipes puissent se concentrer sur des activités qui génèrent de la valeur.
Voici certaines des fonctions qui rendent l’automatisation de la gestion des comptes fournisseurs attrayante pour les entreprises :
- Entrée de données simplifiée : téléversez automatiquement les données du fournisseur et des factures dans un seul format numérique, ce qui permet de gagner du temps et réduit le risque d’erreurs humaines associées à la transcription manuelle de données.
- Rapprochement automatisé des factures : rapprochez les bons de commande, les accusés de réception de marchandises et les factures de fournisseurs plus rapidement et plus exactement que vous pourriez le faire manuellement.
- Codage uniforme des factures : établissez des règles pour automatiquement attribuer le bon code de livre à chaque facture de fournisseur afin de créer un codage uniforme de vos factures et de faire gagner du temps à vos équipes de finances.
- Approbations efficaces : acheminez automatiquement les factures aux bons intervenants aux fins d’approbation, qui pourront les examiner et les signer par voie électronique. Ainsi, les approbations sont obtenues plus rapidement et les activités de paiement de factures sont plus transparentes.
- Gouvernance simplifiée des données : vérifiez tous vos comptes fournisseurs à l’aide d’une seule interface de logiciel au lieu de documents en papier. Ceci permet d’effectuer des vérifications bien plus rapidement, et les vérifications rapides font partie intégrante des activités de gouvernance et de conformité des données.
Mise en route de l’automatisation de la gestion des comptes fournisseurs
Il existe beaucoup de solutions d’automatisation de la gestion des comptes fournisseurs, chacune avec ses propres avantages et lacunes. Certaines entreprises peuvent préférer une solution simple et conviviale offerte par leur banque ou société de crédit, alors que d’autres ont besoin d’une solution comportant plus de fonctionnalités. Dans les deux cas, votre société de crédit fait probablement équipe avec des fournisseurs de solutions d’automatisation de la gestion des comptes fournisseurs, donc vous pouvez obtenir les capacités dont vous avez besoin tout en continuant de gérer le paiement des factures de fournisseurs par l’entremise de votre institution financière.
L’essentiel pour choisir la meilleure solution est d’examiner vos activités actuelles, de créer un bon plan et une bonne justification d’affaires pour l’utilisation d’un logiciel d’automatisation de la gestion des comptes fournisseurs, et d’obtenir l’accord de tous les intervenants nécessaires pour assurer une mise en œuvre optimale. En comprenant clairement les exigences, et avec les bonnes personnes de votre côté, vous pouvez explorer les solutions de différents fournisseurs et choisir celle qui répond le mieux à vos besoins en ce qui trait à la performance, à la complexité et aux coûts.
Vous devriez tester votre solution d’automatisation de la gestion des comptes fournisseurs avant de la mettre en service afin d’éliminer les bogues et de former vos employés pour qu’ils puissent tirer pleinement profit du nouveau logiciel. Après tout, le succès de toute nouvelle technologie dépend des compétences et de l’acceptation de ceux qui l’utilisent.
À retenir
L’automatisation de la gestion des comptes fournisseurs offre aux entreprises un moyen accessible de réduire les coûts, le temps et les erreurs humaines pour les activités de paiement de factures. Elle offre plusieurs avantages concernant l’entrée de données, le rapprochement de factures et la gouvernance, entre autres, et en choisissant une solution offerte par leur institution financière, les entreprises peuvent en tirer encore plus profit. Mais d’abord, elles doivent comprendre comment l’automatisation de la gestion des comptes fournisseurs fonctionne et s’assurer de choisir le logiciel qui convient le mieux à leurs besoins.
Cet article est présenté à des fins d’information générale uniquement. Il n’a pas pour but de donner des conseils juridiques ni n’exprime une opinion sur quelque question que ce soit. Il ne doit pas être considéré comme étant exhaustif et ne peut remplacer des conseils professionnels.