Leitfaden für das Feedbackgespräch: So gehst du vor

Was ist ein Feedbackgespräch und welche Ziele hat es?
Der richtige Ablauf eines Feedbackgesprächs
Als Führungskraft Feedbackgespräche vorbereiten
Neuen Mitarbeitenden Feedback geben
Konstruktiv Feedback geben und Fehler vermeiden
Leitfaden: Das Feedbackgespräch klar, wertschätzend, wirksam führen
FAQ: Häufige Fragen und Antworten

Alles Wichtige auf einen Blick

In einem Feedbackgespräch geben Führungskräfte ihren Mitarbeitenden Rückmeldungen zu Leistung, Verhalten und Entwicklungsmöglichkeiten. Richtig vorbereitet und strukturiert stärkt es Vertrauen, Motivation und die Bindung ans Unternehmen. Mit einem klaren Ablauf – von Gesprächseinstieg über Selbstreflexion bis hin zum Dialog und Abschluss – wird Feedback konstruktiv und zielgerichtet vermittelt.

Besonders bei neuen Mitarbeitenden sollten Feedbackgespräche regelmäßig stattfinden, um Orientierung zu geben und Unsicherheiten frühzeitig zu reduzieren. Führungskräfte können diese Gespräche nutzen, um die Zusammenarbeit zu verbessern und selbst wertvolles Feedback zu erhalten.

Was ist ein Feedbackgespräch und welche Ziele hat es?

Ein Feedbackgespräch ist ein geplanter Dialog zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden, der meist in regelmäßigen Abständen stattfindet. Ziel ist es, Rückmeldung zu geben, Erfolge anzuerkennen und Entwicklungspotenziale zu benennen. Durch transparente Kommunikation kann das Vertrauen steigen und beide Seiten können sich auf gemeinsame Ziele einigen.

Konstruktiv geführte Feedbackgespräche steigern die Motivation und die Bindung von Mitarbeitenden zum Unternehmen. Sie schaffen Klarheit und verbessern die Leistung. Für dich als Führungskraft sind sie eine Gelegenheit, selbst Feedback zu erhalten und an den Rückmeldungen des Teams zu wachsen.

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Der richtige Ablauf eines Feedbackgesprächs

Grundsätzlich führst du den Termin am besten an einem ruhigen Ort und mit ausreichend Zeit durch. Gute Feedbackgespräche sollten zwar keiner starren Checkliste folgen, dennoch ist ein klarer Ablauf sehr sinnvoll. Mit diesem strukturierten Aufbau ist im Feedbackgespräch genug Raum für alle wichtigen Themen:

Phase 1: Gesprächseinstieg

Um eine positive und konstruktive Stimmung zu schaffen, gibst du am besten einen persönlichen Einstieg, zum Beispiel mit etwas Smalltalk. Bedanke dich bei deinem Teammitglied für seine Zeit und zeige ihm dadurch Wertschätzung.

Phase 2: Selbstreflexion

Im nächsten Schritt kann dein Teammitglied sich selbst einschätzen, zum Beispiel mit diesen Fragen:

Was lief zuletzt gut bei mir?
Wo gab es Herausforderungen?
Was hat sich verändert?
Welche Erfolge gab es und welche Ziele wurden erreicht?
Wie zufrieden bin ich mit meinen aktuellen Aufgaben?

Die Ergebnisse aus dieser Gesprächsphase liefern dir wertvolle Anknüpfungspunkte für dein eigenes Feedback.

Phase 3: Feedback der Führungskraft

Anschließend gibst du Rückmeldung aus deiner Perspektive. Kommuniziere dabei klar und nenne konkrete Beispiele aus dem Arbeitsalltag. Positives Feedback sollte dabei nicht zu kurz kommen.

Ein Mann gestikuliert mit den Händen während eines Gesprächs mit einer Person an einem Tisch mit Laptop. — Klare Kommunikation und Wertschätzung sind von einer guten Führungskraft im Feedbackgespräch zu erwarten.

©vgajic/iStock

Phase 4: Dialog und Perspektiven

Gib deinem Teammitglied nun Gelegenheit, auf dein Feedback einzugehen. Sprecht über mögliche Veränderungen und Ziele sowie über Entwicklungsperspektiven und Wünsche. Dabei kann es beispielsweise um neue Aufgaben oder eine Weiterbildung gehen. In dieser Phase ist auch Raum für Feedback deines Teammitglieds an dich.

Phase 5: Abschluss

Dokumentiere im letzten Schritt, was besprochen wurde und welche nächsten Schritte geplant sind. Eventuell könnt ihr ein Folgegespräch vereinbaren, um den Status zu prüfen. Der Abschluss des Gesprächs sollte immer positiv und mit einem Blick nach vorn ausfallen.

So nutzen Arbeitgeber Feedbackgespräche

Eine Umfrage von Kienbaum Consultans zeigt, wie Unternehmen in der DACH-Region Feedbackgespräche handhaben:

In 71 Prozent der befragten Unternehmen finden Feedbackgespräche jährlich statt.
Nur 38 Prozent wollen den jährlichen Rhythmus beibehalten. Häufig ist mehr Flexibilität bei der Frequenz gewünscht.
Wichtigste Themen sind konkretes Feedback zur Zusammenarbeit sowie eine Einschätzung zu Skills und Kompetenzen.
Als weniger wichtig werden Zielvereinbarungen und Gespräche zur Unternehmenskultur bewertet.
Grundlagen für die Gespräche sind vor allem das Feedback der Führungskraft und die Selbsteinschätzung des Teammitglieds. In geringerem Umfang fließen auch Rückmeldungen anderer Führungskräfte, Kundenfeedback und Peer-Feedback ein.

Als Führungskraft Feedbackgespräche vorbereiten

Ein erfolgreiches Feedbackgespräch braucht Vorarbeit – idealerweise auf beiden Seiten. Bitte also deine Mitarbeitenden, sich ebenfalls auf den Termin vorzubereiten. Bei der Vorbereitung eines Feedbackgesprächs als Führungskraft sind diese Aspekte wichtig:

Informationen zusammentragen: Sammle alle wichtigen Informationen zu Arbeitsweise, Leistung und Verhalten des Teammitglieds. Dafür kannst du auch Rückmeldung von anderen Mitarbeitenden einholen.
Ziele definieren: Überlege dir, was deine eigenen Ziele für das Gespräch sind. Welche Perspektiven möchtest du entwickeln und welche eventuellen Probleme ansprechen?
Eigene Kommunikation planen: Gerade bei schwierigen Themen kannst du vorab planen, wie du sie ansprechen möchtest und welche Formulierungen konstruktiv wirken. Überlege dir Fragen statt Aussagen, um leichter in einen Dialog zu kommen.

Durch eine gute Vorbereitung machst du dir selbst das Gespräch leichter und zeigst gleichzeitig deinem Team, dass du das Thema ernst nimmst und dir seine Entwicklung am Herzen liegt.

Neuen Mitarbeitenden Feedback geben

Mit neuen Teammitgliedern solltest du regelmäßige Feedbackgespräche führen. So stellst du sicher, dass sie mit ihren Aufgaben gut zurechtkommen und dass du von eventuellen Problemen frühzeitig erfährst. Plane diese Gespräche am besten von Anfang an ein, zum Beispiel alle vier Wochen.

In der frühen Phase der Zusammenarbeit sollte es eher um Orientierung gehen als um Bewertung. Abläufe, Erwartungen und die Unternehmenskultur sind wahrscheinlich ungewohnt für die neuen Mitarbeitenden. Achte deshalb besonders darauf, ermutigendes Feedback zu geben und ihnen Unsicherheiten zu nehmen.

Eine Frau in Business-Kleidung sitzt an einem Schreibtisch an einem Laptop und schaut auf ein Papierblatt in ihrer Hand. — Eine gründliche Vorbereitung durch die Führungskraft ist entscheidend für den Erfolg eines Feedbackgesprächs.

©insta_photos/iStock

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Konstruktiv Feedback geben und Fehler vermeiden

In einem Feedbackgespräch kannst du als Führungskraft deine Mitarbeitenden entweder motivieren und inspirieren – oder sie verunsichern. Um Letzteres zu vermeiden, setze auf konstruktives Feedback, bleibe also immer sachlich, lösungsorientiert und respektvoll. Das gelingt dir, indem du diese Fehler vermeidest:

Keine Persönlichkeitsmerkmale kritisieren: Verzichte auf Formulierungen wie „Du bist …“, mit denen du Merkmale kritisierst, die sich nur schwer ändern lassen. Beziehe dich stattdessen auf konkrete Verhaltensweisen.
Keine Pauschalurteile fällen: Statt Aussagen mit „immer“ oder „nie“ zu treffen, nenne Beispiele aus der Zusammenarbeit. Andernfalls fühlt sich dein Teammitglied grundsätzlich angegriffen.
Nicht das Gespräch dominieren: Achte darauf, nicht zu viel zu reden und so das Gespräch an dich zu reißen. Höre deinen Mitarbeitenden zu und lasse einen Dialog entstehen.
Keine Perspektiven vernachlässigen: Vermeide reine Kritik ohne Lösungsorientierung. Sprich immer darüber, was sich verbessern kann, und sorge so für einen positiven, zukunftsorientierten Ausblick.

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Leitfaden: Das Feedbackgespräch klar, wertschätzend, wirksam führen

Gute Feedbackgespräche sind viel mehr als ein Pflichttermin: Sie sind ein Führungsinstrument, das Vertrauen, Motivation und Weiterentwicklung der Mitarbeitenden fördert. Dafür braucht es allerdings eine sorgfältige Vorbereitung und einen klaren Ablauf.

Folge am besten einem Leitfaden in Feedbackgesprächen, einem klaren Ablauf von Gesprächseinstieg über Selbstreflexion bis hin zum Dialog und Abschluss. Stelle dich auf dein Gegenüber ein, formuliere Kritik immer konstruktiv und vermeide Schuldzuweisungen und Verallgemeinerungen. Nutze außerdem die Gelegenheit, selbst Feedback zu erhalten.

Ein Tipp: Wenn du deinem Team mehr Verantwortung geben möchtest, sind die Kreditkarten für Mitarbeitende, die American Express anbietet, eine gute Möglichkeit. Mit der Business Platinum Card oder der Business Gold Card kannst du bis zu 99 kostenlose Zusatzkarten für dein Team beantragen und dadurch selbst mehrfach profitieren.*

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FAQ: Häufige Fragen und Antworten

Was ist ein Feedbackgespräch im Unternehmen?

Ein Feedbackgespräch ist ein strukturierter Austausch zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden. Ziel ist es, Leistungen zu reflektieren, Erfolge anzuerkennen und Entwicklungspotenziale zu besprechen. Die Gespräche können Motivation und Zusammenarbeit stärken.

Wie bereite ich mich als Führungskraft auf ein Feedbackgespräch vor?

Plane ausreichend Zeit ein, wähle einen ruhigen Ort und bereite konkrete Beispiele vor. Überlege dir, welche Themen du ansprechen möchtest, und formuliere sowohl positives Feedback als auch konstruktive Hinweise.

Wie läuft ein Feedbackgespräch idealerweise ab?

Ein gutes Feedbackgespräch folgt fünf Phasen: Gesprächseinstieg, Selbstreflexion der Angestellten, Feedback der Führungskraft, gemeinsamer Dialog über Ziele und Perspektiven sowie ein positiver Abschluss mit konkreten Vereinbarungen.

Welche Fehler sollten Führungskräfte bei Feedbackgesprächen vermeiden?

Führungskräfte sollten einseitige Kritik, fehlende Vorbereitung und unklare Aussagen vermeiden. Feedback sollte immer respektvoll, konkret und lösungsorientiert sein, um Vertrauen und Motivation zu fördern.

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Feedbackgespräch: Leitfaden für Führungskräfte