- Was sind elektronische Signaturen und warum sind sie für KMUs wichtig?
- E-Signatur – rechtsverbindlich und akzeptiert
- Elektronische Signaturen und deine Vorteile
- Mit E-Signaturen zu besseren Arbeitsprozessen – auch dank deiner American Express Business Card
- Vorteile elektronischer Signaturen für Ihr Unternehmen
- Best Practices für die erfolgreiche Einführung
Elektronische Signaturen für KMUs: Effizienter arbeiten mit E-Signaturen
Elektronische Signaturen sind digitale Werkzeuge, die den traditionellen Unterschriftsprozess revolutionieren. Für KMUs bieten sie besonders wertvolle Vorteile, die unmittelbare Auswirkungen auf Geschäftseffizienz und Wettbewerbsfähigkeit haben. In diesem Artikel erfährst du, was eine elektronische Signatur ist, wie sie funktioniert und wie dein Unternehmen von effizienteren und sichereren Arbeitsprozessen profitieren kann.
Was sind elektronische Signaturen und warum sind sie für KMUs wichtig?
Definition und Technologie hinter E-Signaturen
Eine elektronische Signatur ist im Kern eine digitale Version Ihrer handschriftlichen Unterschrift. Technisch betrachtet handelt es sich um Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verknüpft werden und zur Authentifizierung dienen. Je nach Art der elektronischen Signatur kommen verschiedene Technologien zum Einsatz:
- Digitale Zertifikate: Kryptografische Schlüsselpaare, die die Identität des Unterzeichners bestätigen
- Hash-Funktionen: Mathematische Algorithmen, die sicherstellen, dass das Dokument nach der Signatur nicht verändert wurde
- Biometrische Verfahren: Analyse von Unterschriftenmerkmalen wie Druck, Geschwindigkeit und Rhythmus bei der Verwendung digitaler Stifte
- Zeitstempel: Bestätigen den genauen Zeitpunkt der Signatur
Diese technologischen Komponenten arbeiten zusammen, um einen sicheren und verifizierbaren digitalen Unterschriftsprozess zu gewährleisten.
Unterschiede zwischen einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signaturen
Nicht alle elektronischen Signaturen sind gleich. Die europäische eIDAS-Verordnung unterscheidet drei Sicherheitsstufen, die für unterschiedliche Anwendungsfälle geeignet sind:
| Signaturart |
Sicherheitsstufe |
Technische Anforderungen |
Typische Anwendungsfälle |
| Einfache elektronische Signatur (SES) |
Niedrig |
Kaum spezifische Anforderungen, z.B. eingescannte Unterschrift oder Klick auf "Ich stimme zu" |
Interne Dokumente, einfache Bestellungen, Lieferscheine |
| Fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) |
Mittel |
Eindeutige Identifizierung des Unterzeichners, Nachweis der Datenintegrität, Schutz vor nachträglicher Veränderung |
Verträge mit mittlerem Risiko, Angebote, Auftragsbestätigungen |
| Qualifizierte elektronische Signatur (QES) |
Hoch |
Auf qualifiziertem Zertifikat basierend, mit Signaturerstellungseinheit erstellt, höchste Sicherheitsanforderungen |
Notarielle Dokumente, arbeitsrechtliche Dokumente, bestimmte behördliche Vorgänge |
Die Wahl der richtigen Signaturart hängt von den rechtlichen Anforderungen, dem Vertraulichkeitsgrad des Dokuments und Ihren internen Sicherheitsrichtlinien ab.
E-Signatur – rechtsverbindlich und akzeptiert
Bereits seit dem 1. Juli 2016 gilt in allen EU-Mitgliedsstaaten – und so auch in Deutschland – mit der "Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt" (eIDAS-VO) ein einheitlicher Rechtsrahmen für elektronische Signaturen.
Die elektronische Unterschrift ist folglich rechtsgültig, wird akzeptiert und anerkannt. Außerdem hat sie den gleichen Beweiswert und die rechtliche Wirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.
Elektronische Signaturen und deine Vorteile
Durch den Einsatz elektronischer Signaturen profitieren KMUs von vielen Vorzügen und verschaffen sich so einen klaren Wettbewerbsvorteil. Die Vorteile für dich im Überblick:
Spare Zeit und Geld
Mit der Verwendung von E-Signaturen sparst du Geld, speziell die Ausgaben für Betriebsmittel wie etwa das Porto beim Postversand. Außerdem kannst du deine Kosten reduzieren, da beispielsweise Autofahrten zu Kund:innen durch die E-Unterschrift wegfallen.
Optimiere deine Geschäftsprozesse
Mit E-Signaturen schließt du Prozesslücken – gerade mit Blick auf das Dokumentenmanagement. Die Unterzeichnung und der anschließende Versand erfolgen unabhängig vom Aufenthaltsort und lassen sich von verschiedenen Endgeräten aus durchführen.
Erhöhe die Zufriedenheit deiner Kundschaft
Kund:innen mögen es einfach, schnell und bequem. Verbesser die Customer Journey und erhöhe die Zufriedenheit durch die Verwendung von E-Signaturen.
Arbeite umweltschonender
Mit der Nutzung einer E-Signatur ermöglichst du eine vollständig papierlose Dokumentenverwaltung und leistest so einen wertvollen Beitrag für die Umwelt.
Verbesser die Sicherheit
Mit elektronischen Signaturen kannst du vertrauliche und unterschriftspflichtige Geschäftsunterlagen digitalisieren – datensicher und rechtskonform.
Mit E-Signaturen zu besseren Arbeitsprozessen – auch dank deiner American Express Business Card
Setze bei der Einführung elektronischer Signaturen auf die American Express Business Card. Bei den Businesspartnern Adobe Sign und HelloSign kannst du als Karteninhaber:in bezahlen und profitieren.
„Mit elektronischen Signaturen kannst du vertrauliche und unterschriftspflichtige Geschäftsunterlagen digitalisieren – datensicher und rechtskonform."
Vorteile elektronischer Signaturen für Ihr Unternehmen
Die Implementierung elektronischer Signaturen bringt zahlreiche konkrete Vorteile für KMUs. Diese Vorteile wirken sich positiv auf verschiedene Bereiche Ihres Unternehmens aus – von der Effizienz über die Sicherheit bis hin zur Kundenzufriedenheit und Nachhaltigkeit.
Zeit- und Kostenersparnis durch digitale Prozesse
Elektronische Signaturen bieten erhebliche Zeit- und Kostenvorteile gegenüber traditionellen papierbasierten Prozessen:
- Beschleunigte Durchlaufzeiten: Während herkömmliche Verträge oft Tage oder Wochen benötigen, können E-Signatur-Prozesse in Minuten abgeschlossen werden.
- Reduzierte direkte Kosten: Einsparungen bei Druck, Papier, Toner, Porto und Versand.
- Minimierte indirekte Kosten: Weniger Zeit für Nachverfolgung, Archivierung und Dokumentensuche.
- Verbesserte Mitarbeiterproduktivität: Fokus auf wertschöpfende Tätigkeiten statt administrative Aufgaben.
Eine Studie des Marktforschungsunternehmens Forrester zeigt, dass Unternehmen pro elektronisch unterzeichnetem Dokument durchschnittlich 20 Euro einsparen können. Bei einem mittelständischen Unternehmen mit 1.000 Unterschriftsprozessen pro Jahr bedeutet das ein Einsparpotenzial von 20.000 Euro.
Erhöhte Sicherheit und Fälschungssicherheit
Entgegen der verbreiteten Annahme sind elektronische Signaturen oft sicherer als ihre handschriftlichen Pendants:
Sicherheitsvorteile elektronischer Signaturen:
- Verschlüsselungstechnologie zum Schutz der Dokumentenintegrität
- Prüfpfade, die jeden Schritt im Signaturprozess protokollieren
- Signaturvalidierung und Verifizierungsmechanismen
- Geschützte Zugriffskontrollen und Benutzerauthentifizierung
- Automatisierte Warnungen bei Manipulationsversuchen
Mit fortgeschrittenen oder qualifizierten elektronischen Signaturen können Sie nachvollziehen, wer ein Dokument wann unterzeichnet hat und ob es nach der Unterzeichnung verändert wurde. Diese Forensik ist bei herkömmlichen Unterschriften kaum möglich.
Verbesserte Kundenerfahrung und schnellere Abschlüsse
In einer Welt, in der Komfort und Geschwindigkeit zunehmend erwartet werden, verbessern elektronische Signaturen die Kundenerfahrung erheblich:
Kunden schätzen die Flexibilität, Dokumente jederzeit und überall zu unterschreiben – sei es vom Smartphone während der Pendlerfahrt oder vom Tablet im Café. Diese Bequemlichkeit führt zu:
- Höheren Abschlussquoten bei Verträgen und Angeboten
- Geringeren Abbruchraten im Verkaufsprozess
- Positiver Wahrnehmung Ihres Unternehmens als modern und kundenorientiert
- Verbesserten Kundenbewertungen und -empfehlungen
Unternehmen berichten von bis zu 25% schnelleren Verkaufszyklen nach der Einführung elektronischer Signaturen – ein direkter Wettbewerbsvorteil für agile KMUs.
Umweltschutz durch papierloses Büro
Der Umstieg auf elektronische Signaturen leistet einen wesentlichen Beitrag zu Ihren Nachhaltigkeitszielen:
Ein mittelständisches Unternehmen kann durch die Einführung elektronischer Signaturen jährlich:
- Tausende Blätter Papier einsparen
- Den CO2-Fußabdruck durch reduzierten Transport verringern
- Lagerplatz für physische Dokumente freisetzen
- Energieverbrauch für Drucker und Kopierer reduzieren
Diese Umweltvorteile sind nicht nur ethisch wertvoll, sondern stärken auch Ihre Marke bei umweltbewussten Kunden und Mitarbeitern. Weitere Green-Business-Tipps findest du in unserem Ratgeber.
Best Practices für die erfolgreiche Einführung
Folgen Sie diesen bewährten Methoden, um eine reibungslose und erfolgreiche Einführung zu gewährleisten:
- Führungsunterstützung sichern: Gewinnen Sie die Unterstützung der Geschäftsleitung für das Projekt.
- Bereichsübergreifendes Team bilden: Integrieren Sie Vertreter aus allen betroffenen Abteilungen in die Planung.
- Klare Richtlinien entwickeln: Legen Sie fest, welche Signaturart (SES, AES oder QES) für welche Dokumententypen verwendet werden soll.
- Rechtsberatung einholen: Konsultieren Sie bei Bedarf einen Rechtsexperten zur Absicherung Ihrer Implementierung.
- Datenschutz beachten: Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Signatur-Lösung den Anforderungen der DSGVO entspricht.
- Messbare Ziele definieren: Setzen Sie konkrete Ziele wie "Reduktion der Vertragsabschlusszeit um 50%" oder "Papierverbrauch um 70% senken".
- Regelmäßige Überprüfung: Evaluieren Sie den Erfolg der Implementierung und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor.
Mitarbeiterschulungen sind ein wesentlicher Erfolgsfaktor bei der Einführung neuer digitaler Prozesse. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team gut vorbereitet ist.
*Detaillierte Informationen zu Leistungen, insbesondere zu Ausschlüssen, kannst du den jeweiligen Bedingungen des Kartenproduktes oder des Versicherungsproduktes entnehmen.
Bitte beachte, dass es sich bei unseren Artikeln um rein redaktionelle Inhalte handelt, die einen Überblick zu einem bestimmten Thema geben. American Express bietet keine Anlageberatung oder spricht Empfehlungen aus. Entsprechende Themenbereiche sind immer risikobehaftet, weshalb du stets mit Expert:innen sprechen solltest, wenn du weitere Schritte in diese Richtung planst. American Express übernimmt keine Haftung. Auch kann keine Gewähr für die Aktualität der bereitgestellten Informationen übernommen werden. Eventuell im Text genannte Attribute von Kreditkarten gelten nicht zwangsläufig für American Express Kreditkarten. Wir empfehlen, die spezifischen Bedingungen und Konditionen deiner Kreditkarte sorgfältig zu prüfen.
Erfahre hier mehr zu den Bedingungen der jeweiligen Karten & Versicherungen
- American Express Platinum Card
Vorausgesetzt, du machst mit der Karte innerhalb der ersten 6 Monate nach Kartenerhalt einen Umsatz von mindestens 10.000 Euro (unter Ausschluss von Bargeldauszahlungstransaktionen und nach Abzug von etwaigen Gutschriften von Vertragspartnern), führst das Kartenkonto einwandfrei (u. a. kein Zahlungsverzug) und kündigst den Kartenvertrag nicht innerhalb der ersten 12 Monate, erhältst du einen Willkommensbonus in Höhe von 85.000 Membership Rewards Punkten auf dein Kartenkonto.
Die Gutschrift erfolgt mit nächstmöglicher Abrechnung, nachdem du den Mindestumsatz erreicht hast. Sie wird jedoch wieder rückgängig gemacht, sollte es zu der Kündigung in dem eingangs genannten Zeitraum kommen. Voraussetzung für den Anspruch auf den Willkommensbonus ist die erfolgreiche Ausstellung der Karte und dass du in den letzten 18 Monaten nicht als Hauptkarteninhaber:in einer der beantragten entsprechenden deutschen American Express Karte registriert warst. Im Fall einer Kartenkündigung oder eines Kartenwechsels innerhalb der ersten 12 Monate nach Ausstellung der Karte erlischt dein Anspruch auf den Willkommensbonus rückwirkend.
Willkommensboni werden von American Express nur unter Vorbehalt der Einhaltung o. g. Bedingungen gutgeschrieben.
Weitere Informationen dazu findest du im Preis- und Leistungsverzeichnis.
Alle detaillierten Informationen zu Schutz und Sicherheit findest du hier.
Google Pay ist eine Marke von Google LLC. Apple Pay ist in den Vereinigten Staaten von Amerika und anderen Ländern eine eingetragene Marke von Apple Inc.
Die vollständigen Bedingungen und die teilnehmenden Partner findest du hier.
Alle Details zu den Leistungen und Versicherungen findest du hier.
- American Express Gold Card aus Metall und American Express Gold Rose Card aus Metall
Vorausgesetzt, du machst mit der Karte innerhalb der ersten 6 Monate nach Kartenerhalt einen Umsatz von mindestens 4.500 Euro (unter Ausschluss von Bargeldauszahlungstransaktionen und nach Abzug von etwaigen Gutschriften von Vertragspartnern), führst das Kartenkonto einwandfrei (u. a. kein Zahlungsverzug) und du kündigst den Kartenvertrag nicht innerhalb der ersten 12 Monate, erhältst du einen Willkommensbonus in Höhe von 50.000 Membership Rewards Punkten für die Gold Card aus Metall und 55.000 Membership Rewards Punkten bei der Gold Card Rosé aus Metall auf dein Kartenkonto. Die Gutschrift erfolgt mit nächstmöglicher Abrechnung, nachdem du den Mindestumsatz erreicht hast. Sie wird jedoch wieder rückgängig gemacht, sollte es zu der Kündigung in dem eingangs genannten Zeitraum kommen.
Voraussetzung für den Anspruch auf den Willkommensbonus ist die erfolgreiche Ausstellung der Karte und dass du in den letzten 18 Monaten nicht als Hauptkarteninhaber:in einer der beantragten entsprechenden deutschen American Express Karte registriert warst. Im Fall einer Kartenkündigung oder eines Kartenwechsels innerhalb der ersten 12 Monate nach Ausstellung der Karte erlischt dein Anspruch auf den Willkommensbonus rückwirkend. Willkommensboni werden von American Express nur unter Vorbehalt der Einhaltung o. g. Bedingungen gutgeschrieben. Weitere Informationen dazu findest du im Preis- und Leistungsverzeichnis.
Die vollständigen Bedingungen und die teilnehmenden Partner findest du hier.
Alle Details zu den Leistungen und Versicherungen findest du hier.
Alle detaillierten Informationen zu Schutz und Sicherheit findest du hier.
Google Pay ist eine Marke von Google LLC. Apple Pay ist in den Vereinigten Staaten von Amerika und anderen Ländern eine eingetragene Marke von Apple Inc.
- American Express Card
Alle Details zu den Leistungen und Versicherungen findest du hier.
- AXA Partners
AXA Partners, agierend unter dem Namen Inter Partner Assistance S.A., ist Teil der AXA Gruppe und bietet unter anderem exklusive Versicherungen für American Express an, darunter den Reiserücktrittschutz. Die vollständigen Informationen zu den Versicherungsleistungen und Ausschlüssen findest du in den Versicherungsbedingungen.
- Mehrwerk Nord GmbH
Die Mehrwerk Nord GmbH mit Sitz in Hamburg gehört zur Mehrwerk Gruppe, einem inhabergeführter Komplettanbieter für Mehrwertleistungen, und bietet unter anderem exklusive Dienstleistungen für American Express an, darunter die SafetyFirst Taschenversicherung. Die vollständigen Informationen zu den Versicherungsleistungen und Ausschlüssen findest du in den Versicherungsbedingungen.
- Assurant Inc.
Assurant, Inc. ist ein globaler Anbieter von Risikomanagement-Lösungen und bietet unter anderem Versicherungen für American Express an, darunter die Handyversicherung. Die vollständigen Informationen zu den Versicherungsleistungen und Ausschlüssen findest du in den Versicherungsbedingungen.
- American Express Blue Card
Dein einmaliges Startguthaben über 25 Euro wird dir nach erfolgtem Kartenumsatz von mindestens 1200 Euro (nach Abzug von etwaigen Gutschriften von Vertragspartnern) auf dein Kartenkonto gutgeschrieben. Für Startguthaben-Aktivierungen gilt ein Mindestkartenumsatz von 1.200 Euro. Die Kartenumsätze von insgesamt 1200 Euro müssen in den ersten 6 Monaten nach Kartenerhalt erfolgen.
Es gelten weitere Bedingungen: Nach erfolgreicher Kartenaktivierung über Web, App oder Telefon musst du deine Amex Blue Card innerhalb deines Online-Kartenkontos oder der Amex App für das Angebot registrieren. Das Angebot ist dort jeweils ca. 7 Tage nach Kartenerhalt im Amex Offers Bereich zu finden. Die Kartenaktivierung und die Registrierung für das Angebot müssen innerhalb von 4 Wochen nach Kartenerhalt erfolgen, um sich für das Startguthaben zu qualifizieren. Im Angebotszeitraum kannst du das Startguthaben in der Regel innerhalb von 5 Werktagen nach Erfüllung der Angebotsvoraussetzungen in deinem Online-Kartenkonto sehen. Stornierungen oder Rückerstattungen von Transaktionen, die die Höhe der Ausgaben reduzieren bzw. keine Ausgaben bedeuten, können zum Verlust des Startguthabens führen. Voraussetzung für den Anspruch auf den Willkommensbonus ist die erfolgreiche Ausstellung der Karte und dass du in den letzten 18 Monaten nicht Hauptkarteninhaber:in einer American Express Karte warst. Im Fall einer Kartenkündigung oder eines Kartenwechsels innerhalb der ersten 12 Monate nach Ausstellung der Karte, erlischt dein Anspruch auf den Willkommensbonus rückwirkend. Willkommensboni werden von American Express nur unter Vorbehalt der Einhaltung o.g. Bedingungen gutgeschrieben. Weitere Informationen dazu findest du im Preis- und Leistungsverzeichnis oder hier .
¹Kostenlos bezieht sich auf den dauerhaften Entfall der Jahresgebühr. Im Rahmen der Kartennutzung können Entgelte gemäß AGB anfallen. Detaillierte Informationen zu Leistungen, insbesondere zu Ausschlüssen und Gebühren, kannst du den jeweiligen Bedingungen des Kartenproduktes entnehmen.
- PAYBACK American Express Karte
Für die erfolgreiche Ausstellung der Karte erhältst du 4.000 PAYBACK Extra°Punkte. Die °Punkte werden dir ca. 4 bis 6 Wochen nach Kartenausstellung über PAYBACK auf dein PAYBACK °Punktekonto gutgeschrieben. Anspruch auf die Gutschrift haben nur Antragsteller:innen, die innerhalb der letzten 18 Monate nicht als Hauptkarteninhaber:in einer deutschen PAYBACK American Express Karte registriert waren. Nach der monatlichen Kartenabrechnung werden alle im Abrechnungsmonat gesammelten Punkte über American Express (Willkommenspunkte und Umsatzpunkte für den Einsatz der Karte) kumuliert deinem PAYBACK Punktekonto gutgeschrieben. Weitere Informationen dazu findest du im Preis- und Leistungsverzeichnis. Bei allen American Express Akzeptanzpartnern. Ausgenommen sind Tankstellenumsätze. Voraussetzung ist, dass du weiterhin am PAYBACK Programm teilnimmst. Werden über einen Zeitraum von 3 Jahren keine °Punkte gesammelt, verfallen die °Punkte gemäß Ziffer 5 der Teilnahmebedingungen für das PAYBACK Programm. Weitere Informationen zu den Versicherungen und insbesondere über die Ausschlüsse findest du hier.
- American Express Business Platinum Card Nach Belastungen mit deiner American Express Business Platinum Hauptkarte und den zugehörigen Business Zusatzkarten von mindestens 15.000 Euro (unter Ausschluss der in Ziffer 3.3 der Teilnahmebedingungen für das Membership Rewards Programm genannten Umsätze und Beiträge) innerhalb der ersten 6 Monate nach Kartenerhalt und einer einwandfreien Kontoführung (u.a. kein Zahlungsverzug) bekommst du eine Gutschrift in Höhe von 200.000 Membership Rewards® Punkten auf dein Kartenkonto. Die Gutschrift erfolgt nach Ablauf der ersten 6 Monate mit der nächstmöglichen Abrechnung. Anspruch auf die Gutschrift haben nur Antragsteller:innen, die innerhalb der letzten 18 Monate nicht als Hauptkarteninhaber:in einer der beantragten Karte entsprechenden deutschen American Express Karte registriert waren. Die Gutschrift kann nicht ausgezahlt werden, sondern kann nur mit weiteren Kartenbelastungen verrechnet werden.
Anspruch auf die Gutschrift haben nur Antragsteller:innen, die innerhalb der letzten 18 Monate nicht als Hauptkarteninhaber:in einer der beantragten Karte entsprechenden deutschen American Express Karte registriert waren.
Detaillierte Informationen zu Leistungen, insbesondere zu Ausschlüssen, kannst du den jeweiligen Bedingungen des Kartenproduktes oder des Versicherungsproduktes entnehmen.
- American Express Business Gold Card
Nach Belastungen mit deiner Business Gold Card und den zugehörigen Business Zusatzkarten von mindestens 25.000 Euro (unter Ausschluss der in Ziffer 3.3 der Teilnahmebedingungen für das Membership Rewards Programm genannten Umsätze und Beiträge) innerhalb der ersten 6 Monate nach Kartenerhalt und einer einwandfreien Kontoführung (u.a. kein Zahlungsverzug) bekommst du eine Gutschrift in Höhe von 75.000 Membership Rewards® Punkten auf dein Kartenkonto. Die Gutschrift erfolgt nach Ablauf der ersten 3 Monate mit der nächstmöglichen Abrechnung. Anspruch auf die Gutschrift haben nur Antragsteller:innen, die innerhalb der letzten 18 Monate nicht als Hauptkarteninhaber:in einer der beantragten Karte entsprechenden deutschen American Express Karte registriert waren.
Anspruch auf die Gutschrift haben nur Antragsteller:innen, die innerhalb der letzten 18 Monate nicht als Hauptkarteninhaber:in einer der beantragten Karte entsprechenden deutschen American Express Karte registriert waren.
Detaillierte Informationen zu Leistungen, insbesondere zu Ausschlüssen, kannst du den jeweiligen Bedingungen des Kartenproduktes oder des Versicherungsproduktes entnehmen.
