Das digitale Abrechnungstool für Ihre Buchhaltung

 So stellen Sie die Verbindung zwischen Amex Expense und Ihrem DATEV Konto her: Hier finden Sie eine detailiierte Anleitung. 

www.datev.de/partner-onboarding

www.datev.de/datenservices-rechnungswesen

www.datev.de/hilfe/...

1007329 –  DATEV-Datenservices Rechnungswesen als Kanzlei über die MyDATEV Mandantenregistrierung einrichten

1020677 –  MyDATEV Mandantenregistrierung für Unternehmen: DATEV-Cloud-Anwendungen selbst inBetrieb nehmen

1008036 –  DATEV Buchungsdatenservice: Buchungsstapel und Stammdaten im Rechenzentrum perDATEV-Format holen

1080654 –  Erste Schritte DATEV SmartLogin

1021087 –  Bereitgestellte Buchungsdaten und Stammdaten können nicht abgerufen werden

1004055 –  Mandantengenutzte Beraternummer löschen

1021087 –  DATEV Buchungsdatenservice kündigen

Service-Video:  Buchungsstapel und Stammdaten im Rechenzentrum per DATEV-Format holen (link auch im Dokument 1008036)

Um diesen Service nutzen zu können, müssen Sie über DATEV Unternehmen online verfügen und das Paket Buchungdsdatenservice bestellen. Folgen Sie der Anleitung von DATEV, um die erforderlichen Berechtigungen einzurichten. Stimmen Sie dann im Amex Expense Tool dem Datentransfer zu, und American Express kann Ihre Daten zu DATEV exportieren.

Wenden Sie sich für die DATEV-Einrichtung an Ihre Steuerberatungskanzlei. Diese muss Mitglied bei DATEV sein. Sie haben noch keine Steuerberater:innen? Dann gehen Sie auf Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer – SmartExperts.

Wenn es darüber hinaus fachliche Fragen von Endkunden gibt, die den „Buchungsdatenservice“ betreffen, sind diese an die Programmhotline zu richten, unter:

• Anfragen von Kanzleien: Tel-Nr. 0911 319-38600
• Anfragen von Unternehmen: Tel-Nr. 0911 319-38606

Der Buchungsdatenservice wird direkt über den DATEV Arbeitsplatz freigeschaltet. Mehr zum Buchungsdatenservice.

Der zentrale Bestell- und Registrierungsprozess erfolgt über die MyDATEV Mandantenregistrierung. Mehr wird nicht benötigt.

Alle Informationen zum Einrichten des Buchungsdatenservice finden Sie hier. Meistens erfolgt die Einrichtung über die Steuerberatungskanzlei. Unter bestimmten Voraussetzungen kann auch das Unternehmen selbst den Buchungsdatenservice einrichten.

In DATEV Unternehmen online können Sie die aus Amex Expense übermittelten Daten einsehen und weiterverarbeiten. 

Sie können mit dem Amex Expense Tool Ihre eigenen Ausgabekategorien und Konten anlegen, unabhängig davon, welchen Kontenrahmen Sie nutzen. Je nach verwendeter Ausgabenkategorie bzw. Kontentyp (z. B. Aufwandskonten oder MwSt.-Konten) muss lediglich die Anzahl der Ziffern berücksichtigt werden. Voreingestellt ist der SKR03, in dem die Konten vier Ziffern haben.

Der komplette Bestell- und Registrierungsprozess erfolgt über die MyDATEV Mandantenregistrierung und wird von der Steuerberatungskanzlei durchgeführt. Falls benötigt, erhält sie kostenfrei Unterstützung über das DATEV-Partner-Onboarding. Danach können Sie sofort Reports an DATEV übermitteln.

Zusätzlich muss in DATEV Unternehmen online mindestens ein Bestand in DATEV Belege online angelegt sein sowie die entsprechenden Rechte in der DATEV Rechteverwaltung online. Unter Leistungsbeschreibung DATEV Buchungsdatenservice (1 Vorausgesetzte DATEV-Programme, technische Voraussetzungen > Leistungsbeschreibung DATEV Rechteverwaltung online (Dok.-Nr. 0904234) finden Sie weitere Informationen dazu.

Im Servicevideo zum DATEV Buchungsdatenservice wird gezeigt, wie man Buchungsstapel und Stammdaten im Rechenzentrum per DATEV-Format holt. Hier finden Sie das Servicevideo auf Youtube oder auf der DATEV-Website. 

Weitere Anleitungen finden Sie im Dokument 1008036.

Bitte beachten Sie: Beim Einlesen und Verarbeiten der Daten in DATEV-Rechnungswesen müssen Sie im letzten Screen bei „Stapel bei der Verarbeitung zusammenfassen“ ein Häkchen setzen.

Ja, Sie können in den Einstellungen von Amex Expense die Ausgabenkategorien und den Kontenrahmen im gewohnten DATEV-Format anlegen. Die/Der Administrator:in entscheidet beim Monatsabschluss, ob die Unternehmensausgaben in Form eines Reports intern verwendet werden, oder ob sie auch DATEV zur Verfügung gestellt werden.

Business Gold Card oder Business Platinum Card Inhaber:innen müssen beim Setup des Amex Expense Tools dem Datenaustausch mit DATEV zustimmen und die technische Verbindung herstellen. Danach muss die/der Administrator:in die entsprechenden Reports zum Versand freigeben.

Mit unserer Schnittstelle zu DATEV können Sie alle Unternehmensausgaben und Belege mit Ihrer DATEV-Software DATEV Unternehmen online synchronisieren. Die mit Datum, Betrag, MwSt. und Kostenstellen befüllten Ausgabekategorien übertragen Sie in Form eines Reports. Die Schnittstelle speist dabei Ihre Unternehmensausgaben direkt in das Kassenbuch in DATEV Unternehmen online ein. Mit Amex Expense können Sie Ihre Reports schnell und einfach an DATEV senden. Der DATEV Belegtransfer ist damit nicht mehr notwendig. So sehen Sie und Ihre Steuerberatungskanzlei sämtliche Ausgaben Ihrer American Express Business Card mit den dazugehörigen Belegen und Rechnungen in DATEV Unternehmen online. Hier erfahren Sie mehr über die DATEV-Schnittstelle.

Ja. Ihr Unternehmen kann bis zu drei Genehmigungsstufen in Amex Expense einrichten.

Der Kostenrahmen SKR03 ist voreingestellt. Sie können auch Ihren eigenen Kostenrahmen in einer CSV-Datei hochladen oder einzelne Konten anpassen.

Laden Sie die verfügbare CSV-Datei herunter. Kopieren Sie die ersten beiden Spalten Ihres DATEV-Kontenplans (Nummer und Beschreibung) in die CSV-Datei und laden Sie die Datei im Anschluss wieder hoch.

Ja, die/der Administrator:in sendet die Daten jeden Monat an DATEV.

Reports stehen als PDF oder im CSV-Format zur Verfügung.

Nur Administrator:innen sind berechtigt, die Synchronisierung mit DATEV und den Versand auszuführen.

Die Daten sind nach dem Versand des Reports sofort in DATEV verfügbar.

Die/Der Administrator:in entscheidet, wann die Daten bzw. der Report versendet werden.

Gehen Sie als Administrator:in in die Organisationsansicht und hier in die Einstellungen. Im Ausgabenmanagement sind die Ausgabenkategorien angegeben. Durch Anklicken der einzelnen Kategorien öffnet sich ein Fenster, in dem das passende Konto bestimmt werden kann. Bitte beachten Sie die Zuordnung des korrekten Steuersatzes; das Häkchen in der Checkbox darf allerdings nicht gesetzt sein.

Überprüfen Sie das Datum der Rechnung im Report und stellen Sie sicher, dass es mit den Einstellungen im Tab „Integrationen“ im Administrationsmodus im Einklang ist.

Beim Einrichten des DATEV Cloud-Services muss die/der Steuerberater:in einmalig pro Mandant:in festlegen, welche Personen berechtigt sind, Daten über den DATEV Cloud-Service zu übermitteln.

Das erfolgt mit der MyDATEV Mandantenregistrierung. Mehr dazu finden Sie im DATEV HelpCenter.

Falls Steuerberater:innen dabei Unterstützung benötigen, steht ihnen das Partner-Onboarding kostenfrei zur Verfügung. Hier kann Ihre/Ihr Steuerberater:in einen Termin vereinbaren.

Alle Ausgaben Ihres Unternehmens, die Sie in Amex Expense erfasst haben, können Sie an DATEV senden. Bitte richten Sie dafür die gewünschten Zahlungsmethoden in den Einstellungen unter dem Reiter „Integrationen“ ein.

Bitte überprüfen Sie, ob Sie dem Datentransfer im Amex Expense Tool zugestimmt haben und die Verbindung zu DATEV erfolgreich hergestellt wurde. Prüfen Sie zudem, ob Sie alle benötigten Einstellungen vorgenommen haben. In der Menüleiste auf der linken Seite darf kein rotes Dreieck sichtbar sein.

Für das Amex Expense Tool zuständige Administrator:innen können die Verbindung einrichten, vorausgesetzt, DATEV-Berechtigte führen die Authentifizierung mit ihren Log-in-Daten für sie durch.

Im Bereich „Meine Konten“ können Sie die Transaktionen Ihrer Haupt- und Zusatzkarten einsehen.

Der/Die Administrator:in legt die Personen im Unternehmen fest, die berechtigt sind, Ausgaben und Abrechnungen freizugeben.

Wichtiger Hinweis: Im Bereich „Meine Organisation“ > Genehmigung“ mussder/die Administrator:in die Genehmigung aktivieren und die Einstellungen vornehmen. Es können bis zu drei Genehmigungsstufen eingerichtet werden. Das heißt: Müssen Ausgaben von mehreren Personen freigegeben werden, können dafür bis zu drei Genehmigende hinterlegt werden.

• Gehen Sie auf „Meine Konten“.
• Klicken Sie auf das Pluszeichen neben der Transaktion, für die Sie eine Abrechnung erstellen möchten.
• Klicken Sie auf das Symbol mit der Kamera. Sie haben dann die Möglichkeit, ein Foto aufzunehmen oder einen bereits fotografierten Beleg aus der Bibliothek auszuwählen.
• Der Beleg wird analysiert und Ausgabenkategorie, Kaufdatum, Betrag, Mehrwertsteuer und Währung werden automatisch ausgelesen.
• Überprüfen Sie die erfassten Daten und ergänzen Sie bei Bedarfeine Beschreibung oder wichtige Informationen.
• Danach klicken Sie auf Speichern.
• Die Transaktion wird in der Übersicht als „Nicht eingereichte Ausgabe“ angezeigt.
• In „Meine Konten“ können Sie sehen, aus welchen Transaktionen Sie Ausgaben erstellt haben.
  

• Klicken Sie in der Übersicht auf das Pluszeichen und wählen Sie „Neue Ausgabe“.
• Fotografieren Sie Ihren Beleg mit der angezeigten Kamera.
• Der Beleg wird analysiert und Ausgabenkategorie, Kaufdatum, Betrag, Mehrwertsteuer und Währung werden automatisch ausgelesen. Überprüfen Sie,ob die Informationen mit Ihrem Beleg übereinstimmen.
• Ergänzen Sie bei Bedarf eine Beschreibung oder wichtige Informationen.
• Danach klicken Sie auf Speichern.
• Die Transaktion wird in der Übersicht als „Nicht eingereichte Ausgabe“ angezeigt und kann im Anschluss zur Freigabe gesendet werden.
  

Wenn Sie eine Ausgabe erstellen oder einer vorhandenen Ausgabe einen Anhang hinzufügen möchten, können Sie ein Foto machen oder ein vorhandenes Bild hochladen. Dafür können Sie folgende Dateiformate nutzen: BMP, PNG, JPEG, GIF, PDF

Wenn Sie mit der App ein Foto des Beleges machen, erscheint das Symbol „Zuschneiden“. Damit aktivieren Sie den automatischen Zuschnitt, sodass nur der Beleg im Bild zu sehen ist. Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie den Beleg auf dunklem Hintergrund fotografieren.

Klicken Sie auf die Ausgabe und danach auf die angezeigte Ausgabenkategorie. Sie können jetzt eine andere Kategorie auswählen.

Unter „Nicht eingereichte Abrechnungen“ finden Sie alle gespeicherten Abrechnungen, die Sie noch nicht eingereicht haben. Klicken Sie auf die Abrechnung, die Sie bearbeiten möchten.Unter „Beschreibung“ können Sie den Namen der Abrechnung ändern. Auf der rechten Seite (in der App im unteren Bereich) sehen Sie die Ausgaben,die in einer Abrechnung enthalten sind. Wenn Sie eine der enthaltenen Ausgabenbe arbeiten möchten, klicken Sie auf diese Ausgabe. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“.

Am Desktop: Gehen Sie im Menü auf „Ausgabenabrechnungen“. Im Bereich „Eingereichte Abrechnungen“ oder „Bezahlte Abrechnungen“ (je nach Einstellung des Unternehmens) können Sie alle eingereichten oderbezahlten Abrechnungen einsehen.

In der App: Klicken Sie auf das Symbol „Liste“, um eingereichte oderbezahlte Abrechnungen einzusehen.

Sie können digitale Rechnungen einfach an expense@amex.findity.com weiterleiten. Der Beleg muss nur von einer E-Mail-Adresse gesendetwerden, die in Amex Expense hinterlegt ist. In Ihrem Konto wird auf der Basis automatisch eine neue Ausgabe erstellt.

Es ist möglich, mehrere E-Mail-Adressen in Ihrem Konto zu hinterlegen.Unter „Einstellungen“ können Sie weitere E-Mail-Adressen hinzufügen. Sie können auch mehrere Belege in einer E-Mail versenden.

Wenn Sie auf eine Abrechnung klicken, sehen Sie alle darin enthaltenen Ausgaben. Hier können Sie die Ausgabe auswählen, die Sie entfernen möchten, und die Abrechnung im Anschluss speichern.

Wenn Sie die Ausgabe komplett aus Amex Expense löschen möchten, gehen Sie zur Übersicht. Die gerade aus dem Bericht entfernte Ausgabe befindet sichunter „Nicht eingereichte Abrechnungen“. Klicken Sie auf die Ausgabe und wählen Sie „Löschen“.

Wir empfehlen Ihnen, Ihre Abrechnung zu erstellen, wenn alle Ausgaben dafür abgeschlossen sind. Fügen Sie alle nicht eingereichten Ausgaben einer Abrechnung bei und reichen Sie diese zur Genehmigung ein.

Die Aufbewahrungspflicht ist abhängig vom Unternehmen. Bitte prüfen Sie die jeweilige Regelung mit Ihrer/Ihrem Administrator:in und/oder Steuerberater:in.

Laden Sie die verfügbare CSV-Datei herunter. Kopieren Sie die ersten beiden Spalten Ihres DATEV-Kontenplans (Nummer und Beschreibung) in die CSV-Datei und laden Sie die Datei im Anschluss wieder hoch.

Die Aufbewahrungspflicht ist abhängig vom Unternehmen. Bitte prüfen Sie die jeweilige Regelung mit Ihrer/Ihrem Administrator:in und/oder Steuerberater:in.

Die Aufbewahrungspflicht ist abhängig vom Unternehmen. Bitte prüfen Sie die jeweilige Regelung mit Ihrer/Ihrem Administrator:in und/oder Steuerberater:in.

Die Aufbewahrungspflicht ist abhängig vom Unternehmen. Bitte prüfen Sie die jeweilige Regelung mit Ihrer/Ihrem Administrator:in und/oder Steuerberater:in.

Die Aufbewahrungspflicht ist abhängig vom Unternehmen. Bitte prüfen Sie die jeweilige Regelung mit Ihrer/Ihrem Administrator:in und/oder Steuerberater:in.

Amex Expense kann von allen Mitarbeiter:innen im Unternehmen genutzt werden,sie benötigen dafür keine American Express Karte.Wenn Sie jedoch American Express Zusatzkarten und den Zugang zuAmex Expense vergeben, haben Sie einen besseren Überblick und mehrKontrolle über Ihre Geschäftsausgaben.

Für Ihr Unternehmen kann das bestehende Konto übernommen werden.Sie müssen jedoch Ihre neue Karte mit Amex Expense verknüpfen, damitSie Ihre Transaktionen einsehen können.

Ganz einfach: Gehen Sie im Amex Expense Tool zu „Meine Konten“ undklicken Sie auf „Verbindung hinzufügen“. Sie werden dann auf die Anmeldeseite von American Express weitergeleitet. Dort geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein. Nachdem Sie Ihre American Express Business Card mit Amex Expense verbunden haben, können Sie Ihre Transaktionen unter „Meine Konten“ einsehen.

Ja. Im Bereich „Meine Konten“ können Sie mehrere Karten im Tool registrieren. Klicken Sie dafür einfach auf den Pfeil, der nach rechts zeigt, und fügen Sie eine neue Verknüpfung hinzu.

Im Bereich „Meine Konten“ können Sie über das Klicken auf die Pfeile (rechts/links) zwischen den einzelnen Karten wechseln. Sie sehen jeweils dieTransaktionen der ausgewählten Karte und können dafür Ausgaben erstellen.

Nein, die Verknüpfung von Amex Expense ist nur mit Ihrer American Express Karte möglich. Sie können jedoch jegliche Art von Rechnungen und Belegen im Tool hochladen und erfassen.

Ganz einfach: Gehen Sie im Amex Expense Tool zu „Meine Konten“ und klicken Sie auf „Verbindung hinzufügen“. Sie werden dann auf die Anmeldeseite von American Express weitergeleitet. Dort geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein. Nachdem Sie Ihre American Express Business Card mit Amex Expense verbunden haben, können Sie Ihre Transaktionen unter „Meine Konten“ einsehen.

Gehen Sie zur Ansicht „Organisation“ und dann in den Bereich „Benutzer“. Hier können Sie Benutzer:innen auswählen und löschen.

Gehen Sie zur Ansicht „Organisation“ und in den Bereich „Benutzer“. Hier können Sie Administrator:innen mit einem Häkchen entfernen oder hinzufügen.