Sprints in der Projektplanung: Effiziente Techniken und Methoden

1. Sprints in der Projektplanung: Effiziente Techniken und Methoden
2. Der Sprint im Projektmanagement: Ein Arbeitskonzept
3. Welche Stolperfallen du im Sprint vermeiden solltest
4. Fazit: Große Scrum-Projekte lassen sich mit Sprints übersichtlich halten
5. FAQ: Häufig gestellte Fragen

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Sprints in der Projektplanung: Effiziente Techniken und Methoden

Im modernen Betrieb ist das Projektmanagement nicht mehr aus dem Arbeitsalltag wegzudenken. Dabei stehen mittlerweile vor allem agile Methoden wie Scrum – ein flexibles Framework zur schrittweisen und teamorientierten Entwicklung von Produkten – im Vordergrund, um möglichst effizient arbeiten zu können. Ein wichtiger Bestandteil sind die sogenannten Sprints in der Projektplanung. Ursprünglich für die IT angedacht, können Sprints in der Projektplanung aber auch für zahlreiche andere Branchen adaptiert werden.

Als Projektmanager:in erfährst du hier, wie die Sprints richtig geplant werden, worauf es beim Kick-off-Meeting ankommt und wie der Sprint-Review abläuft. Denn nur mit der richtigen Planung und Umsetzung lassen sich Sprints gewinnbringend für ein Projekt einsetzen.

Der Sprint im Projektmanagement: Ein Arbeitskonzept

Wenn du in deiner Arbeit als Projektmanager:in auf agile Methoden setzen möchtest, spielen Sprints eine entscheidende Rolle. Während Scrum und Co. früher hauptsächlich in IT-Projekten eingesetzt wurden, lässt sich das Prinzip mittlerweile auch für viele andere Branchen adaptieren. Wichtig ist dabei, den Sprint richtig zu planen, um den Erfolg garantieren zu können. Zwar handelt es sich nur um eine Etappe im gesamten Projekt, vom Kick-off-Meeting bis zur Review gibt es aber viel zu tun.

Bei Sprints in Scrum handelt es sich um einzelne Arbeitsetappen, die zeitlich klar definiert sind. So können komplexe Projekte übersichtlich gemacht werden und die Beteiligten verlieren nie ihr aktuelles Ziel aus den Augen. Wichtig ist hier aber auch, dass du als Projektverantwortliche:r das große Ganze im Blick behältst. Ansonsten droht die Gefahr, sich in den Scrum-Sprints zu verlieren und die einzelnen Sprint-Ziele dem Gesamtziel unterzuordnen.

Sprint Planning – Was Projektmanager:innen wissen müssen

Wenn du agile Sprints in der Projektplanung implementieren möchtest, steht zu Beginn einmal die Planung. Dabei wird das Ziel festgelegt, welches am Ende der fixen Timebox erreicht werden soll. Wird das Ziel in der vorgegebenen Zeit nicht erreicht, gilt der Sprint als gescheitert. In der Regel dauert ein Sprint maximal einen Monat, kürzere Intervalle sind aber ebenfalls möglich.

Gut zu wissen: Der offizielle Scrum Guide sieht einen vollen Arbeitstag für die Planung eines einmonatigen Projektmanagement-Sprints vor.

Beim Sprint Planning sind neben dir als Projektverantwortliche:r auch noch alle anderen Personen aus dem Scrum-Team dabei. Auf gemeinschaftlicher Ebene wird dann festgelegt, welche Ziele innerhalb der vorgegebenen Zeit realisiert werden müssen. Bei einem IT-Projekt hat hier der:die jeweilige Product Owner:in das Zepter in der Hand.

Der Daily Scrum als Ritual

Als Projektverantwortliche:r bist du dafür zuständig, die täglichen Besprechungen während des Sprints zu organisieren. Dabei stimmt sich das gesamte Team in maximal 15 Minuten über den aktuellen Ist-Stand ab. So kann jederzeit kontrolliert werden, ob die Timeline des Projektmanagement-Sprints eingehalten wird oder ob es zu Verzögerungen an gewissen Stellen kommt.

Sprint Review als Vorbereitung für den nächsten Sprint

Am Ende der agilen Sprints in der Projektplanung steht stets ein Review mit dem gesamten Scrum-Team. Hier geht es darum, den Ist-Stand mit dem Soll-Stand abzugleichen. Der große Unterschied zum klassischen Projektstatusbericht ist hierbei, dass die Ergebnisse nicht bewertet werden. In erster Linie wird mit dem Abschluss des Scrum-Sprints die Grundlage für den nächsten Teilbereich des gesamten Projekts geschaffen.

Drei wichtige Fragen im Sprint Review sind:

• Wurden die Ziele im Sprint erreicht?
• Gab es zeitliche oder inhaltliche Hindernisse?
• Welche Grundlagen können für den nächsten Sprint in der Projektplanung vorbereitet werden?

Welche Stolperfallen du im Sprint vermeiden solltest

Als Scrum Master bist du hauptverantwortlich dafür, dass die Sprints in Scrum am Ende auch von Erfolg gekrönt sind. Dabei gilt es jedoch, bekannte Stolperfallen zu vermeiden, da ansonsten einige Probleme vorprogrammiert sind. Da für den Sprint im Projektmanagement nicht allzu viel Zeit bleibt, sollte die Phase im agilen Projekt nicht überladen werden. Zu viele Themen sorgen dafür, dass bereits bei kleinen Problemen eine zeitliche Verzögerung auftritt.

Vor allem bei Anfänger:innen im Bereich der Projektleitung passiert es häufig, dass die zeitliche Komponente oft etwas zu eng bemessen wird. Bleibt im Sprint nicht genügend Zeit für die Qualitätssicherung, droht das Projekt auf wackeligen Beinen zu stehen. Vorab ist es daher sehr empfehlenswert, dass du die Velocity deines Teams berechnest – also die durchschnittliche Arbeitsmenge, die ein Team innerhalb eines Sprints abschließen kann.

Dafür musst du lediglich die Punktzahlen der einzelnen User Story addieren, die im Sprint tatsächlich erledigt wurden. So kannst du dann die Planung für die weiteren Projektmanagement-Sprints in der Projektplanung vornehmen, ohne dass es zu zeitlichen Problemen kommt. Die Velocity ändert sich während eines Scrum-Projekts in der Regel nur dann, wenn einzelne Personen ausfallen.

Fazit: Große Scrum-Projekte lassen sich mit Sprints übersichtlich halten

Ob du nun in der IT tätig bist oder ein Scrum-Projekt für einen anderen Use Case anwenden möchtest – Sprints sind eine Möglichkeit im agilen Projektmanagement, um große Projekte in kurze Etappen zu teilen. So bleiben die Aufgaben jedes einzelnen Teammitglieds immer klar und man kann sich Schritt für Schritt zum großen Erfolg arbeiten. Wichtig ist dabei vor allem, die zeitliche Komponente nicht zu unterschätzen.

FAQ: Häufig gestellte Fragen

Was ist die Definition von Sprint im Projektmanagement?

Im Projektmanagement bezeichnet ein Sprint eine festgelegte Zeiteinheit, in der spezifische Aufgaben und Ziele innerhalb eines Gesamtprojekts erreicht werden sollen. Diese Methode wird besonders im agilen Projektmanagement verwendet, um Effizienz und Flexibilität in der Projektentwicklung zu fördern.

Wie lange dauert ein Scrum-Sprint?

Ein Scrum-Sprint sollte in der Regel nicht länger als vier Wochen dauern. Für diese maximale Dauer ist eine Planungsphase von einem Arbeitstag vorgesehen. Abhängig vom Projekt kann der Sprint aber auch kürzer ausfallen.

Woran lässt sich der Erfolg eines agilen Sprints messen?

Da die Ergebnisse des agilen Sprints nicht bewertet werden, lässt sich der Erfolg ausschließlich anhand der erreichten Ziele innerhalb der Zeitvorgabe messen. Die Timebox gilt als erfolgreich absolviert, wenn alle To-dos abgeschlossen wurden.