Personalplanung: Mit diesen 5 Tipps steigerst du die Produktivität

• 1. Prüfe, ob Handlungsbedarf beim Personal besteht
• 2. Finden Lücken, die gefüllt werden können
• 3. Setze auf moderne Zusammenarbeit
• 4. Senke die Fluktuation
• 5. Behalte Personalausgaben im Blick
• Fazit: Personalplanung – gut gedacht, perfekt gemacht

1. Prüfe, ob Handlungsbedarf beim Personal besteht

Um die Personalplanung zu optimieren, solltest du dich im ersten Schritt fragen, ob Veränderungen in der Belegschaft notwendig sind. Um diese Frage beantworten zu können, solltest du in regelmäßigen Abständen nach der Auslastung fragen. Sollte ein Mitarbeiter nicht optimal ausgelastet sein, heißt das nicht, dass du ihn nicht mehr brauchst – ganz im Gegenteil: Dieser kann einem Kollegen, der gerade überlastet ist, Arbeit abnehmen. Je nach Auftragslage können sich Priorisierungen und Auslastungen schnell ändern; aus diesem Grund solltest du immer zukunftsorientiert denken.

Die hier gewonnenen Erkenntnisse helfen dabei, Optimierungspotenziale zu identifizieren. Wie das Ganze in der Praxis aussehen könnte, zeigen wir am Beispiel von Logistik-Mitarbeitern – um hier die Produktivität zu messen, kannst du folgende Kennzahlen festlegen:

• Das Volumen der kommissionierten, verpackten und ausgelieferten Artikel pro Personenstunde.
• Die Kosten, die beim Wareneingangsprozess für jede Wareneingangslinie anfallen.
• Der Prozentsatz der korrekt eingegangenen Bestellungen im Vergleich zu den Kaufaufträgen.
• Die Zeit, die für die Bearbeitung jedes Wareneingangs benötigt wird.
• Der Prozentsatz der fehlerfrei kommissionierten und verpackten Aufträge.

2. Finden Lücken, die gefüllt werden können

Damit du dein Unternehmen stetig weiterentwickeln kannst, brauchst du Mitarbeiter mit entsprechenden Kompetenzen. Fehlen diese, heißt das nicht, dass du dich sofort nach neuem Personal umschauen musst – es gibt auch andere Wege.

Nutze Umfragen, Interviews, Feedback von Kollegen und Daten zur Kundenzufriedenheit, um ein Profil der vorhandenen Fähigkeiten der Belegschaft zu erhalten. Wurden Lücken identifiziert, fülle diese mit Fort- und Weiterbildungen in Form von Onlinekursen, Mentorenprogrammen, Workshops oder Seminaren. So förderst du das Know-how der Mitarbeiter gezielt.

3. Setze auf moderne Zusammenarbeit

Die Zeiten, in denen Abteilungen isoliert voneinander arbeiten, sind vorbei. Heute rücken einzelne Gewerke – wie etwa Marketing und Vertrieb – immer näher zusammen. Das wird auch in der Kommunikation deutlicher.

Eine offene, klare und regelmäßige Kommunikation in Form von E-Mails oder Meetings kann helfen, Spannungen und Missverständnisse zwischen Abteilungen zu reduzieren und so die Zusammenarbeit effektiver zu gestalten. Bessere Zusammenarbeit der Belegschaft bedeutet bessere Produktivität, also betone die Bedeutung von teamübergreifenden Problemlösungen so gut wie möglich.

Blockquote: „Nutze Umfragen, Interviews, Feedback von Kollegen und Daten zur Kundenzufriedenheit, um ein Profil der vorhandenen Fähigkeiten der Belegschaft zu erhalten.“

4. Senke die Fluktuation

Wenn die Personalfluktuation zum Problem wird, solltest du zunächst den Grund dafür herausfinden: Ist er saisonal bedingt – etwa in Branchen wie in der Landwirtschaft oder dem Gastgewerbe? Oder fühlen sich die Mitarbeiter unwohl, zum Beispiel aufgrund zu hoher Arbeitsbelastung oder fehlender Weiterentwicklungsmöglichkeiten? Das solltest du unbedingt vermeiden. Denn: Unzufriedene Mitarbeiter arbeiten weniger effizient, sind häufiger krank und denken häufiger über Kündigung nach. Achte also darauf, dass die Mitarbeiter zufrieden sind und nehme etwaige Trennungsgründe unter die Lupe.

Entlassungsgespräche sind eine gute Möglichkeit, um die Ursache für die Personalfluktuation zu diagnostizieren. In diesen Gesprächen kannst du die individuellen Kündigungsgründe herauszufinden, die Mitarbeiter bewegen, das Unternehmen zu verlassen und diesen aktiv entgegenwirken. Um Mitarbeiter zu halten, gibt es viele Optionen. Hier ein kleiner Überblick:

• Erhöhe Gehälter.
• Spreche regelmäßiges Lob aus.
• Biete Schulungen für Mitarbeiter an.
• Organisiere regelmäßige soziale Veranstaltungen.
• Beziehe die Mitarbeiter in übergeordnete betriebliche Entscheidungen ein.

Blockquote: „Bessere Zusammenarbeit der Belegschaft bedeutet bessere Produktivität, also betone den Austausch von teamübergreifenden Problemlösungen so weit wie möglich.“

5. Behalte Personalausgaben im Blick

Eine weitere Möglichkeit, die Produktivität zu steigern, ist das effiziente Management der Personalausgaben; schließlich sind diese ein wesentlicher Teil der Geschäftsausgaben. Im Blick zu behalten, wie, wann und weshalb Mitarbeiter Geld für etwas, beispielsweise Bürobedarf oder eine Geschäftsreise, ausgeben, kann helfen, neue Ziele für dein Business zu formulieren. Mit Zusatzkarten für deine American Express Business Karte behältst du den Überblick.

Fazit: Personalplanung – gut gedacht, perfekt gemacht

Mit unseren Ratschlägen kann es gelingen, den Bedarf an neuem Personal zu ermitteln, die Produktivität der Mitarbeiter hochzuhalten und aufkommende Schwierigkeiten in der Personalplanung bereits im Vorfeld zu verhindern – alle Tipps hier nochmal für dich zusammengefasst:

• Die Grundlage der Personalplanung ist die Identifizierung von Optimierungspotenzialen: Prüfe , ob Handlungsbedarf beim Personal besteht.
• Erkenne Lücken in den Fähigkeiten der Mitarbeiter und investiere in Fort- und Weiterbildungen.
• Verbessere die Zusammenarbeit der Belegschaft, indem du auf moderne Kommunikation setzt.
• Wenn die Personalfluktuation zunimmt, suche das Gespräch mit den Mitarbeitern und lerne daraus für die Zukunft.
• Behalte die Personalausgaben im Blick, um neue Ziele für dein Business zu setzen.