Belege scannen leicht gemacht: Welche App zu deinem Business passt

1. Digital starten: Deine größten Vorteile beim kostenlosen Belegescan
2. Wenn kostenlos zu knapp wird: Grenzen der Gratis-Scan-Apps
3. Mehr Power für deine Buchhaltung: Wann sich Profi-Apps lohnen
4. So wird Buchhaltung einfach, schnell und effizient
5. FAQ: Häufige Fragen und Antworten

Digital starten: Deine größten Vorteile beim kostenlosen Belegescan

Kostenlose Scan-Apps für Rechnungen und Belege sind ein idealer Einstieg in die digitale Buchhaltung, besonders wenn du Gründer:in oder Inhaber:in eines kleinen Unternehmens bist. Sie straffen Abläufe, sparen Zeit und vermeiden Tippfehler dank automatischer Texterkennung (OCR).

Im digitalen Archiv werden alle Belege geordnet und sind jederzeit abrufbar – ein klarer Vorteil für deine Buchhaltungsarbeit und ein zuverlässiger Rettungsanker bei Steuerprüfungen.

Mit Accountable und Papierkram stellen wir dir zwei Apps zum Scannen von Belegen vor, die dabei auf unterschiedliche Schwerpunkte setzen:

Accountable: Intuitive Buchhaltung für Selbstständige

Accountable richtet sich vor allem an Freelancer:innen und Solo-Selbstständige, die Buchhaltung und Steuererklärung mobil managen wollen. Die App überzeugt mit einfacher, intuitiver Bedienung, integrierter Bankkonto-Verknüpfung und KI-gestützten Funktionen – Letzteres vor allem beim Einscannen per Kamera.

Die KI erkennt dabei automatisch Datum, Betrag und den Lieferanten. Darüber hinaus unterstützt dich Accountable bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) sowie der Umsatzsteuer-Voranmeldung und bereitet Steuererklärungen rechtssicher und GoBD-konform vor.

In der kostenlosen Basisversion Accountable Free kannst du bis zu fünf Belege pro Monat scannen. Wer mehr erfassen möchte und mehr Funktionen wünscht, kann auf kostenpflichtige Tarife ab 15,50 Euro pro Monat umsteigen.

Papierkram: Klassiker für kleine Teams und Projekte

Papierkram erfasst, speichert und ordnet Belege und Rechnungen. Neben der klassischen Buchhaltung bietet die App auch Funktionen wie Zeiterfassung, Projektmanagement und Teamwork – ideal, wenn du mehrere Aufträge oder Nutzer:innen koordinierst. Der Fokus liegt auf der Desktop-Nutzung, ergänzt durch eine solide Mobile App.

Papierkram Free ist dauerhaft kostenlos und deckt alle wichtigen Basis-Features ab, z. B. Belegverwaltung, Rechnungserstellung und Zeiterfassung. Wenn du zusätzliche Funktionen wie Bankkonto-Integration, Steuerexport und Mahnwesen benötigst, sind diese ab 9,90 Euro pro Monat verfügbar.

Wenn kostenlos zu knapp wird: Grenzen der Gratis-Scan-Apps

Kostenlose Scan-Apps erleichtern den Einstieg, doch sie stoßen schnell an ihre Grenzen: Die Anzahl der Scans, Speicherplatz und Nutzerzugänge sind oft limitiert. Wichtige Funktionen wie die Verknüpfung mit anderer Software, automatische Steuerberechnung oder Multiuser-Zugänge fehlen meist.

Wer im Unternehmen ein hohes Belegvolumen hat, viel im Team arbeitet, Wert auf rechtssichere Archivierung legt und detailliertes Reporting braucht, sollte ein Upgrade auf kostenpflichtige Tools in Erwägung ziehen.

Unser Tipp: Wie weit sich Workflows optimieren lassen, erfährst du in unserem Artikel über automatisierte Buchhaltung.

Mehr Power für deine Buchhaltung: Wann sich Profi-Apps lohnen

Profi-Apps bringen noch mehr Automatisierung und Komfort in deine Buchhaltung. Sie bündeln Beleg- und Rechnungsmanagement zu einem digitalen Rundum-sorglos-Paket und wachsen mit den Anforderungen deines Unternehmens. Besonders sinnvoll sind sie für Firmen mit großem Belegaufkommen, komplexen Geschäftsprozessen oder für Scale-ups, die ihre Abläufe skalierbar gestalten wollen.

Ein Beispiel ist GetMyInvoices, das nahezu den gesamten Finanz-Workflow automatisiert. Die Buchhaltungsapp synchronisiert sich automatisch mit über 10.000 Portalen, scannt sogar mehrseitige Dokumente, erkennt Inhalte per KI und liefert Echtzeit-Reports.

Multiuser-Zugänge, nahtlose Übergaben an Steuerberater:innen und Schnittstellen wie DATEV sparen dir wertvolle Zeit und minimieren Fehler. Wie nützlich das ist, erfährst du in unserem Artikel GetMyInvoices: Schluss mit nerviger Belegsuche.

So wird Buchhaltung einfach, schnell und effizient

Kostenlose Scan-Apps sind ideal für den Einstieg, für Freelancer:innen und kleine Unternehmen. Wächst aber das Belegvolumen oder steigen die Anforderungen, ist der Umstieg auf eine professionelle Lösung oft sinnvoll. Egal, wie klein oder groß dein Business ist: Mit der passenden App erledigt sich die Buchhaltung fast von selbst – und das ist definitiv angenehmer als jeder Zahnarzttermin.

FAQ: Häufige Fragen und Antworten