Elektronische Signatur – was versteht man darunter?
Unter dem Begriff elektronische Signatur versteht man mit elektronischen Informationen verknüpfte Daten, mit denen sich die Identität des:der Unterzeichnenden und die Integrität des signierten Dokuments feststellen lassen – einfach, schnell und digital. Aus technischer Sicht erfüllt eine elektronische Signatur die gleiche Funktion wie eine Unterschrift auf Papierdokumenten.
Doch wie passt das Thema “Elektronische Signaturen” mit der deutschen Gesetzgebung zusammen? Werden E-Signaturen offiziell anerkannt?
E-Signatur – rechtsverbindlich und akzeptiert
Bereits seit dem 1. Juli 2016 gilt in allen EU-Mitgliedsstaaten – und so auch in Deutschland – mit der "Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt" (eIDAS-VO) ein einheitlicher Rechtsrahmen für elektronische Signaturen.
Die elektronische Unterschrift ist folglich rechtsgültig, wird akzeptiert und anerkannt. Außerdem hat sie den gleichen Beweiswert und die rechtliche Wirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.
Elektronische Signaturen und ihre Vorteile
Durch den Einsatz elektronischer Signaturen profitieren KMUs von vielen Vorzügen und verschaffen sich so einen klaren Wettbewerbsvorteil. Die Vorteile für Sie im Überblick:
Sie sparen Zeit und Geld
Mit der Verwendung von E-Signaturen sparen Sie Geld, speziell die Ausgaben für Betriebsmittel wie etwa das Porto beim Postversand. Außerdem können Sie Ihre Arbeitszeit effizienter nutzen, da beispielsweise Autofahrten zu Kund:innen durch die E-Unterschrift wegfallen.
Sie optimieren Ihre Geschäftsprozesse
Mit E-Signaturen schließen Sie Prozesslücken – gerade mit Blick auf das Dokumentenmanagement. Umständliche Arbeitsschritte entfallen, beispielsweise, wenn neue Arbeitsverträge ausgedruckt, unterschrieben, gescannt und per E-Mail verschickt werden müssen.
Mit einer elektronischen Signatur geht das einfacher und effizienter. Die Unterzeichnung und der anschließende Versand erfolgen unabhängig vom Aufenthaltsort und lassen sich von verschiedenen Endgeräten aus durchführen – egal, ob per Laptop oder Smartphone.
Sie erhöhen die Zufriedenheit Ihrer Kundschaft
Kund:innen mögen es einfach, schnell und vor allem bequem. Verbessern Sie Ihre Customer Journey und erhöhen Sie die Zufriedenheit Ihrer Kundschaft durch die Verwendung von E-Signaturen. Zufriedene Kund:innen bedeuten wiederkehrende Geschäfte und Empfehlungen, die sich positiv auf Ihren Umsatz auswirken können.
Gerade Versicherungsverträge oder Vereinbarungen mit Software-Anbietenden werden gerne von zu Hause aus abgeschlossen. Auch bei Kaufabschlüssen im Netz können elektronische Signaturen entscheidend sein – und davon können Unternehmen jeder Größe profitieren.
Sie arbeiten umweltschonender
Bei der Erstellung und dem Versand unterschriftspflichtiger Dokumente wird viel Papier verbraucht. Mit der Nutzung einer E-Signatur ermöglichen Sie eine vollständig papierlose Dokumentenverwaltung und leisten so einen wertvollen Beitrag für die Umwelt.
Auch weitere Faktoren wie Kuriertransport, Drucker und Briefumschläge spielen aufgrund von elektronischen Signaturen keine Rolle mehr. So tragen Sie zusätzlich zur CO2-Ersparnis bei.
Sie verbessern die Sicherheit
Im Businessalltag werden vertrauliche Geschäftsdokumente an Geschäftspartner:innen und Kund:innen einfach per E-Mail versendet. Die Folge: Sollte es zu Manipulationen des Dokuments und der digitalen Identität dahinter kommen, können diese nicht nachverfolgt oder bewiesen werden.
Mit elektronischen Signaturen können Sie vertrauliche und unterschriftspflichtige Geschäftsunterlagen digitalisieren – datensicher und rechtskonform. Auf diese Weise sorgen Sie für ein hohes Maß an Datensicherheit.
Mit E-Signaturen zu besseren Arbeitsprozessen – auch dank Ihrer American Express Business Card
Setzen Sie bei der Einführung elektronischer Signaturen auf die Business Karten von American Express®. Bei den beiden Businesspartnern Adobe Sign und HelloSign – die zu den bekanntesten Anbietern in diesem Bereich gehören – können Sie als Karteninhaber:in bezahlen und profitieren.
Mit Membership Rewards®, dem Bonusprogramm von American Express, sammeln Sie bei jeder Zahlung Punkte und haben die Freiheit diese so zu nutzen, wie Sie es wollen. Weitere Businesspartner, die Sie auf dem Weg der Digitalisierung von Arbeitsprozessen unterstützen, finden Sie auf unserem B4B Marketplace.
Mit elektronischen Signaturen können Sie vertrauliche und unterschriftspflichtige Geschäftsunterlagen digitalisieren – datensicher und rechtskonform.
Elektronische Signaturen: Machen Sie Mitarbeitende und Kund:innen glücklich
Mit dem Einsatz elektronischer Signaturen machen Sie einen großen Schritt Richtung Digitalisierung und profitieren von vielen Vorteilen. Wir haben das Wichtigste zum Thema noch einmal für Sie zusammengefasst:
- Mit elektronischen Signaturen lassen sich die Identität von Unterzeichnenden und die Integrität von signierten Dokumenten einfach, schnell und digital feststellen.
- Die elektronische Unterschrift ist rechtsgültig, wird akzeptiert und anerkannt. Das gilt in Deutschland und allen EU-Mitgliedsstaaten.
- Mehr zufriedene Kund:innen, bessere Geschäftsprozesse und eine erhöhte Sicherheit – von elektronischen Signaturen profitieren KMUs auf vielfache Art und Weise.