- Die Bedeutung der Handelsrechnung im internationalen Handel
- Wann ist eine Handelsrechnung erforderlich?
- Was muss auf einer Handelsrechnung stehen?
- Was ist der Unterschied zwischen Handelsrechnung und Proformarechnung?
- In welcher Währung sollte eine Handelsrechnung ausgestellt werden?
- Handelsrechnung ausstellen: So machen Sie alles richtig
- Nun wissen Sie, was eine Handelsrechnung ist – aber was ist eigentlich …?
Eine Handelsrechnung ist ein wichtiges Warenbegleitdokument für den internationalen Handel außerhalb der EU. Sie dient als Nachweis für Zollbehörden und dokumentiert den Warenwert, wodurch sie eine zentrale Rolle in der korrekten Zollabwicklung und Einfuhrbesteuerung spielt.
Die Bedeutung der Handelsrechnung im internationalen Handel
Im globalen Geschäftsverkehr stellt die Handelsrechnung eines der fundamentalsten Dokumente dar. Anders als eine reguläre Rechnung, die hauptsächlich für Buchhaltungszwecke dient, erfüllt die Handelsrechnung (auch "Commercial Invoice" genannt) eine wesentlich komplexere Aufgabe im grenzüberschreitenden Warenverkehr.
Die Handelsrechnung dokumentiert nicht nur die geschäftliche Transaktion zwischen Verkäufer und Käufer, sondern dient auch als offizielles Zolldokument und ermöglicht:
- Die korrekte Verzollung der Waren
- Die Berechnung von Einfuhrabgaben und Steuern
- Den Nachweis des Warenwerts
- Die eindeutige Identifikation der gelieferten Waren
- Den Ursprungsnachweis der gelieferten Produkte
Während innerhalb der Europäischen Union aufgrund des gemeinsamen Binnenmarkts keine Handelsrechnungen für den Warenverkehr notwendig sind, werden sie für Exporte in Drittländer zwingend erforderlich. Besonders für Unternehmen, die global expandieren und internationale Märkte erschließen, ist die korrekte Erstellung von Handelsrechnungen ein entscheidender Faktor für reibungslose Geschäftsabwicklungen.
Die Nichtbeachtung der landesspezifischen Anforderungen an eine Handelsrechnung kann zu erheblichen Verzögerungen bei der Zollabfertigung, zusätzlichen Kosten oder sogar zur Zurückweisung der Sendung führen. Eine professionelle Handelsrechnung ist daher ein Schlüsselelement für erfolgreiche internationale Geschäftsbeziehungen.
Wann ist eine Handelsrechnung erforderlich?
Wurde Ihr Produkt – beispielsweise über Ihren Online-Shop an Ihre internationale Kundschaft außerhalb der EU – verkauft, muss es über den Luft-, Land- oder Seeweg versendet werden. Dafür benötigen Sie eine Handelsrechnung.
Dabei ist die Vollständigkeit von großer Bedeutung, um Verzögerungen zu vermeiden und die Beziehungen zur Kundschaft und zu Zollbehörden aufrechtzuerhalten. In den folgenden Abschnitten gehen wir darauf ein, was Sie auf Ihren Handelsrechnungen angeben müssen, damit der Versandprozess für Sie und Ihre Käufer:innen im Ausland ein Erfolg wird.
Was muss auf einer Handelsrechnung stehen?
Bei der korrekten Ausstellung einer Handelsrechnung gibt es einiges zu beachten. Die Pflichtangaben im Überblick:
| Kategorie |
Erforderliche Angaben |
Hinweise |
| Adressdaten |
- Vollständiger Name und Adresse des Absenders/Verkäufers
- Vollständiger Name und Adresse des Empfängers/Käufers
- Steuer-ID/USt-IdNr. beider Parteien
|
Die Adressen müssen vollständig sein und mit den Transportdokumenten übereinstimmen. |
| Rechnungsdetails |
- Rechnungsnummer und -datum
- Auftragsnummer/Bestellreferenz
- Zahlungsbedingungen
|
Eine eindeutige Nummerierung ist für Zwecke der Nachverfolgung essentiell. |
| Warendetails |
- Detaillierte Warenbeschreibung jeder Position
- Stückzahl und Mengeneinheit
- Einzelpreis und Gesamtpreis pro Position
- Zolltarifnummern (HS-Code) für jede Warenposition
|
Die Warenbeschreibung muss präzise sein und darf keine Marken- oder Modellnamen als alleinige Beschreibung enthalten. |
| Lieferdetails |
- Incoterms® mit benanntem Ort
- Transportweg und -mittel
- Lieferdatum
- Verpackungsart und Anzahl der Packstücke
|
Incoterms® definieren die Verantwortlichkeiten und Kostenteilung zwischen Käufer und Verkäufer. |
| Ursprung und Wert |
- Ursprungsland jeder Ware
- Gesamtrechnungsbetrag
- Währungsangabe
- Bei Bedarf: Umrechnungskurs
|
Das Ursprungsland bestimmt oft die Höhe der Zollabgaben und mögliche Präferenzen. |
| Zusätzliche Angaben |
- Exportkontroll-Klassifizierungsnummer (ECCN)(bei kontrollierten Gütern)
- Präferenzursprungserklärung (falls anwendbar)
- Frachtkosten (separat ausgewiesen)
- Versicherungskosten (separat ausgewiesen)
|
Je nach Bestimmungsland und Warenart können weitere spezifische Angaben erforderlich sein. |
| Abschluss |
- Rechtsverbindliche Unterschrift
- Name des Unterzeichners in Druckbuchstaben
- Firmenstempel (in manchen Ländern erforderlich)
|
In vielen Ländern wird eine originale Unterschrift verlangt, elektronische Signaturen werden nicht immer akzeptiert. |
Praxis-Tipp: Verwenden Sie für regelmäßige Exporte in bestimmte Länder vorgefertigte Vorlagen, die bereits alle länderspezifischen Anforderungen berücksichtigen. Dies reduziert das Risiko fehlerhafter Handelsrechnungen erheblich.
Was ist der Unterschied zwischen Handelsrechnung und Proformarechnung?
Sowohl Handelsrechnungen als auch Proformarechnungen werden im globalen Handel verwendet und enthalten häufig die gleichen Informationen. Der Hauptunterschied besteht darin, dass eine Proformarechnung erstellt wird, bevor die Ware produziert oder versendet wird.
Sie bestätigt den Kaufabschluss sowie die vorläufigen Mengen und Preise der Waren. Außerdem gibt sie der kaufenden Person die Möglichkeit, Rechnungsdetails zu überprüfen, bevor der Kauf getätigt wird.
„Eine Handelsrechnung ist ein Warenbegleitdokument, das für internationale Sendungen außerhalb der Europäischen Union erstellt wird.“
Im Gegensatz zur Proformarechnung wird die Handelsrechnung ausgestellt, wenn die Waren versendet werden. Sie bestätigt die endgültigen Einzelheiten des Verkaufs. Wenn Sie beispielsweise nicht genügend Waren auf Lager haben, um die gesamte Bestellung zu erfüllen, oder wenn sich der Preis seit der Erstellung der Proformarechnung geändert hat, wird dies in der Handelsrechnung berücksichtigt. In der Handelsrechnung wird auch angegeben, wie die kaufende Person bezahlt und welche Währung für die Transaktion gewählt werden soll.
In welcher Währung sollte eine Handelsrechnung ausgestellt werden?
Unabhängig davon, ob Sie eine Handels- oder Proformarechnung erstellen, setzen Sie sich dem Risiko einer Währungsinflation aus, wenn Sie in einer Fremdwährung fakturieren, etwa in der Landeswährung Ihrer Kundschaft. Sollte der Euro an Wert verlieren, könnten Ihre Waren weniger wert sein als zum Zeitpunkt des Versands. Sie umgehen dieses Risiko, indem Sie all Ihre Handelsrechnungen mit dem Euro als Währung deklarieren.
Handelsrechnung ausstellen: So machen Sie alles richtig
Verkaufen Sie Ihre Ware ins EU-Ausland, benötigen Sie eine Handelsrechnung. Damit Ihnen bei der Ausstellung keine Fehler unterlaufen, haben wir hier das Wichtigste für Sie zusammengefasst:
- Achten Sie bei der Handelsrechnung-Ausstellung darauf, dass relevante Informationen wie die Rechnungsnummer oder Angaben zum Ursprungsland des Produktes enthalten sind.
- Handelsrechnungen und Proformarechnungen unterscheiden sich voneinander: So werden Handelsrechnungen für Waren verwendet, die einen Handelswert haben. Proformarechnungen kommen bei Produkten zum Einsatz, die keinen Handelswert aufweisen.
- Geben Sie in Ihrer Handelsrechnung alle Beiträge in Euro an. So vermeiden Sie finanzielle Einbußen.
Nun wissen Sie, was eine Handelsrechnung ist – aber was ist eigentlich …?
Die Antwort auf diese umfassende Frage haben wir für wichtige Begriffe rund ums Business für Sie in einer Artikelreihe zusammengestellt: Von Bruttogewinn bis Working Capital – hier finden Sie eingängige Definitionen, hilfreiche Insights und praktische Tipps.
*Detaillierte Informationen zu Leistungen, insbesondere zu Ausschlüssen, kannst du den jeweiligen Bedingungen des Kartenproduktes oder des Versicherungsproduktes entnehmen.
Bitte beachte, dass es sich bei unseren Artikeln um rein redaktionelle Inhalte handelt, die einen Überblick zu einem bestimmten Thema geben. American Express bietet keine Anlageberatung oder spricht Empfehlungen aus. Entsprechende Themenbereiche sind immer risikobehaftet, weshalb du stets mit Expert:innen sprechen solltest, wenn du weitere Schritte in diese Richtung planst. American Express übernimmt keine Haftung. Auch kann keine Gewähr für die Aktualität der bereitgestellten Informationen übernommen werden. Eventuell im Text genannte Attribute von Kreditkarten gelten nicht zwangsläufig für American Express Kreditkarten. Wir empfehlen, die spezifischen Bedingungen und Konditionen deiner Kreditkarte sorgfältig zu prüfen.
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- American Express Platinum Card
Vorausgesetzt, du machst mit der Karte innerhalb der ersten 6 Monate nach Kartenerhalt einen Umsatz von mindestens 10.000 Euro (unter Ausschluss von Bargeldauszahlungstransaktionen und nach Abzug von etwaigen Gutschriften von Vertragspartnern), führst das Kartenkonto einwandfrei (u. a. kein Zahlungsverzug) und kündigst den Kartenvertrag nicht innerhalb der ersten 12 Monate, erhältst du einen Willkommensbonus in Höhe von 85.000 Membership Rewards Punkten auf dein Kartenkonto.
Die Gutschrift erfolgt mit nächstmöglicher Abrechnung, nachdem du den Mindestumsatz erreicht hast. Sie wird jedoch wieder rückgängig gemacht, sollte es zu der Kündigung in dem eingangs genannten Zeitraum kommen. Voraussetzung für den Anspruch auf den Willkommensbonus ist die erfolgreiche Ausstellung der Karte und dass du in den letzten 18 Monaten nicht als Hauptkarteninhaber:in einer der beantragten entsprechenden deutschen American Express Karte registriert warst. Im Fall einer Kartenkündigung oder eines Kartenwechsels innerhalb der ersten 12 Monate nach Ausstellung der Karte erlischt dein Anspruch auf den Willkommensbonus rückwirkend.
Willkommensboni werden von American Express nur unter Vorbehalt der Einhaltung o. g. Bedingungen gutgeschrieben.
Weitere Informationen dazu findest du im Preis- und Leistungsverzeichnis.
Alle detaillierten Informationen zu Schutz und Sicherheit findest du hier.
Google Pay ist eine Marke von Google LLC. Apple Pay ist in den Vereinigten Staaten von Amerika und anderen Ländern eine eingetragene Marke von Apple Inc.
Die vollständigen Bedingungen und die teilnehmenden Partner findest du hier.
Alle Details zu den Leistungen und Versicherungen findest du hier.
- American Express Gold Card aus Metall und American Express Gold Rose Card aus Metall
Vorausgesetzt, du machst mit der Karte innerhalb der ersten 6 Monate nach Kartenerhalt einen Umsatz von mindestens 4.500 Euro (unter Ausschluss von Bargeldauszahlungstransaktionen und nach Abzug von etwaigen Gutschriften von Vertragspartnern), führst das Kartenkonto einwandfrei (u. a. kein Zahlungsverzug) und du kündigst den Kartenvertrag nicht innerhalb der ersten 12 Monate, erhältst du einen Willkommensbonus in Höhe von 50.000 Membership Rewards Punkten für die Gold Card aus Metall und 55.000 Membership Rewards Punkten bei der Gold Card Rosé aus Metall auf dein Kartenkonto. Die Gutschrift erfolgt mit nächstmöglicher Abrechnung, nachdem du den Mindestumsatz erreicht hast. Sie wird jedoch wieder rückgängig gemacht, sollte es zu der Kündigung in dem eingangs genannten Zeitraum kommen.
Voraussetzung für den Anspruch auf den Willkommensbonus ist die erfolgreiche Ausstellung der Karte und dass du in den letzten 18 Monaten nicht als Hauptkarteninhaber:in einer der beantragten entsprechenden deutschen American Express Karte registriert warst. Im Fall einer Kartenkündigung oder eines Kartenwechsels innerhalb der ersten 12 Monate nach Ausstellung der Karte erlischt dein Anspruch auf den Willkommensbonus rückwirkend. Willkommensboni werden von American Express nur unter Vorbehalt der Einhaltung o. g. Bedingungen gutgeschrieben. Weitere Informationen dazu findest du im Preis- und Leistungsverzeichnis.
Die vollständigen Bedingungen und die teilnehmenden Partner findest du hier.
Alle Details zu den Leistungen und Versicherungen findest du hier.
Alle detaillierten Informationen zu Schutz und Sicherheit findest du hier.
Google Pay ist eine Marke von Google LLC. Apple Pay ist in den Vereinigten Staaten von Amerika und anderen Ländern eine eingetragene Marke von Apple Inc.
- American Express Card
Alle Details zu den Leistungen und Versicherungen findest du hier.
- AXA Partners
AXA Partners, agierend unter dem Namen Inter Partner Assistance S.A., ist Teil der AXA Gruppe und bietet unter anderem exklusive Versicherungen für American Express an, darunter den Reiserücktrittschutz. Die vollständigen Informationen zu den Versicherungsleistungen und Ausschlüssen findest du in den Versicherungsbedingungen.
- Mehrwerk Nord GmbH
Die Mehrwerk Nord GmbH mit Sitz in Hamburg gehört zur Mehrwerk Gruppe, einem inhabergeführter Komplettanbieter für Mehrwertleistungen, und bietet unter anderem exklusive Dienstleistungen für American Express an, darunter die SafetyFirst Taschenversicherung. Die vollständigen Informationen zu den Versicherungsleistungen und Ausschlüssen findest du in den Versicherungsbedingungen.
- Assurant Inc.
Assurant, Inc. ist ein globaler Anbieter von Risikomanagement-Lösungen und bietet unter anderem Versicherungen für American Express an, darunter die Handyversicherung. Die vollständigen Informationen zu den Versicherungsleistungen und Ausschlüssen findest du in den Versicherungsbedingungen.
- American Express Blue Card
Dein einmaliges Startguthaben über 25 Euro wird dir nach erfolgtem Kartenumsatz von mindestens 1200 Euro (nach Abzug von etwaigen Gutschriften von Vertragspartnern) auf dein Kartenkonto gutgeschrieben. Für Startguthaben-Aktivierungen gilt ein Mindestkartenumsatz von 1.200 Euro. Die Kartenumsätze von insgesamt 1200 Euro müssen in den ersten 6 Monaten nach Kartenerhalt erfolgen.
Es gelten weitere Bedingungen: Nach erfolgreicher Kartenaktivierung über Web, App oder Telefon musst du deine Amex Blue Card innerhalb deines Online-Kartenkontos oder der Amex App für das Angebot registrieren. Das Angebot ist dort jeweils ca. 7 Tage nach Kartenerhalt im Amex Offers Bereich zu finden. Die Kartenaktivierung und die Registrierung für das Angebot müssen innerhalb von 4 Wochen nach Kartenerhalt erfolgen, um sich für das Startguthaben zu qualifizieren. Im Angebotszeitraum kannst du das Startguthaben in der Regel innerhalb von 5 Werktagen nach Erfüllung der Angebotsvoraussetzungen in deinem Online-Kartenkonto sehen. Stornierungen oder Rückerstattungen von Transaktionen, die die Höhe der Ausgaben reduzieren bzw. keine Ausgaben bedeuten, können zum Verlust des Startguthabens führen. Voraussetzung für den Anspruch auf den Willkommensbonus ist die erfolgreiche Ausstellung der Karte und dass du in den letzten 18 Monaten nicht Hauptkarteninhaber:in einer American Express Karte warst. Im Fall einer Kartenkündigung oder eines Kartenwechsels innerhalb der ersten 12 Monate nach Ausstellung der Karte, erlischt dein Anspruch auf den Willkommensbonus rückwirkend. Willkommensboni werden von American Express nur unter Vorbehalt der Einhaltung o.g. Bedingungen gutgeschrieben. Weitere Informationen dazu findest du im Preis- und Leistungsverzeichnis oder hier .
¹Kostenlos bezieht sich auf den dauerhaften Entfall der Jahresgebühr. Im Rahmen der Kartennutzung können Entgelte gemäß AGB anfallen. Detaillierte Informationen zu Leistungen, insbesondere zu Ausschlüssen und Gebühren, kannst du den jeweiligen Bedingungen des Kartenproduktes entnehmen.
- PAYBACK American Express Karte
Für die erfolgreiche Ausstellung der Karte erhältst du 4.000 PAYBACK Extra°Punkte. Die °Punkte werden dir ca. 4 bis 6 Wochen nach Kartenausstellung über PAYBACK auf dein PAYBACK °Punktekonto gutgeschrieben. Anspruch auf die Gutschrift haben nur Antragsteller:innen, die innerhalb der letzten 18 Monate nicht als Hauptkarteninhaber:in einer deutschen PAYBACK American Express Karte registriert waren. Nach der monatlichen Kartenabrechnung werden alle im Abrechnungsmonat gesammelten Punkte über American Express (Willkommenspunkte und Umsatzpunkte für den Einsatz der Karte) kumuliert deinem PAYBACK Punktekonto gutgeschrieben. Weitere Informationen dazu findest du im Preis- und Leistungsverzeichnis. Bei allen American Express Akzeptanzpartnern. Ausgenommen sind Tankstellenumsätze. Voraussetzung ist, dass du weiterhin am PAYBACK Programm teilnimmst. Werden über einen Zeitraum von 3 Jahren keine °Punkte gesammelt, verfallen die °Punkte gemäß Ziffer 5 der Teilnahmebedingungen für das PAYBACK Programm. Weitere Informationen zu den Versicherungen und insbesondere über die Ausschlüsse findest du hier.
- American Express Business Platinum Card Nach Belastungen mit deiner American Express Business Platinum Hauptkarte und den zugehörigen Business Zusatzkarten von mindestens 15.000 Euro (unter Ausschluss der in Ziffer 3.3 der Teilnahmebedingungen für das Membership Rewards Programm genannten Umsätze und Beiträge) innerhalb der ersten 6 Monate nach Kartenerhalt und einer einwandfreien Kontoführung (u.a. kein Zahlungsverzug) bekommst du eine Gutschrift in Höhe von 200.000 Membership Rewards® Punkten auf dein Kartenkonto. Die Gutschrift erfolgt nach Ablauf der ersten 6 Monate mit der nächstmöglichen Abrechnung. Anspruch auf die Gutschrift haben nur Antragsteller:innen, die innerhalb der letzten 18 Monate nicht als Hauptkarteninhaber:in einer der beantragten Karte entsprechenden deutschen American Express Karte registriert waren. Die Gutschrift kann nicht ausgezahlt werden, sondern kann nur mit weiteren Kartenbelastungen verrechnet werden.
Anspruch auf die Gutschrift haben nur Antragsteller:innen, die innerhalb der letzten 18 Monate nicht als Hauptkarteninhaber:in einer der beantragten Karte entsprechenden deutschen American Express Karte registriert waren.
Detaillierte Informationen zu Leistungen, insbesondere zu Ausschlüssen, kannst du den jeweiligen Bedingungen des Kartenproduktes oder des Versicherungsproduktes entnehmen.
- American Express Business Gold Card
Nach Belastungen mit deiner Business Gold Card und den zugehörigen Business Zusatzkarten von mindestens 25.000 Euro (unter Ausschluss der in Ziffer 3.3 der Teilnahmebedingungen für das Membership Rewards Programm genannten Umsätze und Beiträge) innerhalb der ersten 6 Monate nach Kartenerhalt und einer einwandfreien Kontoführung (u.a. kein Zahlungsverzug) bekommst du eine Gutschrift in Höhe von 75.000 Membership Rewards® Punkten auf dein Kartenkonto. Die Gutschrift erfolgt nach Ablauf der ersten 3 Monate mit der nächstmöglichen Abrechnung. Anspruch auf die Gutschrift haben nur Antragsteller:innen, die innerhalb der letzten 18 Monate nicht als Hauptkarteninhaber:in einer der beantragten Karte entsprechenden deutschen American Express Karte registriert waren.
Anspruch auf die Gutschrift haben nur Antragsteller:innen, die innerhalb der letzten 18 Monate nicht als Hauptkarteninhaber:in einer der beantragten Karte entsprechenden deutschen American Express Karte registriert waren.
Detaillierte Informationen zu Leistungen, insbesondere zu Ausschlüssen, kannst du den jeweiligen Bedingungen des Kartenproduktes oder des Versicherungsproduktes entnehmen.
