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 Conseils et outils - American Express @ Work
American Express @ Workmd
Guide de démarrage


American Express @ Work vous aide à gérer en ligne vos programmes Carte affaires et Carte affaires achats, et ce, plus efficacement. Qu'il s'agisse d'effectuer des tâches administratives courantes, de tenir les comptes à jour, d'accéder à des rapports ou d'utiliser des solutions de rapprochement, l'outil American Express @ Work permet une gestion de programme rapide, efficace et efficiente qui se traduit par des gains de temps et des réductions de coûts, pour vous et pour votre entreprise.

Ce Guide de démarrage est conçu pour vous aider à tirer le maximum de l'outil American Express @ Work. Vous y trouverez les renseignements dont vous avez besoin pour vous aider à simplifier la gestion de votre programme. Le guide comprend des sections sur l'utilisation d'American Express @ Work et la gestion de programme, ainsi que des directives et des conseils pratiques pour vous permettre d'optimiser votre outils. Pour accéder facilement aux différentes sections, vous n'avez qu'àcliquer sur les liens dans la table des matières.

Vous pouvez aussi imprimer ce guide pour le consulter ultérieurement. Vous n'avez qu'à sélectionner l'icône d'impression dans la barre de menus de votre navigateur.



Table des matières

Pour trouver rapidement et facilement ce que vous cherchez, vous pouvez cliquer sur le lien correspondant à la section visée dans la table des matières et y accéder directement.


Utiliser American Express @ Work

Processus d'adhésion et d'inscription
Navigation, icônes Besoin d'aide?, Ressources et aide
Avis
Recherche : Suivi des transactions, Aperçu, Renseignements sur la demande

Comptes-Cartes

Gérer les comptes-Cartes
Rechercher les profils de Carte
Qu'est-ce qu'un profil de Carte?
Options de gestion des renseignements sur les comptes-Cartes

Options de modification des renseignements sur les titulaires

  1. Remplacer une Carte
  2. Résilier un compte-Carte
  3. Résilier plusieurs comptes-Cartes
  4. Bloquer un compte-Carte
  5. Transférer un compte-Carte
  6. Mettre à jour le matricule d'employé, le centre de coûts et le numéro universel
  7. Mettre à jour plusieurs matricules d'employé, centres de coûts et numéros universels
Surveiller les dépenses et les paiements

  1. Consulter les opérations
  2. Remboursement d'un solde créditeur
  3. Consulter et modifier les renseignements sur les limites
  4. Historique des modifications en ligne
Traiter les demandes de Carte

Trouver, vérifier et refuser des demandes de Carte

Envoyer les demandes de Carte

  1. Envoyer une demande de Carte pour un employé (Cartes affaires achats seulement)
  2. Activer l'envoi de demandes par les employés
  3. Créer les clés d'accès et l'acheminement de l'approbation

Rapports

Rapports de la Carte et fichiers de données
Rapports personnalisés
Rapports sur les voyages d'affaires
Options pour les rapports
Vous ne recevez pas les rapports?


Outils et renseignements sur le programme
*Votre entreprise n'a peut-être pas adhéré à toutes ces solutions.

Structure de l'entreprise
Consulter les droits partagés
Options d'envoi du relevé au titulaire
Corporate Account Reconciliation ou CAR (rapprochement des comptes d’entreprise)

Glossaire American Express @ Work
Glossaire American Express @ Work

Questions courantes sur American Express @ Work

Questions courantes sur American Express @ Work




> Utiliser American Express @ Work

Votre entreprise vous a désigné comme administrateur de programme ou comme personne autorisée à participer à la gestion du programme American Express.

ADHÉSION ET INSCRIPTION

Votre entreprise ou vous-même avez fourni une phrase secrète, ainsi que votre mois et votre jour de naissance, pour permettre la création de votre profil d'utilisateur American Express @ Work. Ce profil détermine les fonctions que vous pouvez utiliser et les comptes de contrôles auxquels vous avez accès.

Une fois votre profil créé, vous recevrez par courriel un message de bienvenue d'American Express qui contiendra :


Conseil pratique: retenez la phrase secrète pour faciliter votre adhésion et votre inscription

Retenez la phrase secrète que vous avez indiquée à votre représentant American Express. Vous devrez la fournir, tout comme votre mois et votre année de naissance, pendant le processus. Si vous ne vous en souvenez pas, communiquez avec votre représentant American Express.



NAVIGATION

Utilisez la barre d'outils de navigation, située sous le titre American Express @ Work, pour accéder à la section du programme que vous désirez.

Faires glisser la souris sur les sections Page d'accueil @ Work, Rapports, Outils et Ressources et aide pour voir ce qu'elles contiennent ou cliquez simplement sur l'une ou l'autre des sections pour aller à la page correspondante. La barre d'outils de navigation est affichée à toutes les pages d'American Express @ Work et vous pouvez y accéder en tout temps.



ICÔNES BESOIN D'AIDE?



Les icônes Besoin d'aide? sont situées à côté du titre de la section de chaque page d'American Express @ Work.

Lorsque vous cliquez sur l'icône Besoin d'aide?, une fenêtre contextuelle apparaît et vous fournit des renseignements pertinents dans le contexte. Sélectionnez n'importe lequel des hyperliens (mots-clés soulignés) pour accéder à des renseignements supplémentaires sur la fonction ou le processus visés.

RESSOURCES ET AIDE

Cliquez sur Ressources et aide pour trouver les renseignements pouvant vous aider à gérer plus efficacement votre programme, notamment des pratiques optimales, des modèles de communications aux titulaires, les bulletins @ Work et de la documentation sur d'autres solutions offertes pour vous aider à optimiser le contrôle et à réaliser des économies.



Conseil pratique: pour mettre en œuvre l'envoi de relevés électroniques aux titulaires, servez-vous de la Trousse de transition aux relevés électroniques, que vous trouverez dans la section Ressources et aide.

La section Ressources et aide contient de la documentation, comme la Trousse de transition aux relevés électroniques, pour vous aider à mettre en œuvre des décisions liées au programme. Cette trousse contient une FAQ, des guides, des modèles de courriels et autres communications ainsi que des schémas de procédés pour appuyer votre décision de changer d'option d'envoi des relevés et de faire passer les titulaires à l'option « Papier désactivé » ou « Choix du titulaire ».



AVIS

Pour savoir où en sont vos demandes de Cartes en attente, vous n'avez qu'à cliquer sur l'hyperlien présent dans la boîte d'avis.


RECHERCHE

Utilisez les fonctions de recherche pour trouver des renseignements sur un titulaire, un groupe de titulaires, l'état d'une demande ou d'un paiement, et plus encore. Les options de recherche sont entre autres :



Trouvez les tâches effectuées au moyen d'American Express @ Work grâce à la fenêtre de dialogue Suivi des transactions – Recherche , qui est offerte partout dans le site.



Dans cette fenêtre de dialogue, choisissez Suivi des transactions – Recherche pour lancer votre recherche d'opérations d'un titulaire, et divers modes de recherche s'afficheront.



Critère de recherche Signification
Numéro de suivi Numéro de confirmation fourni une fois qu'une demande a été envoyée à American Express pour traitement
Type de demande Sélectionnez dans la liste déroulante le type de demande sur lequel vous aimeriez faire porter votre recherche
Dates de recherche (période) Indiquez les dates entre lesquelles vous croyez que la tâche a été effectuée
État de la demande Sélectionnez dans la liste déroulante l'état de la demande envoyée
Numéro de compte du titulaire Numéro inscrit sur la Carte
Nom du compte Nom inscrit sur la Carte
Type de Carte Sélectionnez dans la liste déroulante le type de Carte sur lequel vous aimeriez faire porter votre recherche
Numéro du compte de contrôle Numéro utilisé dans la structure pour déterminer les renseignements sur le titulaire et les données de rapport qui vous sont accessibles


La page Suivi des transactions - Renseignements sur la demande présente en détail la tâche exécutée en fonction du critère sélectionné dans la fenêtre de dialogue Recherche - Suivi des transactions. Après avoir consulté la page et confirmé l'exactitude de tous les renseignements qu'elle contient, vous pouvez cliquer sur Allez au profil de Carte pour consulter le profil détaillé associé à ce compte-Carte.



La page Suivi des transactions - Aperçu vous donne un instantané de vos activités de gestion de compte en ligne, par état courant des demandes. Cliquez sur le nombre total d'envois associés à un état en particulier pour obtenir des renseignements supplémentaires sur chaque tâche.





> COMPTES-CARTES

À partir de la section Comptes-Cartes, vous pouvez accéder à des fonctions qui vous permettent de gérer les comptes-Cartes, de surveiller les dépenses et les paiements et de traiter les demandes de Carte Dès que vous sélectionnez une option à gauche, le système modifie ce que vous voyez à droite, révélant la fonction qui vous permettra de continuer.

* Note : il se peut que vous n'ayez pas accès à toutes les options énumérées ci-dessous. L'accès est fondé sur les permissions accordées aux utilisateurs par votre entreprise.

Gérer les comptes-Cartes

À partir de cette section, vous pouvez rechercher des renseignements sur les titulaires et effectuer des tâches de gestion des comptes, comme modifier les Renseignements sur le titulaire, Remplacer un compte-Carte, Bloquer un compte-Carte, Transférer un compte-Carte ou Mettre à jour des renseignements comme le centre de coûts, le matricule de l'employé et le code universel. Toutes ces fonctions se trouvent dans le Profil du compte-Carte et peuvent être effectuées aisément à partir de celui-ci.

Dès que vous avez cliqué sur Gérer les comptes-Cartes, vous avez accès à un groupe d'options de recherche à droite, dans la section intitulée Trouver un profil de Carte. Le profil de Carte est comme un « instantané » de tous les renseignements sur le titulaire, que vous pouvez consulter ou utiliser pour gérer le compte sans avoir à saisir de nouveau le numéro de compte-Carte du titulaire ou à quitter la page de profil de Carte.



TROUVER DES PROFILS DE CARTES

Sélectionnez le critère de recherche approprié dans la liste déroulante de la page Trouver un profil de Carte qui figure ci-dessous (cette liste s'applique aux deux fonctions de recherche suivantes : Rechercher les opérations d'un titulaire et Surveiller les dépenses et les paiements).

Critère de recherche Signification
Nom du titulaire sur la Carte Nom imprimé en relief sur la Carte
État des paiements Sélectionnez depuis combien de jours le compte est en souffrance : 30, 60, 90, 120 jours ou plus
État du compte Sélectionnez un des états suivants : actif, résilié, actif/résilié, inactif
Mois d'inactivité Le titulaire N'A PAS utilisé sa Carte depuis 10, 11, 12, 13 mois ou plus
Numéro du compte-Carte Numéro de la Carte du titulaire
Matricule d'employé Donnée interne sur l'employé – champ de 10 chiffres ou caractères
Centre de coûts Donnée interne sur l'employé – champ de 10 chiffres ou caractères
Numéro universel Donnée interne sur l'employé – champ de 25 chiffres ou caractères
Compte de contrôle élémentaire Numéro sous lequel vous pouvez trouver les opérations du titulaire dans le rapport
Prénom Comme indiqué sur la Carte
Nom de famille Comme indiqué sur la Carte
Numéro d'entreprise Code d'identification unique attribué par American Express


OPTIONS DE MODIFICATION DES RENSEIGNEMENTS SUR LES TITULAIRES

Une fois que vous avez trouvé le profil de Carte recherché, vous serez en mesure de modifier les renseignements sur le titulaire associé au compte-Carte.



MODIFIER LES RENSEIGNEMENTS SUR LE TITULAIRE

En qualité d'administrateur de programme, vous pouvez mettre à jour l'adresse et les numéros de téléphone du titulaire.
  • Sélectionnez le lien Modifier.
  • Dans la fenêtre de dialogue Modifier les renseignements sur le titulaire, entrez la nouvelle adresse ainsi que les nouveaux numéros de téléphone au domicile et au travail.
  • Cliquez sur Envoyer. Vous recevrez un numéro de suivi. Cliquez sur Fermer.
  • Ces renseignements seront mis à jour dans les 24 heures.
  • Pour modifier tout autre renseignement sur le titulaire, comme son nom, vous devez communiquer avec American Express, au 1 866 568-0308.



OPTIONS DE GESTION DES RENSEIGNEMENTS SUR LE COMPTE-CARTE

Vous pouvez consulter les renseignements sur tout compte-Carte ou groupe de comptes-Cartes et vous occuper d'un certain nombre de tâches administratives comme remplacer des Cartes, résilier des comptes-Cartes (un ou plusieurs à la fois), bloquer des comptes-Cartes, transférer des comptes-Cartes, et mettre à jour des matricules, des centres de coûts et des numéros universels (un ou plusieurs à la fois).

REMPLACER UNE CARTE

  • À partir de l'écran Renseignements sur le comptes, cliquez sur le lien Remplacer.
  • Sélectionnez la raison du remplacement : Carte non reçue, perdue ou volée.
  • Fournissez vos coordonnées et l'adresse où la Carte de remplacement doit être envoyée.
  • Le système vous demandera de vérifier vos renseignements, puis de les envoyer.
  • Dans le cas d'une Carte perdue ou volée, il se peut que le système vous demande de fournir des renseignements supplémentaires. Veuillez fournir le plus de renseignements possible pour aider à l'enquête sur la Carte perdue ou volée.
  • Cliquez sur Envoyer. Vous recevrez un numéro de suivi. Cliquez sur Fermer.
  • Ces renseignements seront mis à jour dans les 24 heures.


Si une Carte doit être remplacée d'urgence, le titulaire peut téléphoner à American Express au 1 800 716-6661. Vous pouvez également communiquer avec American Express au 1 866 568-0308.



RÉSILIER UN COMPTE-CARTE

À titre d'administrateur de programme, vous pouvez résilier un compte-Carte en tout temps en cliquant sur le lien Résilier un compte-Carte, que vous trouverez dans la fenêtre État du compte. Si vous devez résilier plusieurs comptes-Cartes en même temps, utilisez la Recherche avancée.

Pour résilier un seul compte-Carte, procédez comme suit :
  • Cliquez sur le lien Résilier dans la fenêtre État du compte.
  • Sélectionnez le motif de résiliation : Carte inutile, cessation d'emploi ou décès.
  • Assurez-vous de l'exactitude du motif de la résiliation.
  • Cliquez sur Envoyer. Vous recevrez un numéro de suivi. Cliquez sur Fermer.
  • Vous recevrez un numéro de suivi.


RÉSILIER PLUSIEURS COMPTES-CARTES

Pour résilier plusieurs comptes-Cartes à la fois, procédez comme suit :

Utilisez la Recherche avancée pour résilier jusqu'à 20 comptes-Cartes à la fois.

La fonction Recherche avancée vous permet d'affiner votre recherche de profil en vous permettant d'utiliser des critères secondaires, ou de trouver des renseignements dans un groupe de comptes-Cartes.

Pour utiliser la fonction de recherche avancée :

  • Cliquez sur le lien Recherche avancée.
  • Un menu s'affiche; sélectionnez jusqu'à trois critères parmi ceux qui vous sont proposés pour effectuer votre recherche.
Critère de recherche Signification
Nom du titulaire sur la Carte Nom imprimé en relief sur la Carte
État du compte Comptes actifs, inactifs depuis 10, 11, 12 ou 13 mois
Numéro du compte-Carte Numéro de la Carte du titulaire
Matricule d'employé Donnée interne sur l'employé champ de 10 chiffres ou caractères
Centre de coûts Donnée interne sur l'employé champ de 10 chiffres ou caractères
Numéro universel Donnée interne sur l'employé champ de 25 chiffres ou caractères
Compte de contrôle élémentaire Numéro sous lequel vous pouvez trouver les opérations du titulaire dans le rapport






Une fois arrivé aux résultats de votre recherche avancée, vous avez la possibilité de résilier des comptes-Cartes inactifs. Un compte-Carte inactif est un compte-Carte qu'un titulaire N'A PAS utilisé depuis 10, 11, 12 ou 13 mois.

  • Cliquez sur État du compte.
  • Sélectionnez les comptes-Cartes en fonction de leur période d'inactivité.
  • À partir des résultats, choisissez le motif de résiliation (notez que ce motif sera appliqué à tous les comptes-Cartes inactifs affichés à l'écran).
  • Vous pouvez résilier jusqu'à 20 comptes-Cartes à la fois.
  • Cliquez sur Envoyer. Vous recevrez un numéro de suivi. Cliquez sur Fermer.
  • La mise à jour se fera dans les 15 minutes.
Conseil pratique : résiliation des comptes-Cartes inactifs – Qu'est-ce qu'un compte-Carte inactif et pourquoi est-ce important de le résilier?

Un compte-Carte inactif est un compte-Carte qu'un titulaire n'a pas utilisé depuis 10, 11, 12 ou 13 mois (c'est vous qui sélectionnez la période d'inactivité dans le cadre de votre Recherche avancée). Un compte peut être inactif pour diverses raisons. Par exemple, si le titulaire ne fait plus de voyages d'affaires ou s'il se sert d'une carte personnelle pour régler ses dépenses professionnelles. Dans ce dernier cas, il est essentiel de s'assurer que vos titulaires utilisent leur Carte affaires afin que vous puissiez obtenir toutes les données sur les dépenses de votre entreprise. Sans ces données, il vous sera plus difficile de négocier des tarifs réduits auprès de vos fournisseurs privilégiés.


Céder les droits de résiliation à l'administrateur de programme substitut

Lorsque vous partez en vacances ou lorsque vous vous absentez du bureau et avez besoin d'aide pour traiter les demandes, vous n'avez qu'à communiquer avec le service de soutien American Express @ Work, au 1 866 568-0308. L'administrateur de programme substitut doit être doté des mêmes pouvoirs d'accès au compte de contrôle élémentaire que ceux que vous avez actuellement. Une fois leur affectation en vigueur, les AP substituts peuvent traiter des demandes de Carte en procédant comme suit :

  • Aperçu sous Suivi des transactions – Recherche, à gauche. Au-dessus de la date de début, vous verrez le message suivant : « Vous partagez actuellement l'examen des demandes avec le ou les administrateurs suivants : (nom des administrateurs). L'administrateur substitut doit se rappeler qu'il doit accéder à la page Suivi des transactions – Aperçu de l'administrateur principal pour pouvoir effectuer des opérations. Pour ce faire, il doit aller à la page Suivi des transactions – Aperçu des AP substituts et cliquer sur le bouton « Cliquez ici ».



  • Quand la page Suivi des transactions – Aperçu de l'administrateur principal s'affiche, l'AP substitut peut cliquer sur n'importe quel nombre figurant sur cette page pour aller à la page de Suivi des transactions – Sommaire de l'AP principal. À partir de cette page, l'AP substitut peut cliquer où il veut dans la barre de navigation à gauche pour se rendre directement à sa propre page Suivi des transactions – Aperçu.
  • L'AP substitut pourra consulter les opérations comme le ferait normalement l'AP principal et avoir accès à la page Suivi des transactions – Renseignements détaillés en cliquant sur le numéro de suivi désiré. Des liens « Cliquez ici » s'afficheront pour lui permettre de résilier des comptes-Cartes. En outre, l'AP substitut aura accès au lien lui permettant de retourner aux pages Suivi des transactions – Aperçu et Rercherche de l'AP principal ainsi qu'aux siennes. Si l'AP substitut effectue une opération, celle-ci figurera sur la page Suivi des transactions – Renseignements détaillés.

    BLOQUER et DÉBLOQUER UN COMPTE-CARTE

    Vous pouvez bloquer ou débloquer un compte-Carte en tout temps. Ces fonctions vous seront utiles pour gérer les comptes en souffrance ou ceux dont le titulaire est en congé autorisé.

    • Cliquez sur le lien Bloquer.
    • Entrez la date à laquelle le blocage doit entrer en vigueur (mm/jj/aaaa).
    • Si vous souhaitez débloquer un compte-Carte, une date entrée antérieurement sera déjà inscrite et vous pourrez la remplacer par la date du jour où le compte-Carte doit être débloqué intégralement (ou simplement entrer une nouvelle date pour la « fin du blocage »).
    • Vous pouvez modifier une date de blocage en tout temps.
    • Cliquez sur Envoyer. Vous recevrez un numéro de suivi. Cliquez sur Fermer.
    • Ces renseignements seront mis à jour dans les 24 heures.



    Conseil pratique: utilisez les fonctions permettant de bloquer et de débloquer un compte-Carte pour amener des titulaires à modifier leur comportement.

    Le compte-Carte d'un de vos titulaires est toujours en souffrance? Le programme de gestion vous offre la possibilité de bloquer son compte en tout temps. C'est un moyen simple et rapide de rappeler à l'ordre le titulaire.


    TRANSFÉRER UN COMPTE-CARTE

    En qualité d'administrateur de programme, il se peut que vous gériez plus d'un compte de contrôle élémentaire (CCE). Si c'est le cas, vous pouvez transférer une Carte à un nouveau numéro de CCE. Rappelez-vous cependant que la Carte héritera de toutes les caractéristiques du nouveau numéro de CCE.

    • Cliquez sur le lien Transférer.
    • Entrez le nouveau numéro de CCE.
    • S'il y a lieu, mettez à jour le nouveau centre de coûts, matricule d'employé ou numéro universel.
    • Compte tenu des caractéristiques du nouveau compte de contrôle, il se peut que vous voyiez une nouvelle note à propos des services et que vous soyez invité à communiquer avec American Express au 1 866 568-0308.
    • Cliquez sur Envoyer. Vous recevrez un numéro de suivi. Cliquez sur Fermer.
    • Ces renseignements seront mis à jour dans les 24 heures.


    METTRE À JOUR UN MATRICULE D'EMPLOYÉ, UN CENTRE DE COÛTS, UN NUMÉRO UNIVERSEL

    Vous pouvez facilement mettre à jour les renseignements comptables comme le matricule d'employé, le centre de coûts et le numéro universel. Si vous devez mettre à jour ces champs pour plusieurs comptes-Cartes, utilisez la Recherche avancée.

    Pour mettre à jour les renseignements d'un seul compte (matricule, centre de coûts ou numéro universel), procédez comme suit :

    • Cliquez sur le lien Changer à côté du champ que vous aimeriez modifier.
    • Entrez le nouveau matricule d'employé, centre de coûts ou numéro universel.
    • Ces champs sont établis en fonction de la configuration de votre compte de contrôle élémentaire. Si vous désirez changer la configuration de votre compte de contrôle élémentaire, veuillez communiquer avec votre représentant American Express ou appeler au 1 866 568-0308.
    • Cliquez sur Envoyer. Vous recevrez un numéro de suivi. Cliquez sur Fermer.
    • Ces renseignements seront mis à jour dans les 24 heures.




    Conseil pratique: modification du centre de coûts, du matricule d'employé ou du numéro universel.

    En modifiant ces champs dans le profil de compte, vous stockez des renseignements exacts dans notre système d'archivage, et vous pouvez les consulter ultérieurement dans les rapports d'activité des titulaires du module Rapports American Express @ Work. Vous pouvez ensuite trier les données et les interroger pour repérer facilement les tendances et prendre rapidement des mesures en fonction des lignes directrices de votre entreprise.


    Pour mettre à jour plusieurs matricules, centres de coûts ou numéros universels à la fois, procédez comme suit :

    La fonction Recherche avancée vous permet d'affiner votre recherche de profil en vous permettant d'utiliser des critères secondaires, ou de trouver des renseignements dans un groupe de comptes-Cartes.

    Pour utiliser la fonction de recherche avancée :

    • Cliquez sur le lien Recherche avancée.
    • Un menu s'affiche; sélectionnez jusqu'à trois critères parmi ceux qui vous sont proposés pour effectuer votre recherche.


    Critère de recherche Signification
    Nom du titulaire sur la Carte Nom imprimé en relief sur la Carte
    État du compte Comptes actifs, inactifs depuis 10, 11, 12 ou 13 mois
    Numéro du compte-Carte Numéro de la Carte du titulaire
    Matricule d'employé Donnée interne sur l'employé champ de 10 chiffres ou caractères
    Centre de coûts Donnée interne sur l'employé champ de 10 chiffres ou caractères
    Numéro universel Donnée interne sur l'employé champ de 25 chiffres ou caractères
    Compte de contrôle élémentaire Numéro sous lequel vous pouvez trouver les opérations du titulaire dans le rapport






    Une fois arrivé aux résultats de votre recherche avancée, vous avez la possibilité de modifier des renseignements comptables dans un groupe de comptes-Carte, et ce, en une seule fois.

    • Modifiez le matricule d'employé, le centre de coûts ou le code universel de jusqu'à 20 comptes-Cartes à la fois.
    • Cliquez sur Envoyer. Vous recevrez un numéro de suivi. Cliquez sur Fermer
    • La mise à jour se fera dans les 24 heures.


    Conseil: multiples résiliations ou modifications des renseignements comptables

    À la page Résultats de la recherche, si vous cliquez sur ALLEZ sans avoir fait de choix dans la liste déroulante ou coché de case près du nom du compte, vos renseignements ne seront pas modifiés. Assurez-vous de faire vos choix avant de cliquer sur ALLEZ.

SURVEILLER LES DÉPENSES ET LES PAIEMENTS

Vous pouvez vérifier rapidement l'état d'un compte-Carte, et consulter les opérations et l'historique de tout compte-Carte ou compte à facturation centralisée. Ces fonctions sont essentielles pour assurer la conformité aux lignes directrices de votre entreprise et le règlement des notes de frais dans les délais prescrits.

Consulter les opérations

Vous pouvez afficher les opérations non facturées, facturées et facturées antérieurement au cours des six derniers mois. Vous pouvez consulter les renseignements sur les opérations et l'état des paiements, et traiter le remboursement d'un solde créditeur. Procédez comme suit :

  • Cliquez sur le lien Consulter les opérations.
  • Vous pourrez consulter les renseignements sur le compte-Carte, sur les dépenses et les paiements, et les opérations récentes comme dans le profil de Carte.
  • À côté des renseignements sur les opérations, sélectionnez une option pour consulter les opérations:


Renseignements sur les opérations Signification
Non facturées Opérations inscrites APRÈS le dernier jour de votre cycle de facturation jusqu'à aujourd'hui
Facturées Opérations inscrites sur le dernier relevé reçu par le titulaire
Antérieurement facturées Opérations figurant sur les relevés antérieurs d'un titulaire pour chaque cycle de facturation


  • Vous pouvez consulter les relevés d'opérations antérieurs des six derniers mois. Si vous avez besoin de renseignements figurant sur un relevé remontant à plus de six mois, appelez le Service à la clientèle au 1 800 716 6661, option 2.
  • Cliquez sur Allez au profil de Carte, dans la section Renseignements sur le compte-Carte, pour retourner au profil de Carte principal.


REMBOURSEMENT D'UN SOLDE CRÉDITEUR

Lorsque vous consultez les opérations d'un titulaire qui a un solde créditeur, vous pouvez demander le remboursement de ce solde en procédant comme suit :

  • Cliquez sur le lien Demander un remboursement situé à côté de la section Opérations récentes.
  • Le système vous demandera de vérifier vos renseignements à titre d'administrateur de programme, les renseignements sur l'entreprise et les renseignements sur l'employé.
  • Le système vous demandera aussi de vérifier les renseignements concernant l'origine du solde créditeur.
  • Vous devrez ensuite choisir l'endroit où le remboursement sera envoyé.
  • Cliquez sur Envoyer. Vous recevrez un numéro de suivi. Cliquez sur Fermer.


CONSULTER ET MODIFIER LES RENSEIGNEMENTS SUR LES LIMITES

En qualité d'administrateur de programme, vous aurez accès à des renseignements sur toute limite attribuée à un compte-Carte affaires ou à un compte-Carte affaires achats, notamment si elle a été attribuée par votre entreprise ou par American Express.

CONSULTER ET MODIFIER LES RENSEIGNEMENTS SUR LES LIMITES : CARTE AFFAIRES ACHATS

Pour modifier une limite, procédez comme suit :

  • Cliquez sur le lien Modifier la limite.
  • Vous accéderez à une nouvelle page où le système vous offrira le choix entre les limites permanentes et les limites temporaires (si vous établissez une limite temporaire, vous devrez indiquer une DATE DE FIN). Toute modification des limites permanentes annulera les limites temporaires établies antérieurement.
  • Établissez les limites par mois ou par opération.
  • L'écart accepté vous permet d'indiquer, en pourcentage, la mesure dans laquelle le titulaire peut dépasser les limites mensuelles ou par opération que vous avez indiquées.
  • Si votre entreprise a recours à des fournisseurs privilégiés (LFP), vous y aurez accès dans la liste déroulante fournie (notez que vous devez connaître la valeur numérique associée à la liste des fournisseurs privilégiés, puisqu 'il n'y a aucune description).
  • Le seuil LFP indique le montant maximum que le titulaire peut dépenser auprès d'un fournisseur qui ne figure pas sur la LFP (montant par opération).
  • Les restrictions par secteur vous permettent de cocher certains secteurs d'activité pour lesquels vous aimeriez bloquer l'utilisation de la Carte. Veuillez noter que si une LFP a été choisie, elle aura préséance sur tout secteur d'activité sélectionné dans cette section.
  • Cliquez sur Envoyer. Vous recevrez un numéro de suivi.
  • La limite temporaire entre en vigueur immédiatement.
  • La limite permanente sera mise à jour dans les 24 heures. Si elle doit être modifiée immédiatement, veuillez communiquer avec American Express au 1 866 568-0308.
  • Cliquez sur Retourner au profil de Carte.


CONSULTER ET MODIFIER LES RENSEIGNEMENTS SUR LES LIMITES : CARTE AFFAIRES

Pour modifier la limite d'une Carte affaires (paramètres de dépenses souples), procédez comme suit :
  • Cliquez sur le lien Modifier la limite.
  • Vous accéderez à une nouvelle page où le système vous offrira le choix entre les limites permanentes et les limites temporaires (si vous établissez une limite temporaire, vous devrez indiquer une DATE DE FIN). Toute modification des limites permanentes annulera les limites temporaires établies antérieurement).
  • Établissez les limites par mois ou par opération.
  • L'écart accepté vous permet d'indiquer, en pourcentage, la mesure dans laquelle le titulaire peut dépasser les limites mensuelles ou par opération que vous avez indiquées.
  • Veuillez prendre note des points importants suivants au sujet des paramètres de dépenses souples pour la Carte affaires :
  • Toute modification de limite (définie par American Express ou par le client) ne peut être effectuée que si le compte est à jour ou en règle et est assujettie
  • aux lignes directrices et marches à suivre internes d'American Express en matière de risque. Pour toute demande urgente de renseignements ou action>/dd>
    immédiate, veuillez appeler au 1 866 568-0308.
  • Si la modification de limite est demandée pour un compte visé par le programme de paramètres de dépenses souples définis par American Express
  • (imposition de limites au compte-Carte par American Express), veuillez noter qu'aucune majoration n'est permise pour les comptes détenus depuis
    moins de un an.
  • Cliquez sur Envoyer. Vous recevrez un numéro de suivi.
  • La limite temporaire entre en vigueur immédiatement.
  • La limite permanente sera mise à jour dans les 24 heures. Si elle doit être modifiée immédiatement, veuillez communiquer avec American Express au 1 866 568-0308.
  • Cliquez sur Retourner au profil de Carte.


HISTORIQUE DES MODIFICATIONS AU COMPTE

Vous pouvez consulter l'historique des opérations en ligne associées au compte-Carte (dix dernières opérations). Utilisez cette fonction pour savoir quel administrateur de programme (demandeur) a demandé ou effectué la mise à jour de ce compte.

  • En cliquant sur le numéro de suivi, vous accéderez à la section de suivi des transactions d'American Express @ Work, où vous pourrez consulter des renseignements détaillés sur les opérations effectuées.



TRAITER LES DEMANDES DE CARTE

Vous pouvez rechercher et gérer les demandes, et en présenter de nouvelles au moyen des fonctions Demande par l'employé et Demande par l'administrateur de programme. Vous pouvez également créer un compte supplémentaire pour votre compte voyages d'affaires ou traiter des demandes de Cartes de prestige (en Or ou de Platine).

Dès que vous avez cliqué sur Traiter les demandes de Carte, vous avez accès à un groupe d'options de recherche à droite, sous la rubrique « Rechercher les demandes de Carte » ou « Envoyer les demandes de Carte ».



RECHERCHER LES DEMANDES DE CARTE

En qualité d'administrateur de programme, vous pouvez trouver une demande ou l'état d'une demande en procédant comme suit :

Sélectionnez les critères dans le premier menu déroulant sous « Montrez-moi toutes les demandes de Carte : »

Choisissez dans le menu : Signification
Nom du demandeur Nom inscrit sur la demande
État de la demande Une fois la demande envoyée à American Express, ce champ indique si la demande est en attente d'approbation ou si elle a été refusée
Compte de contrôle élémentaire Élément de votre structure utilisé pour gérer l'emplacement et les opérations de vos titulaires


Vous arriverez à une page où vous pourrez voir la liste des demandes récemment envoyées et où vous pourrez :

  • Vérifier et envoyer les demandes de Carte
    Vérifiez les demandes de Carte présentées à American Express pour y être traitées. Dans le mode de vérification, vous pouvez remplir les champs suivants ou en remplacer le contenu pour vous assurer que les demandes sont exactes et conformes aux lignes directrices de l'entreprise – matricule d'employé, numéro universel, centre de coûts, type de Carte (s'il y a lieu)

  • Refuser des demandes
    Vous pouvez refuser des demandes remplies et présentées par le demandeur de Carte. Dès qu'une demande est refusée, le demandeur est informé par courriel* qu'il y a un problème avec sa demande et qu'il doit communiquer avec l'administrateur de programme (*à condition que le demandeur ait indiqué son adresse électronique dans le champ prévu à cette fin dans la demande).

  • Consulter l'état des demandes (envoyées à American Express par l'administrateur de programme)
    Vous permet de voir l'état actuel d'une demande envoyée antérieurement à American Express pour y être traitée.

  • AP substitut : Céder les droits d'approbation des demandes à un autre administrateur de programme
    Lorsque vous partez en vacances ou lorsque vous vous absentez du bureau et avez besoin d'aide pour traiter les demandes, vous n'avez qu'à communiquer avec le service de soutien American Express @ Work, au 1 866 568-0308, pour désigner un administrateur de programme substitut. L'administrateur de programme substitut doit être doté des mêmes pouvoirs d'accès au compte de contrôle élémentaire que ceux que vous avez actuellement. Une fois leur affectation en vigueur, les AP substituts peu vent traiter des demandes de Carte en procédant comme suit :

  • Aperçu sous Suivi des transactions – Recherche à gauche.
    Au-dessus de la date de début, vous verrez le message suivant : « Vous partagez actuellement l'examen des demandes avec le ou les administrateurs suivants : (nom des administrateurs). L'administrateur substitut doit se rappeler qu'il doit accéder à la page Suivi des transactions – Aperçu de l'administrateur principal pour pouvoir effectuer des opérations. Pour ce faire, il doit aller à la page Suivi des transactions – Aperçu des AP substituts et cliquer sur le bouton « Cliquez ici ».




  • Quand la page Suivi des transactions – Aperçu de l'administrateur principal s'affiche, l'AP substitut peut cliquer sur n'importe quel nombre figurant sur cette page pour aller à la page de Suivi des transactions – Sommaire de l'AP principal. À partir de cette page, l'AP substitut peut cliquer où il veut dans la barre de navigation à gauche pour se rendre directement à sa propre page Suivi des transactions – Aperçu.

  • L'AP substitut pourra consulter les opérations comme le ferait normalement l'AP principal et avoir accès à la page Suivi des transactions – Renseignements détaillés en cliquant sur le numéro de suivi désiré. Des liens « Cliquez ici » s'afficheront pour lui permettre de traiter des demandes de Cartes. En outre, l'AP substitut aura accès au lien lui permettant de retourner aux pages Suivi des transactions – Aperçu et Rercherche de l'AP principal ainsi qu'aux siennes. Si l'AP substitut effectue une opération, celle-ci figurera sur la page Suivi des transactions – Renseignements détaillés.


ENVOYER LES DEMANDES DE CARTE

Il existe deux options pour envoyer une nouvelle demande de Carte : la demande remplie par l'admistrateur de programme et la demande remplie par l'employé. Vous pouvez aussi ajouter une Carte supplémentaire à un compte voyages d'affaires, si votre entreprise utilise ce type de compte de facturation.

  1. Demande par l'administrateur de programme
  2. Demande par l'employé
  3. Compte voyages d'affaires supplémentaire




Demande par l'administrateur de programme (*pour les comptes-Cartes affaires achats seulement)

Cette option permet à l'administrateur de programme de remplir une demande au nom d'un employé. Procédez comme suit :

  • Procédez comme suit : entrez le numéro de compte de contrôle élémentaire dans le champ situé dans la boîte Envoyer les demandes de Carte.
  • Cliquez sur Continuer.
  • Fournissez les renseignements requis pour la demande pour l'employé. Les renseignements présentés et demandés dépendent de la configuration de votre compte de contrôle élémentaire. Si vous devez modifier cette configuration, veuillez communiquer avec American Express au 1 800 716 6661, option 2.
  • Pour attribuer des limites de contrôle à une Carte achats à l'étape de la demande, reportez-vous à la rubrique Modifier les limites.
  • Cliquez sur Envoyer. Vous recevrez un numéro de suivi. Pour connaître l'état de la demande par la suite, cliquez sur Suivi des transactions – Aperçu.


Demande par l'employé

Cette option permet à l'administrateur de programme d'autoriser les employés à remplir leur propre demande en ligne grâce à des clés d'accès et à un processus d'acheminement automatique de l'approbation. Laisser les employés remplir leur demande présente plusieurs avantages. Ainsi, l'administrateur de programme n'a pas à retaper les renseignements sur l'employé. Il n'a pas non plus à remplir lui-même les champs obligatoires selon la configuration du CCE, comme le matricule d'employé et le centre de coûts. En outre, comme l'acheminement de l'approbation se fait automatiquement, l'AP obtient une piste de vérification des renseignements sur l'approbateur de la demande. Sans compter que l'adresse courriel fournie, le cas échéant par l'employé, permet à ce dernier d'être informé directement de l'état de sa demande.

Pour être en mesure d'utiliser la fonction Demande de Carte par l'employé, l'AP doit d'abord créer des clés d'accès, activer le processus d'acheminement de l'approbation et communiquer avec les demandeurs de Carte et les approbateurs.

Étape 1 : créer la clé d'accès

L'administrateur de programme créée et gère une clé d'accès qui permet à un employé de remplir une demande en ligne selon certains critères établis au moment de la création de la clé d'accès.

  • Repérez le lien Créer et gérer les clés d'accès dans la boîte Envoyer les demandes de Carte.
  • Cliquez sur Créer une nouvelle clé d'accès.
  • Une clé d'accès alphanumérique sera générée automatiquement et attribuée au compte de contrôle élémentaire. Il n'y a qu'une seule clé d'accès par compte de contrôle élémentaire.
  • En créant une clé d'accès, l'AP peut inclure les contrôles suivants :
  • limite du nombre de demandes pouvant être établies au moyen de la clé d'accès (maximum et par défaut : 10 000)
  • délai d'expiration automatique de la clé d'accès (le délai par défaut est de deux ans)
  • pseudonyme de la clé d'accès, évoquant ses caractéristiques spécifiques (service ou projet auquel elle est associée), pour éviter d'avoir à mémoriser le numéro de compte de contrôle élémentaire de 15 chiffres.
  • S'il y a lieu, vous pouvez permettre au demandeur de sélectionner une Carte de prestige. Si vous cochez la case appropriée, le demandeur verra cette option sur sa demande. (L'administrateur de programme peut remplacer le type de Carte au moment de la vérification finale avant d'envoyer la demande à American Express.)


Étape 2 : activer l'acheminement de l'approbation

Vous pouvez automatiser d'obtention de l'approbation en ligne auprès des approbateurs autorisés en activant simplement la fonction d'acheminement de l'approbation. Cela simplifiera l'acheminement de l'approbation et donnera à l'administrateur de programme une piste de vérification des renseignements sur l'approbateur à verser dans ses dossiers.
  • Une fois la clé d'accès créée, cliquez sur Activer l'acheminement de l'approbation.
  • L'adresse de courriel de l'administrateur de programme s'inscrira automatiquement, puisque vous êtes autorisé par votre entreprise à traiter les demandes de Carte.
  • Si vous n'avez qu'un seul approbateur pour la totalité de votre compte de contrôle élémentaire :
  • Entrez le nom de l'approbateur, son adresse de courriel et son numéro de téléphone
  • Ces renseignements figureront sur la demande que l'employé verra en ligne
  • Si vous avez plusieurs approbateurs pour votre compte de contrôle élémentaire :
  • Entrez seulement un message dans le champ prévu pour le nom de l'approbateur.
  • Exemple : « Entrez les renseignement sur votre approbateur ici. »
  • Ce message apparaîtra sur la demande que l'employé verra en ligne
  • Vous pouvez choisir la façon dont la demande sera acheminée :


Options d'acheminement de l'approbation : Processus général
AP seulement (AP = administrateur de programme)
  • L'employé remplit la demande en ligne
  • L'employé envoie sa demande par courriel à l'AP pour approbation
  • L'AP ouvre une session dans @ Work, examine la demande, puis l'envoie à American Express pour traitement final
  • Réponse obligatoire
  • L'employé remplit la demande en ligne, puis clique sur Envoyer
  • Un courriel est envoyé à l'approbateur l'informant que l'employé a présenté une demande de Carte
  • L'approbateur doit répondre à l'AP par courriel et lui indiquer s'il doit oui ou non envoyer la demande
  • Dans l'affirmative, l'AP examine la demande, puis l'envoie à American Express pour traitement final
  • Dans la négative, la demande n'est pas traitée et l'AP informe l'employé de la décision
  • Réponse facultative
  • L'employé remplit la demande en ligne, puis clique sur Envoyer
  • Un courriel est envoyé à l'approbateur l'informant que l'employé a présenté une demande de Carte
  • L'approbateur peut, s'il le veut, répondre à l'AP et lui indiquer s'il doit oui ou non envoyer la demande
  • Dans l'affirmative, l'AP examine la demande, puis l'envoie à American Express pour traitement final
  • Dans la négative, la demande n'est pas traitée et l'AP informe l'employé de la décision
  • S'il ne reçoit pas de réponse, l'AP examine la demande, puis l'envoie à American Express pour traitement final
  • Informer l'approbateur seulement
  • L'employé remplit la demande en ligne, puis clique sur Envoyer
  • Un courriel est envoyé à l'approbateur l'informant que l'employé a présenté une demande de Carte
  • L'AP examine la demande, puis l'envoie à American Express pour traitement final
  • Aucun acheminement de l'approbation
  • L'employé remplit la demande en ligne, puis clique sur Envoyer
  • L'AP examine la demande, puis l'envoie à American Express pour traitement final


  • Quelle que soit l'option choisie, un courriel est envoyé à l'approbateur.

    Types d'options de courriel et modèles de messages :

    Cliquez sur le modèle de message lorsque vous choisissez l'option d'acheminement de l'approbation. Vous trouverez ci-après les modèles des messages utilisés pour l'acheminement de l'approbation.

    Réponse obligatoire
    L'approbateur doit informer l'AP avant d'envoyer la demande à American Express
    {{Demandeur}} vous a designe comme approbateur de sa demande de Carte affaires. Votre entreprise exige que toute demande de Carte affaires soit approuvee avant d'etre presentee. Veuillez indiquer votre approbation en transmettant le present courriel au responsable du programme dont le nom figure ci-dessous.

    Nom du responsable du programme: {{PA Name}}
    Courriel du responsable du programme: {{PA Email}}
    Réponse facultative
    L'approbateur n'est pas tenu d'attendre la réponse de l'AP avant d'envoyer la demande à American Express.

    {{Applicant Name}} vous a designe comme approbateur de sa demande de Carte affaires. Veuillez donner suite en transmettant le present courriel au responsable du programme dont le nom figure ci-dessous seulement si le demandeur ne doit pas recevoir la Carte affaires.

    Nom du responsable du programme: {{PA Name}}
    Courriel du responsable du programme: {{PA Email}}
    Informer l'approbateur
    Sert principalement à informer l'approbateur qu'une demande a été remplie par un employé.
    {{Applicant Name}} vous a designe comme approbateur de sa demande de Carte affaires.
    Le present courriel vous est expedie a titre informatif seulement et n'exige aucune reponse de votre part. Si vous avez des questions au sujet de la demande, veuillez communiquer avec le responsable de votre programme.

    Nom du responsable du programme: {{PA Name}}
    Courriel du responsable du programme: {{PA Email}}
    AP seulement
    Un courriel est envoyé à l'AP pour l'informer qu'une demande a été présentée. *Souvent utilisé comme rappel.
    {{Applicant Name}} a presente une demande de Carte affaires. Verifiez la demande dans le Suivi des transactions sous la rubrique Examen par le RP. Le present courriel vous est expedie a titre informatif seulement et n'exige aucune reponse de votre part.


    Étape 3 : communiquer avec les demandeurs et les approbateurs

    Il est très important de vous assurer que vos employés et vos approbateurs connaissent le processus de demande en ligne et leurs responsabilités. Cela est essentiel au respect des échéances et à l'exactitude des demandes présentées en ligne.

    À cette fin, les clients peuvent utiliser leur site intranet, des communications internes, une trousse de bienvenue ou diverses autres méthodes pour communiquer le processus de demande et d'approbation. Utilisez le modèle de courriel proposé dans le Centre de ressources, à la section « Gérer votre programme », pour communiquer avec les employés qui demandent une Carte. Il contient l'adresse URL, des instructions détaillées pour la demande et vos coordonnées si jamais les demandeurs ont des questions.


    Processus de demande par l'employé
    • Les demandeurs doivent aller au http://www.americanexpress.ca/atworkdemandedecarte pour amorcer le processus de demande en ligne. L'employé devra fournir la clé d'accès, qui lui donnera la « permission » d'accéder à la demande en ligne appropriée.
    • Si le demandeur inclut son adresse de courrier électronique dans sa demande, un courriel lui sera envoyé à cette adresse au sujet de l'état de sa demande. Cette fonction vise à réduire le nombre d'appels reçus par l'administrateur de programme au sujet de l'état des demandes.
    • Repérez le Guide d'acheminement des approbations, qui contient des renseignements sur la création et la gestion des clés d'accès seulement, dans le Centre de ressources American Express @ Work, à la section Gérer votre programme.


    Conseil pratique : indiquez aux demandeurs d'inscrire leur adresse de courriel (champ facultatif) lorsqu'ils remplissent une demande en ligne.

    En inscrivant leur adresse de courriel dans le champ facultatif prévu à cette fin, les titulaires « ferment la boucle » du processus de communication lorsque leur demande est refusée par l'AP ou par Amex, puisque les avis sont automatiquement envoyés aux demandeurs pour les informer qu'il y a un problème avec leur demande et qu'ils doivent communiquer avec leur administrateur de programme. Cela fait gagner du temps à l'AP et permet aux titulaires de recevoir leur Carte plus rapidement!



    COMPTE VOYAGES D'AFFAIRES SUPPLÉMENTAIRE

    Le compte voyages d'affaires (CVA) est un compte sans Carte que les voyageurs utilisent aux fins de facturation de leurs billets d'avion et de train. Le voyage peut être réservé par l'intermédiaire de l'agence (ou des agences) désignée par votre entreprise ou par les Services voyages d'affaires American Express.

    Le CVA est recommandé pour les entreprises qui doivent acheter des billets d'avion ou de train pour des personnes qui voyagent peu souvent, des candidats à un emploi, des conseillers ou des employés qui n'ont pas la Carte affaires American Express md, de même que pour les groupes importants qui voyagent pour affaires. Avec le CVA, votre entreprise peut demander jusqu'à 99 numéros de compte supplémentaires grâce auxquels les opérations sont identifiées par centre de coûts, par division ou service, ou par voyageur. Votre entreprise doit s'occuper du rapprochement des opérations et régler intégralement le solde du relevé mensuel.

    Si vous utilisez déjà un CVA, vous pouvez ajouter un compte supplémentaire en ligne au moyen de la fonction d'envoi de demande d'American Express @ Work. C'est facile, rapide, et cela peut vous aider à effectuer le rapprochement de votre relevé mensuel du CVA. En utilisant des comptes supplémentaires, vous pouvez ventiler la facturation des activités visées, ce qui simplifiera le rapprochement et l'imputation des opérations correspondantes aux groupes appropriés. Procédez comme suit :

    • Cliquez sur Envoyer les demandes de Carte.
    • Entrez le numéro de compte de contrôle élémentaire de votre CVA.
    • Consignez les renseignements sur le CVA dans la demande.
    • Cliquez sur Envoyer. Vous recevrez un numéro de suivi.
    • Si vous avez besoin d'aide relativement à cette fonction, appelez le service de soutien American Express @ Work au 1 866 568-0308.
    • Si vous ne connaissez pas le CVA et aimeriez en savoir plus sur cette option de facturation et si elle convient à votre entreprise, n'hésitez pas à communiquer avec votre représentant American Express.





    > RAPPORTS

    À partir de la section Rapports, vous pourrez accéder rapidement et facilement à votre information de gestion. Ayez une vue d'ensemble des dépenses de votre entreprise grâce à nos diverses solutions de production de rapports : Rapports de la Carte et fichiers de données , Rapports personnalisés et Rapports sur les voyages d'affaires.

    Vous ne recevez pas les rapports?Vous n'avez qu'à cliquer ici pour en savoir plus sur le module Rapports American Express @ Work.

    *Note : il se peut que vous n'ayez pas accès à toutes les options énumérées ci-dessous. L'accès est fondé sur les permissions accordées aux utilisateurs par votre entreprise.



    RAPPORTS DE LA CARTE ET FICHIERS DE DONNÉES

    Consultez vos dossiers de rapports standard et téléchargez des rapports mensuels statiques préétablis, ou des fichiers de données de la Carte affaires et de la Carte affaires achats. Chaque option comporte ses propres rapports, répartis en trois catégories, pour vous aider à tirer le maximum de votre ou de vos programmes.


    RAPPORTS PERSONNALISÉS

    Cliquez sur le bouton Allez sous Créez des rapports personnalisés pour accéder à nos outils souples et puissants de production de rapports en ligne. La page d'accueil des rapports personnalisés vous donne accès aux options suivantes :

    • Rapports partagés : produisez des rapports à partir de modèles partagés
    • Créer un rapport : créez un tableau ou un graphique de toutes pièces
    • Historique : consultez des rapports que vous avez déjà produits ou qui l'ont été pour vous selon un calendrier établi
    • Mes rapports : récupérez facilement les rapports que vous avez sauvegardés
    • Mes abonnements : gérez les rapports dont vous avez demandé la production à intervalles réguliers

    RAPPORTS SUR LES VOYAGES D'AFFAIRES

    Cette section donne un aperçu de vos frais de voyage et de représentation et résume vos opérations liées aux voyages aux fins de vérification par la direction. Les rapports sur les voyages d'affaires sont répartis en trois catégories :

    Aperçu des activités
    • Contrôlez votre programme de transport aérien, d'hébergement et de location de voitures au moyen de différents affichages.
    Gestion des lignes directrices
    • Suivez le respect des lignes directrices par les voyageurs
    • Cernez les domaines et les motifs d'exception
    • Surveillez les habitudes des voyageurs et les tendances
    Gestion de l'approvisionnement
    • Surveillez les dépenses engagées auprès des fournisseurs
    • Évaluez le rendement potentiel des dépenses
    • Suivez les économies et leurs sources
    OPTIONS POUR LES RAPPORTS

    Si vous désirez en savoir plus sur la gamme de rapports et d'options offerte à votre entreprise par les Rapports American Express @ Work, veuillez communiquer avec votre représentant American Express ou avec le service des rapports American Express au 1 866 568-0308.

    VOUS NE RECEVEZ PAS LES RAPPORTS?

    Le module Rapports American Express @ Work vous donne la possibilité de consulter les données de votre Carte affaires, de vos solutions d'achat pour les entreprises ainsi que les données sur vos voyages d'affaires, le tout dans un environnement Internet sécuritaire, protégé par mot de passe, et ce, en tout temps et en tout lieu.

    Rapports American Express @ Work vous permet de faire ce qui suit :

    • Afficher et surveiller les dépenses par employé, par client et par catégorie...
      Vous pouvez consulter, trier et télécharger les rapports et y faire des recherches pour vous aider à gérer vos dépenses. Avec Rapports American Express @ Work, vous avez un accès rapide et efficace à des rapports en ligne qui vous aident à analyser les dépenses, à assurer le respect des lignes directrices et à repérer les possibilités de réduction des coûts.

    • Utiliser les données sur les dépenses pour trouver des sources d'approvisonnement plus efficaces...
      Vous pouvez utiliser vos données sur les dépenses pour assurer le suivi de celles-ci, cerner les habitudes et repérer les occasions de les regrouper pour maximiser la valeur de vos fournisseurs. Ces données peuvent vous aider à négocier des ententes avec des fournisseurs privilégiés et de meilleurs tarifs sur tout – fournitures de bureau, ordinateurs, réservations de voyage et services professionnels,par exemple.

    Pour en savoir plus sur Rapports American Express @ Work ou pour vous inscrire, veuillez communiquer avec le représentant American Express de votre entreprise ou le service de soutien d'American Express @ Work, au 1 800 716 6661.

    > Outils et renseignements sur le programme

    La section Outils et renseignements sur le programme vous donne accès à de l'information fort utile dans le cadre de la gestion de l'ensemble du programme American Express : Structure de l'entreprise, Consulter les droits partagés et Options d'envoi du relevé.

    STRUCTURE DE L'ENTREPRISE

    La structure de l'entreprise correspond au plan de facturation de votre programme American Express. Elle détermine les rapports que vous recevez et où se trouvent les renseignements sur votre programme.

    Vous pouvez repérer un numéro de compte de contrôle élémentaire ou simplement cliquer sur la flèche pour développer verticalement la structure. Vous trouverez le compte de contrôle élémentaire (CCE), le nom de l'entreprise et le nom de la personne à joindre (nom du compte) pour ce compte, ainsi que le nombre de Cartes associées à ce dernier.

    CONSULTER LES DROITS PARTAGÉS

    Cette fonction vous permet de connaître l'identité des administrateurs de programme qui sont habilités à traiter les demandes de Carte et à résilier les comptes-Cartes en votre absence.

    Pour permettre à un autre administrateur de programme de partager ces fonctions, vous devez appeler American Express au 1 866 568-0308. Le système vous demandera de fournir les renseignements suivants :



    OPTIONS D'ENVOI DU RELEVÉ

    Votre entreprise peut modifier la façon dont les titulaires* reçoivent leurs relevés mensuels.

    *Lorsque la méthode d'envoi des relevés est modifiée au moyen des options ci-dessous, tous les titulaires associés au CCE sont touchés par ce changement, puisque cette option N'EST PAS offerte à l'égard d'un seul titulaire.

    Les options d'envoi du relevé incluent :

    1. Papier activé : option par défaut qui fait que tous les titulaires associés au compte de contrôle élémentaire reçoivent un relevé sur papier en plus de la version PDF offerte en ligne dans Mon compte.
    2. Papier désactivé : option qui désactive l'envoi des relevés sur papier à tous les titulaires associés au compte de contrôle élémentaire. On encourage alors les titulaires à s'inscrire à l'option de rappel par courriel pour être automatiquement informés de l'arrivée de nouveaux relevés PDF pour consultation et téléchargement dans Mon compte.
    3. Choix du titulaire : option qui délègue la possibilité de désactiver l'envoi des relevés sur papier à tous les titulaires associés au compte de contrôle élémentaire. En effet, les titulaires peuvent choisir eux-mêmes de le faire ou continuer à recevoir les relevés sur papier et en ligne dans Mon compte.


    *Mon compte est une solution en ligne offerte aux titulaires qui leur permet de gérer de façon proactive leur compte-Carte grâce à la consultation du relevé en ligne, des opérations récentes, des alertes sur l'état du compte, et plus encore.

    Cliquez sur Mon compte pour en savoir plus sur la façon dont cette solution peut vous aider à gérer l'ensemble de votre programme American Express.
    *Note : tous les comptes-Cartes sont d'abord configurés pour que les titulaires reçoivent un relevé papier.

    Cliquez sur Trousse de transition aux relevés électroniques pour en savoir plus sur le passage des titulaires aux relevés électroniques.

    Pour modifier ou gérer vos options d'envoi des relevés, procédez comme suit :

    • Cliquez sur Options d'envoi du relevé.
    • Entrez le numéro de compte de contrôle élémentaire pour lequel vous aimeriez consulter et modifier vos choix.
    • Vous accéderez à une nouvelle page où vous pourrez voir la liste des choix ACTUELS pour le CCE et les modifier.
    • Note : les choix sont seulement faits à l'échelon du compte de contrôle. Vous ne pouvez donc pas désactiver l'envoi des relevés sur papier pour un seul compte tout en le laissant activé pour tous les autres


    Conseil pratique : effectuer un changement de mode d'envoi du relevé pour un seul titulaire.

    Si vous désirez que le mode d'envoi du relevé s'applique à un seul compte-Carte, nous vous suggérons de transférer le compte-Carte dans un compte de contrôle élémentaire de plus petit volume, où l'incidence sur les autres comptes-Cartes sera moindre, ou dans un CCE où cette option est plus pertinente.


    • Vous devez consulter et accepter les modalités avant d'envoyer la demande.
    • Les options d'envoi du relevé entrent en vigueur immédiatement.
    • Lorsque l'envoi des relevés sur papier est DÉSACTIVÉ à l'échelon du compte de contrôle élémentaire, tous les titulaires touchés reçoivent un avis par écrit d'American Express dans les trois à cinq jours ouvrables les informant que l'envoi de leurs relevés sur papier a cessé et qu'ils recevront des instructions pour accéder à leur relevé en ligne et pour activer les avis par courriel.
    • Cliquez sur Envoyer. Vous recevrez un numéro de suivi.
    • Si vous avez besoin d'aide relativement à cette fonction, appelez le service de soutien American Express @ Work au 1 866 568-0308.
    • Pour en savoir plus sur cette option de facturation et si elle convient à votre entreprise, veuillez communiquer avec votre représentant American Express, visitez le Centre de ressources ou cliquez sur Trousse de transition aux relevés électroniques pour consulter les renseignements et les modèles de messages aux titulaires.


    Options d'envoi du relevé – Étape 1



    Options d'envoi du relevé – Étape 2

    Votre entreprise doit avoir fourni une autorisation à American Express pour participer à l'une ou l'autre des solutions en ligne présentées ci-dessous. Votre entreprise n'a peut-être pas adhéré à toutes ces solutions

    CORPORATE ACCOUNT RECONCILIATION ou CAR (rapprochement des comptes d'entreprise)

    Cet outil vous aide à automatiser votre rapprochement des opérations et à intégrer les données sur les achats à vos systèmes comptables.

    Cliquez simplement sur « Allez au site CAR> » pour accéder à vos renseignements.

    Glossaire American Express @ Work
    Terme Description
    Acheminement de l'approbation Fonction facultative de la section Gestion des clés d'accès qui, une fois établie, permet d'acheminer un courriel à un approbateur désigné pour l'autorisation d'une demande de Carte en ligne. L'AP peut choisir d'inclure l'un des quatre messages prédéterminés dans le courriel automatisé. Un seul approbateur par clé d'accès.
    Administrateur de programme (AP) Personne désignée d'une entreprise cliente qui s'acquitte des tâches quotidiennes de gestion du programme American Express, comme la résiliation des Cartes, l'initialisation des demandes en ligne et la réception des rapports.
    Alertes sur l'état du compte Alertes en format courriel ou texte pouvant être activées par le titulaire dans Mon compte. Plusieurs choix s'offrent au titulaire, notamment l'inscription du paiement et le solde courant.
    American Express @ Work Portail en ligne offrant de nombreux outils et fonctions pour simplifier la gestion des programmes Carte affaires et Carte affaires achats American Express.
    Avis d'envoi par courriel Fonction de rappel que les titulaires de la Carte affaires peuvent activer pour savoir quand il est possible d'aller consulter leur relevé en ligne. Les titulaires qui ont choisi de recevoir leurs relevés de facturation UNIQUEMENT en ligne, ou pour lesquels le relevé en ligne est obligatoire, doivent absolument activer cette fonction.
    Carte affaires (verte) Carte affaires de base.
    Carte affaires en Or Version or de la Carte affaires de base destinée aux entreprises clientes. Elle offre entre autres des assurances de catégorie supérieure aux titulaires.
    Carte inactive Compte-Carte dont le solde est nul depuis plus de 18 mois.
    CCE (compte de contrôle élémentaire) Code de 15 chiffres attribué au compte du niveau inférieur de la structure des comptes de l'entreprise. Il sert à déterminer les options et les caractéristiques à associer aux comptes-Cartes qu'il regroupe, comme les types de Carte et de responsabilité, le cycle de facturation et la période de renouvellement.
    Centre de coûts Champ facultatif de 10 caractères alphanumériques servant à intégrer les codes de service internes du client.
    Choix du titulaire Fonction qui permet au titulaire de choisir le mode de réception de son relevé : par la poste, en ligne ou les deux. Pour que le titulaire ait ces options, l'AP doit activer la fonction Choix du titulaire dans la Gestion de programme pour le CCE duquel le compte-Carte relève.
    Clé d'accès Code alphanumérique créé par l'administrateur de programme (AP) pour associer les demandes de Carte individuelles à un compte de contrôle élémentaire. Une fois qu'elle est créée, la clé d'accès est fournie aux demandeurs avec l'adresse URL de la page où ils peuvent remplir une demande de Carte en ligne. Cette dernière sera acheminée à l'AP pour une révision en ligne. Une clé d'accès distincte doit être créée pour chaque compte de contrôle élémentaire géré par l'AP.
    Compte de contrôle intermédiaire Compte du niveau « moyen » de la structure des comptes de facturation de l'entreprise qui regroupe les comptes de contrôle élémentaires.
    Compte de contrôle principal Compte du niveau « supérieur » de la structure des comptes de facturation de l'entreprise qui regroupe les comptes de contrôle intermédiaires et élémentaires.
    Compte de voyages d'affaires (CVA) Système de facturation centralisée pouvant être utilisé comme mode de paiement pour les billets d'avion et de train.
    Corporate Account Reconciliation (CAR) Outil de rapprochement de la suite American Express @ Work qui permet l'intégration mensuelle des données sur les opérations portées aux Cartes affaires achats dans les systèmes PRE du client et qui offre une meilleure vue d'ensemble à l'administrateur de programme.
    Demande faite par l'employé Demande de Carte affaires remplie par un employé et envoyée à l'AP pour révision.
    Droits Option qui permet de déterminer les types de données et de fonctions auxquels les administrateurs et les responsables de programme ont accès.
    Droits partagés Fonction d'American Express @ Work qui permet le partage des fonctions clés entre deux AP ou plus d'une même entreprise cliente. Les fonctions clés pouvant être partagées sont la résiliation des Cartes et l'approbation des demandes de Carte.
    Envoi du relevé Mode d'envoi du relevé de facturation du titulaire.
    État de paiement Section qui précise si le compte est en règle ou en souffrance depuis 30 jours, 60 jours, etc. Si aucun montant n'est en souffrance, le compte est dit « en règle ». Si l'état du compte indique « 60 jours », c'est qu'une partie du solde est en souffrance de 60 jours.
    État du compte État de tout compte-Carte American Express.
    Fichier de données Fichier contenant des données sur les opérations, l'état des comptes et les titulaires envoyé par voie électronique aux clients pour l'établissement de rapports, ainsi que l'analyse, le contrôle, le rapprochement et la gestion des dépenses.
    Historique Archives en ligne des Rapports enrichis American Express @ Work qui peuvent contenir jusqu'à 50 des derniers rapports affichés et enregistrés dans l'antémémoire.
    LFP (liste des fournisseurs privilégiés) Liste des fournisseurs spécifiques approuvés par l'entreprise cliente. Cette liste est pré-chargée dans les outils Gestion de programme et Rapprochement pour attribuer des LFP aux nouveaux comptes-Cartes et permettre un rapprochement exact.
    Limites de dépenses Limites établies pour le compte-Carte, soit par American Express soit par l'entreprise cliente. Elles comprennent entre autres les limites de la Carte affaires achats, les paramètres de dépenses souples définis par American Express et ceux définis par le client.
    Limites permanentes Limites attribuées à un compte-Carte pour une période indéterminée.
    Limites temporaires Limites attribuées temporairement à un compte-Carte.
    Matricule Champ facultatif de 10 caractères alphanumériques pour intégrer les matricules internes.
    Notes de frais Outil @ Work facultatif offert moyennant des frais qui simplifie le processus de présentation des notes de frais; Les opérations portées à la Carte affaires sont chargées automatiquement pour que le titulaire puisse les vérifier, les répartir et les présenter.
    Numéro du compte de contrôle Code de 15 chiffres attribué aux comptes de la structure des comptes de l'entreprise aux fins d'émission de rapports et de contrôle uniquement.
    Opérations antérieurement facturées Opérations inscrites sur le relevé d'une période de facturation antérieure.
    Opérations facturées Opérations qui ont été inscrites sur un relevé de facturation.
    Opérations non facturées Opérations ayant été inscrites au compte depuis la date de fin du dernier cycle de facturation et qui n'ont pas encore été facturées.
    Option d'envoi du relevé Option d'American Express @ Work qui permet à l'AP de choisir le type d'envoi de relevé autorisé (option relevé papier activée, option relevé papier désactivée, choix du titulaire) pour tous les titulaires d'un compte de contrôle élémentaire donné.
    Paramètres de dépenses souples - définis par American Express Limites attribuées à un compte-Carte par American Express.
    Paramètres de dépenses souples - définis par le client Limites attribuées à un compte-Carte par l'entreprise cliente.
    Pseudonyme de la clé d'accès Dans la section Gestion des clés d'accès, l'AP peut attribuer un nom à chaque clé pour la reconnaître plus facilement.
    Rapport Terme générique utilisé pour décrire les rapports (élémentaires et enrichis) qui présentent les données sur la Carte affaires et la Carte affaires achats.
    Rapports élémentaires Format de rapport utilisé pour présenter les données de tout programme d'entreprise d'American Express. Les rapports élémentaires sont statiques et envoyés chaque mois en format HTML (certains sont envoyés chaque jour), après la date de fin du cycle de facturation.
    Rapports personnalisés Rapports ponctuels pouvant être créés dans les Rapports enrichis American Express @ Work au moyen d'invites et de modèles pour obtenir des rapports personnalisés.
    Rapports sur les voyages d'affaires Données fournies sur les réservations effectuées auprès des Voyages d'affaires American Express.
    Remboursement du solde créditeur (PO) Demande de remboursement du solde créditeur d'un compte-Carte.
    Responsable de programme (RP) Personne désignée d'une entreprise cliente qui entretient la relation avec American Express pour la supervision des fonctions de mise à jour du programme. Quand une entreprise nomme un responsable de programme, ce dernier supervise souvent les administrateurs de programme.
    Seuil LFP - Montant total Montant total en dollars des dépenses pouvant être engagées par un titulaire quand l'achat est effectué auprès d'un fournisseur qui ne figure pas dans la LFP. Ce paramètre est appliqué à chaque opération.
    Seuil LFP - Pourcentage Pourcentage des dépenses pouvant être engagées par un titulaire quand l'achat est effectué auprès d'un fournisseur qui ne figure pas dans la LFP. Ce paramètre est appliqué à chaque opération.
    Solde créditeur Solde négatif d'un compte en raison d'un trop-payé, d'un paiement mal inscrit ou d'un remboursement émis par un marchand.
    Structure des comptes (facturation) de l'entreprise « Organigramme » du programme Carte affaires représentant les différents niveaux de rapports et de contrôle d'une entreprise cliente. Voici les différents comptes de contrôle possibles :
    • CCP - compte de contrôle principal
    • CCI - compte de contrôle intermédiaire
    • CCE - compte de contrôle élémentaire
    Suivi des transactions Fonction de la Gestion de programme qui permet à l'AP de faire le suivi des transactions présentées pour traitement ou de faire une recherche parmi celles-ci.
    Titulaire Personne pour qui le compte American Express (avec ou sans Carte) a été ouvert aux fins de facturation.
    Trousse de transition aux relevés électroniques Trousse de documents (foire aux questions, guides, modèles de courriels et ordinogrammes) pour aider l'AP quand son entreprise choisit de désactiver l'option relevé papier ou d'offrir le choix de la livraison des relevés aux titulaires.
    Voyages d'affaires American Express Équipe d'American Express qui fournit des services de gestion de programme et de lignes directrices, des services conseils et des services d'aide à l'approvisionnement pour permettre aux clients d'économiser et de mieux contrôler leurs frais de voyage.


    Questions courantes sur American Express @ Work

    Qu'est-ce qu'American Express @ Work?
    American Express @ Work est un portail qui héberge une suite d'outils et de fonctions conçus pour faciliter la gestion des programmes Carte affaires et Cartes affaires achats American Express. Le portail est accessible au moyen d'un lien offert à la page d'accueil du site Web d'American Express.
    Comment s'inscrit-on à American Express @ Work?
    L'inscription à @ Work se fait en deux étapes. Tout d'abord, votre entreprise doit ouvrir un compte American Express @ Work. Une fois cette première étape franchie, vous devez remplir un formulaire d'inscription en ligne pour obtenir votre code d'utilisateur et votre mot de passe.

    Si votre entreprise n'est pas encore inscrite à American Express @ Work :
    • Communiquez avec votre représentant American Express pour faire inscrire votre entreprise à American Express @ Work. Vous devrez choisir une phrase secrète et fournir votre date de naissance (le jour et le mois seulement) pour permettre la création de votre profil d'utilisateur American Express @ Work. Ce dernier sert à déterminer les fonctions autorisées et les comptes de contrôle auxquels vous aurez accès, selon les renseignements fournis par votre entreprise.
    Si votre entreprise est déjà inscrite à American Express @ Work :

    • Repérez le courriel de bienvenue à American Express @ Work que vous a fait parvenir American Express. Il contient votre code d'accès et un lien à www.atwork.americanexpress.com.
    • Suivez les invites à l'écran pour créer votre code d'utilisateur et votre mot de passe.

    À quels services le portail American Express @ Work me donne-t-il accès?
    American Express @ Work vous permet d'effectuer rapidement et efficacement les tâches suivantes :
    • Gestion de programme en ligne – Recherchez les profils de Carte pour, entre autres, mettre à jour une adresse, résilier, bloquer ou réactiver une Carte et modifier des renseignements sur un compte. Grâce à cette fonction de gestion, vous pouvez également rechercher et gérer des demandes en ligne effectuées par l'entremise d'American Express @ Work.
    • Gestion des notes de frais et rapprochement CAA – En automatisant l'ensemble du processus de rapprochement, American Express @ Work permet d'accroître votre contrôle et la précision de votre comptabilité et de la répartition des coûts.
    • Examen des rapports d'information de gestion – Consultez les rapports mensuels standard préétablis de la Carte affaires et des Solutions d'achat pour les entreprises, et créez des rapports Carte affaires et Voyages d'affaires personnalisés au moyen des modèles fournis. Les options personnalisées permettent de faire des requêtes en temps réel, de filtrer des rapports et de télécharger des données dans un ordinateur personnel.
    • Recherche d'information et de personnes-ressources – Ces fonctions utiles vous aident à vous tenir au courant des nouveautés et à gérer votre programme.

    Une fois inscrit à American Express @ Work, aurai-je accès à tous les services offerts sur le portail?
    L'accès aux fonctions de gestion des comptes-Cartes de votre entreprise et la capacité de remplir des formulaires de demande en ligne et de créer des rapports d'information de gestion dépendent des droits accordés par votre entreprise. Vous n'aurez accès qu'aux services pour lesquels vous aurez obtenu une autorisation. Si vous désirez accéder à d'autres services, veuillez appeler American Express au 1 866 568-0308.
    Qu'est-ce qu'un approbateur?
    Les approbateurs sont des personnes désignées de votre entreprise avec lesquelles American Express peut communiquer pour contrôler l'identité d'un nouvel utilisateur.
    Que dois-je faire pour rétablir mon mot de passe American Express @ Work?
    Pour rétablir votre mot de passe American Express @ Work, vous n'avez qu'à cliquer sur le lien « Mot de passe oublié? » situé sous les champs à remplir de la page d'ouverture de session American Express @ Work et à suivre les invites. Vous pouvez également nous téléphoner au 1 866 568-0308.
    Quelles tâches administratives puis-je exécuter au moyen d'American Express @ Work?
    La plupart des tâches administratives peuvent être exécutées dans la section « Gérer les comptes-Cartes » du portail American Express @ Work, et vous pouvez donc aisément résilier des Cartes, transférer des comptes-Cartes à un nouveau compte de contrôle, mettre à jour les coordonnées des titulaires et modifier un matricule ou un centre de coûts.

    La section pour le traitement des demandes de Carte vous permet de remplir des demandes au nom d'un employé ou de fournir une clé d'accès aux employés pour qu'ils puissent remplir eux-mêmes leur demande et vous la faire parvenir.

    Vous pouvez également obtenir d'un coup d'œil des renseignements supplémentaires sur les comptes que vous gérez. Vous pouvez, par exemple, repérer les Cartes actives ou résiliées associées à un centre de coûts dont vous assurez la gestion, consulter les coordonnées à jour ainsi que les renseignements sur un compte donné et les dépenses portées à celui-ci.


    Qu'est-ce qu'une clé d'accès?
    La clé d'accès est utilisée dans le cadre du processus de demande de Cartes en ligne. Il existe deux processus de demande de Carte en ligne : par l'administrateur du programme (AP) et par l'employé. La clé d'accès est un code unique utilisé quand la demande est effectuée par l'employé.

    L'utilisation d'une clé d'accès sert à s'assurer que le demandeur remplit le bon formulaire et le fait parvenir à l'AP approprié avant que la demande soit présentée à American Express. L'AP crée la clé d'accès, l'associe à un compte de contrôle élémentaire (CCE) et la fournit au demandeur de Carte en ligne par l'entremise de la section « Gestion de programme » du site American Express @ Work.

    Qu'est-ce qu'un profil de Carte?
    Le profil de Carte est comme un « instantané » de tous les renseignements sur le titulaire, que vous pouvez consulter ou utiliser pour gérer le compte sans avoir à saisir de nouveau le numéro de compte-Carte du titulaire.
    Comment dois-je procéder pour rechercher et visualiser le profil de Carte d'un compte que je suis autorisé à gérer?
    Allez dans la section de gestion des comptes-Cartes; une liste déroulante d'options de recherche s'affiche pour vous permettre de rechercher un profil de Carte selon les critères que vous désirez.
    Que faire si je n'ai pas accès au profil de Carte d'un compte dont j'assure la gestion?
    Si vous n'avez pas accès au profil de Carte d'un compte dont vous assurez la gestion, veuillez communiquer avec nous au 1 866 568-0308.
    Combien de temps faut-il compter pour le traitement des demandes faites par l'entremise d'American Express @ Work (par exemple, des résiliations ou des transferts de comptes-Cartes)?
    Certaines demandes sont traitées sans délai en TEMPS RÉEL, comme les demandes de résiliation ou de blocage d'un compte en ligne.

    D'autres tâches, comme la modification de renseignements sur un employé ou le transfert d'un compte, sont mises en œuvre le jour ouvrables suivant.

    Pour suivre l'évolution des transactions que vous effectuez dans le portail American Express @ Work, utilisez le numéro de suivi et faites une recherche au moyen de la fonction « Recherche – Suivi des transactions ».

    Qu'est-ce qu'un numéro de suivi?
    Chaque fois que vous accomplissez une tâche dans le portail American Express @ Work, un numéro de suivi vous est fourni. Ce numéro est créé automatiquement par American Express pour vous aider à exercer un suivi de vos transactions. Ce faisant, vous serez mieux en mesure d'assurer une gestion en ligne efficace de vos comptes.
    Comment faire pour trouver le numéro de suivi des tâches qui n'ont pas été effectuées à partir du portail American Express @ Work?
    Les transactions que vous faites manuellement (par exemple, téléphoner à un représentant ou télécopier une demande) ne peuvent faire l'objet d'un suivi dans American Express @ Work parce que le portail n'en constitue pas le point de départ.
    Nous vous recommandons de vous servir le plus possible d'American Express @ Work pour assurer un traitement plus précis et plus efficace de vos demandes.

    Que faire si je dois effectuer une tâche sans délai, mais que celle-ci ne peut être effectuée EN TEMPS RÉEL par l'entremise du portail American Express @ Work?
    En cas d'urgence, adressez-vous directement à American Express au 1 866 568-0308. Un représentant du Service de soutien vous demandera tous les renseignements nécessaires et vous aidera à accélérer votre demande.
    Comment faire pour rétablir une Carte que j'ai résiliée en ligne par erreur?
    Si vous avez résilié une Carte par erreur, communiquez avec American Express au 1 866 568-0308 pour la faire rétablir.
    Puis-je choisir si une nouvelle Carte sera émise ou non au moment de le rétablir?
    Non. Le service Gestion de programme en ligne émettra automatiquement une Carte avec un nouveau numéro de remplacement.
    Comment puis-je résilier en ligne plusieurs Cartes en même temps?
    Vous pouvez résilier jusqu'à 20 Cartes par demande de résiliation. Utilisez la fonction de recherche pour repérer les comptes-Cartes à résilier.

    • Par exemple, vous pouvez faire une recherche par numéro de Centre de coûts et sélectionner dans la liste ainsi obtenue le numéro des comptes-Cartes que vous désirez résilier.
    • Ou bien, vous pouvez simplement entrer le numéro des comptes-Cartes en vous servant de la fonction de recherche de plusieurs numéros de compte et en suivant les instructions à l'écran pour résilier les Cartes indiquées.

    Comment puis-je obtenir des modèles et de plus amples renseignements sur l'utilisation d'American Express @ Work?
    Vous trouverez dans le Centre de ressources d'American Express @ Work des modèles de messages conçus pour vous aider à communiquer avec les titulaires. Vous y trouverez également divers outils pour vous aider à créer des rapports personnalisés et à sélectionner les modèles appropriés pour obtenir des rapports standard. En outre, nous avons récemment ajouté au portail un guide d'utilisation en ligne, le Guide de mise en route, qui vous explique la marche à suivre et les méthodes à utiliser pour exécuter toutes les tâches requises dans American Express @ Work. Pour accéder au Centre de ressources et au Guide de mise en route, vous n'avez qu'à cliquer sur le lien pertinent dans la barre d'outils principale à la page d'accueil d'American Express @ Work. De nombreux liens et descriptions s'afficheront pour vous guider à partir de ce point.
    Comment puis-je permettre à collègue de m'aider dans mes tâches d'autorisation et de présentation des demandes de Carte faites par l'entremise du portail American Express @ Work?
    American Express @ Work offre une fonction « Partage du suivi des transactions », qui permet à un autre employé de votre entreprise d'avoir accès aux comptes-Cartes que vous gérez. Cette fonction donne seulement accès aux tâches d'autorisation et de présentation des demandes de Carte et, le cas échéant, de résiliation sans délai de comptes-Cartes. Cette fonction doit être activée manuellement. Pour ce faire, communiquez avec American Express au 1 866 568-0308 et adressez-vous à un représentant du Service de soutien.