Effizient planen: Fünf Organisations-Apps, mit denen du Zeit sparst

1. Evernote: Ordnung auf deinem virtuellen Schreibtisch
2. Trello: Aufgaben im Team planen und abarbeiten
3. Todoist: Ideal für strukturierte Einzelkämpfer
4. Microsoft To Do: Berliner Start-up-App im neuen Design
5. Zenkit To Do: Nicht nur für Buddhisten sehr praktisch
6. Die beste Tagesplaner-App: Wie findest du sie?

Evernote: Ordnung auf deinem virtuellen Schreibtisch

Mit Evernote bringst du Übersicht in deine Inhalte und Aufgaben: In deinem Evernote-Konto speicherst du online Notizen, Grafiken und Dokumente wie Fotos, PDF- und Word-Dateien, Inhalte aus deinem Google-Kalender oder auch handgeschriebene Task-Listen.

Die Software sortiert alle Informationen nach Wunsch, indiziert sie für die Suchfunktionen und zeigt dir, was du noch erledigen musst. Auf Grundlage deiner Inhalte erstellst du schnell und bequem To-do-Tabellen oder Checklisten. Die Aufgaben arbeitest du dann nach Wunsch am Handy oder Computer ab – und siehst beim nächsten Einloggen in den Dienst, was du bereits erledigt hast. Einzelne Informationen oder ganze Notizbücher kannst du zudem bequem mit anderen Evernote-Nutzern teilen.

Apps: für Android, iOS, Web, Windows, macOS und Linux

Preis: Bei der kostenlosen Grundversion ist die Synchronisation auf zwei Geräte und der Upload auf 65 Megabyte im Monat beschränkt. Die Professional-Version für Einzelpersonen kostet rund neun Euro pro Monat.

Nice to know: Neben dem Urgestein mit dem Elefantenkopf-Logo gibt es ein reiches Angebot an Zusatztools, die den Funktionsumfang erweitern.

Trello: Aufgaben im Team planen und abarbeiten

Als Trello-Nutzer:in verwaltest du die Projekte deines Teams über Trello-Boards. Das sind übersichtlich angeordnete Aufgabenlisten und Karten, die die Aktivitäten nach der Kanban-Methode für Arbeitsmanagement in „zu erledigen“, „in Arbeit“ und „erledigt“ aufteilen. Eine Zeitleiste hilft bei der gemeinsamen Projektplanung, und in einer Tabellenansicht kannst du Aufgaben verschiedener Boards zusammenführen.

Der primär für Arbeitsgruppen bestimmte Dienst bietet Checklisten für To-dos, ermöglicht das Kommentieren von Inhalten, das Anhängen von Dateien und das Zuweisen von Aufgaben an dich und die Teammitglieder. Ein Dashboard liefert Statistiken zu laufenden Projekten.

Apps: für Android, iOS, Web, Windows, macOS

Preis: Mit der kostenlosen Grundversion lassen sich bis zu zehn Boards pro Arbeitsbereich erstellen. Die Premium-Version kostet ab zehn Dollar monatlich pro Person.

Nice to know: Du kannst Inhalte auch ohne Internetverbindung bearbeiten. Bei der nächsten Verbindung werden die Änderungen mit den Team-Boards synchronisiert.

Todoist: Ideal für strukturierte Einzelkämpfer

Du suchst ein persönliches Aufgaben-Tool, um deine To-do-Listen und Aufgaben zu organisieren? Todoist ist genau dafür bestens geeignet. Damit organisierst du deine Aufgaben an einem virtuellen Schreibtisch. Im Rahmen von Projekten benennst du Tasks, definierst Unteraufgaben, legst Zeitrahmen und bis zu vier Prioritätsstufen fest und sorgst für rechtzeitige Erinnerungen.

Apps: für Android, iOS, Web, Windows, macOS und Linux

Preis: Die Grundversion ist kostenlos, aber auf fünf Projekte beschränkt. Die Business-Version kostet fünf Euro pro Nutzer:in und Monat. Darin kannst du Aufgaben bis zu 50 Menschen pro Projekt zuweisen.

Nice to know: Du kannst Todoist in zahlreiche Anwendungen integrieren, unter anderem in den Google-Kalender, Alexa oder Microsoft Teams – und so zum Beispiel eine Chat-Nachricht in eine Todoist-Aufgabe umwandeln.

Microsoft To Do: Berliner Start-up-App im neuen Design

Das Organisationstool To Do beruht auf Wunderlist – einer App des Berliner Start-ups 6Wunderkinder, das Microsoft 2015 aufgekauft hat. Entsprechend stellte der US-Konzern auch einige Zeit eine Importfunktion für alte Wunderlist-Inhalte bereit. Über die Liste „Mein Tag“ organisierst du deine Aufgaben auf einer Zeitschiene. Aufgaben kannst du auch teilen, etwa mit deiner Familie, und dich an Termine erinnern lassen.

Microsoft sieht To Do als Ergänzung zu seinen Office-Tools. Der simple Task-Manager lässt sich entsprechend leicht etwa in Office 365 und Outlook einbinden. Neben To Do führt Microsoft übrigens auch seine Notizblock-App OneNote weiter.

Apps: für Android, iOS, Web, Windows, macOS

Preis: kostenlos

Nice to know: Wer Wunderlist nachtrauert, kann auf einen Nachfolger hoffen, den ehemalige Wunderlist-Programmierer:innen angekündigt haben. Der Starttermin ist allerdings noch unbekannt.

Zenkit To Do: Nicht nur für Buddhisten sehr praktisch

Im Zen-Buddhismus geht es um das Erleben des gegenwärtigen Augenblicks. Mit dem Zenkit To Do organisierst du hingegen deine Zeit auch über den Augenblick hinaus. Die App bietet klassische Listen zur Aufgabenerstellung und Projektorganisation, Kommentar- und Erinnerungsfunktionen und einen Offline-Modus. Für mehr Übersichtlichkeit sollen „intelligente Listen“ sorgen, in denen du Aufgaben nach Kriterien wie „wichtig“ oder „mir zugewiesen“ markierst. Eine Besonderheit: Die Daten werden DSGVO-konform auf Servern in Frankfurt gespeichert.

Apps: für Android, iOS, Windows, macOS, Linux

Preis: Die kostenlose Grundversion erlaubt Projekte mit bis zu acht Nutzer:innen, 100 Listen und bis zu 10.000 Aufgaben, bietet aber nur 500 Megabyte Online-Speicherplatz. Die Business-Version kostet 19 Euro pro Monat und Nutzer:in.

Nice to know: Gut für internationale Teams: Die Oberfläche der Organisations-App unterstützt neben Deutsch auch Französisch, Portugiesisch, Italienisch, Spanisch, Koreanisch, Russisch und traditionelles Chinesisch.

Die beste Tagesplaner-App: Wie findest du sie?

Jeder Mensch und jedes Team organisiert sich anders. Entsprechend vielfältig ist auch das Angebot an Apps. Am besten probierst du mehrere Apps aus, bevor du dich für eine davon und ihre „Ordnungsphilosophie“ entscheidest. Beim Testen der kostenlosen Grundversion findest du schnell heraus, ob sie zu deinem Arbeitsstil passt. Denn jede App hilft auf ihre ganz eigene Weise bei der Organisation des Alltags und dem Voranbringen von Projekten.