Nederlands | English
Business Travel Account
De American Express® Business Travel Account (BTA) is speciaal ontwikkeld om de dagelijkse administratie van uw vlieg, trein- en boottickets sterk te vereenvoudigen. Het is een centraal gefactureerde en betaalde rekening bij uw reisagent, waarmee u al uw reiskosten op één centraal rekeningoverzicht boekt. Via één betalingsopdracht wikkelt u al uw reiskosten af. Zo voorkomt u vele individuele facturen en realiseert u besparingen in tijd en geld.
De documenten hieronder geven stap voor stap aan hoe u via American Express @ Work uw BTA Statement kunt bekijken en downloaden. Indien u nog niet geregistreerd bent voor American Express @ Work kunt u eerst dit document volgen.
- U boekt een reis bij uw reisagent en gebruikt de BTA als betaalmiddel
- Uw reisagent maakt een pro-forma factuur en stuurt de gegevens door naar American Express
- American Express betaalt de luchtvaartmaatschappij, indien het gaat om een vliegticket en de reisagent indien het gaat om andere kosten. U heeft dus geen openstaande facturen meer bij uw reisagent
- Bij restitutie crediteert de luchtvaartmaatschappij de BTA. De termijn kan variëren naargelang het type terugbetaling en wordt door de luchtvaartmaatschappij zelf bepaald.
- Het is belangrijk dat u het statement goed controleert bij ontvangst.
Wij voorzien u en uw zakenreisbureau van een additioneel nummer (betaalnummer) dat gekoppeld is aan uw Business Travel Account (BTA).
- Dit betaalnummer is een 15-cijfer nummer dat begint met 379345 en een nieuwe en specifieke vervaldatum heeft.
- Het betaalnummer dient door uw zakenreisbureau te worden gebruikt voor alle toekomstige transacties.
- Uw bestaande BTA-nummer verschijnt op uw rekeningoverzichten, @Work BTA online services en in data files.
- Ook dient u dit BTA nummer te gebruiken als referentie bij uw betalingen aan American Express.
Dit betekent dat u twee nummers voor dezelfde BTA heeft:
- Uw bestaande BTA-nummer: enkel voor gebruik tussen uw bedrijf en American Express.
- Het betaalnummer: enkel voor gebruik door uw zakenreisbureau voor alle reisboekingen.
Als u de Programmabeheerder bent, ontvangt u van ons een beveiligde e-mail met het betaalnummer voor de BTA.
- Nadere informatie over de inhoud van het statement
- Uitleg over de sorteermogelijkheden van het rekeningoverzicht
- Vragen over bepaalde transacties
- Een kopie van het rekeningoverzicht, indien u geen exemplaar heeft ontvangen
- Het wijzigen van de adressering op het statement
- Het wijzigen van de bedrijfsnaam (u moet hiervoor ook contact opnemen met uw reisagent)
Voor vragen kunt u contact opnemen met: +31(0)20 504 8999 of corporateadmin-btaamsterdam@aexp.com
Indien de BTA een achterstallige betaling heeft, kan de BTA Credit afdeling worden benaderd via netherlandsbtacredit@aexp.com
- Het boeken van uw reis
- Het aanvragen van een kopie van de pro-forma factuur
- Het aanvragen van een creditnota
- Het aanvragen van een machtigingsformulier voor het boeken van reizen
- Het wijzigen van de adressering van de pro-forma factuur
- Het doorgeven van wijzigingen in de bedrijfsnaam (u moet hiervoor ook contact opnemen met de BTA Unit)
Er zijn 2 mogelijkheden:
- Automatische incasso: Het bedrag zal na een vooraf overeengekomen termijn na de maandafsluiting van uw rekening worden afgeschreven. Hierdoor voorkomt u kosten wegens te late betaling.
- Bankoverschrijving: Het is belangrijk altijd het volledige saldo te betalen (let op: als uw bedrijf meer dan één BTA heeft dient u deze apart te betalen en vermeld dan altijd het Statement ID bij uw betaling).
Begunstigde: American Express Europe SA
Deutsche Bank
IBAN NL63DEUT0265188040
BIC (Swift) DEUTNL2A
Belangrijke wijziging voor SEPA-overschrijvingen
Wanneer u uw American Express maandafrekening via een bankoverschrijving betaalt, let er dan op dat de naam van de begunstigde exact overeenkomt met de IBAN-houder. Voor betalingen in euro naar American Express is dit: American Express Europe SA.
Als de begunstigde niet correct is vermeld, kan uw bank de betaling weigeren. Controleer daarom in uw bankomgeving of de naam en IBAN juist zijn ingevoerd voordat u uw betaling verzendt.
Voor vragen kunt u contact opnemen met: +31 (0)20 504 8999
- Uw medewerkers zijn tijdens hun zakenreis 24 uur per dag, gedurende 30 dagen, tot een bedrag van €350.000 automatisch aanvullend verzekerd tegen de gevolgen van een ongeval, indien de vervoerskosten van de reis betaald zijn via de American Express BTA
- Indien de reiziger zelf tevens over een American Express Corporate Card beschikt dan gelden ook de volgende verzekeringen:
verzekering tegen reisongemakken (maximale dekking €1.050)
verzekering voor bagage en persoonlijke eigendommen (maximale dekking €5.000)
Voor de algemene voorwaarden en verzekeringsvoorwaarden verwijzen wij graag naar "Productinformatie".
Een uniek online systeem waarmee het reconciliatieproces wordt gestroomlijnd en waarmee u in een veilige omgeving met uw zakelijke reisbureau en de customer service van American Express kunt communiceren.
- Mogelijkheid voor automatische koppeling met de elektronische facturen van de reisagent
- Exporteren van transacties in excel, pdf of csv format
- Indienen van verzoeken via BTA Connect
Voor meer informatie over BTA Connect, kunt u contact opnemen met uw Account Manager.
Met Online Statements heeft u 24/7 toegang tot de Statements van de afgelopen 13 maanden via American Express @ Work®, onze veilige online tool. De ontvangers van de Statements ontvangen een e-mail, zodra het nieuwe BTA Statement online beschikbaar is. BTA Online Statements zijn beschikbaar via American Express @ Work en kunnen als PDF of CSV bestand worden gedownload. In CSV formaat kunt u uw BTA-gegevens eenvoudig filteren, sorteren en bewerken voor eenvoudige analyses en reconciliatie. Indien u nog niet geregistreerd bent voor Online BTA Statements kunt u contact opnemen met uw Account Manager.
