Wie mache ich ein Briefing?

1. Was ist ein Briefing und wofür wird es genutzt?
2. Was ist der Unterschied zwischen Re- und Debriefing?
3. Wie unterscheiden sich internes und externes Briefing?
4. Welche Tipps helfen bei der Erstellung eines Briefings?
5. Warum ist Weiterbildung für ein gutes Briefing wichtig?

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Definition Briefing

Unter dem Begriff Briefing versteht man eine Kurzanweisung vor einem Projektstart. Hierbei werden die wichtigsten Informationen für eine bestimmte Aufgabe besprochen, darunter die Problemstellung, Ziele, Zielgruppen, To-dos, das Timing und Budget sowie die Vorstellungen und Wünsche für das Projekt. Die Kurzanweisung soll sicherstellen, dass alle Beteiligten dasselbe Verständnis vom Projekt und dessen Aufgaben haben. Denn nur so können alle auf Basis derselben Vorgaben und Informationen zielgerichtet arbeiten.

Die Vorteile eines gut strukturierten Briefings:

• Klarheit und Transparenz: Alle Beteiligten wissen, was zu tun ist und was erwartet wird
• Zeitersparnis: Weniger Rückfragen und Missverständnisse im Projektverlauf
• Qualitätssicherung: Bessere Ergebnisse durch präzise Anforderungen
• Kosteneffizienz: Vermeidung teurer Nachkorrekturen und Änderungsschleifen
• Risikominimierung: Frühzeitiges Erkennen von Herausforderungen

Ein mangelhaftes oder fehlendes Briefing führt dagegen häufig zu Fehlinterpretationen, ineffizienten Prozessen und letztendlich zu Ergebnissen, die nicht den Erwartungen entsprechen. Dies kann nicht nur die Kosten in die Höhe treiben, sondern auch das Vertrauen und die Arbeitsmoral im Team beeinträchtigen.

Was ist ein Re- und Debriefing?

Neben Briefings empfiehlt es sich im Unternehmensalltag, bei Projekten auch Re- und Debriefings durchzuführen. Beim Rebriefing handelt es sich um einen Informationsaustausch, der einige Zeit nach dem Briefing stattfindet. Hierbei werden die wichtigsten Punkte rund um ein Projekt noch einmal besprochen und offene Fragen geklärt, um Missverständnisse und Unklarheiten zu vermeiden.

Beim Debriefing hingegen findet eine Nachbesprechung des Projekts nach dessen Abschluss statt. Ziel des Debriefings ist es, wertvolle Erkenntnisse über die Stärken und Schwächen des Projekts zu gewinnen und daraus Optimierungsmaßnahmen für zukünftige Projekte abzuleiten.

Internes und externes Briefing: Das sind die Unterschiede

Briefings können sowohl extern als auch intern stattfinden. Externe Briefings sind an externe Dienstleister wie etwa (Marketing-)Agenturen gerichtet, die ein Projekt umsetzen sollen. Es kann sich beispielsweise um ein Projekt zur Erstellung einer Werbekampagne handeln.

Ein internes Briefing hingegen findet innerhalb des eigenen Unternehmens statt und richtet sich an alle Mitarbeitenden, die an einem Projekt beteiligt sind. Ein typisches Beispiel für ein internes Briefing ist die Einführung einer neuen Unternehmenssoftware.

Beim Thema Briefing lautet die Devise: kurz und knackig. Aber auch ein solider Aufbau und eine gründliche Vorbereitung dürfen bei einem guten Briefing nicht fehlen. Wie dir das für deine künftigen Projekte gelingt? Mit unseren 9 Tipps bist du bestens vorbereitet, um gelungene Briefings zu erstellen! Nehmen wir als Beispiel den Relaunch einer Unternehmenswebsite:

1. Lege die Problemstellung dar und beschreibe die Zielgruppe

Beginne dein Briefing mit einer ausführlichen Beschreibung der Problemdarstellung, die den Bedarf für das Projekt – in diesem Fall den Relaunch – erklärt. Ist deine Website beispielsweise veraltet und entspricht nicht mehr den Kundenbedürfnissen? Die Absprungrate ist zu hoch? Auch eine unübersichtliche Navigation oder schlechte Lesbarkeit der Inhalte können zur Problemstellung zählen.

2. Nimm deine Zielgruppe genau unter die Lupe

Beschreibe zunächst möglichst genau, welche Zielgruppe mit dem Projekt erreicht werden soll. Halte die wichtigsten Informationen über diese Zielgruppe fest. Dazu zählen beispielsweise demografische Merkmale wie Alter, Geschlecht oder Wohnort. Auch Informationen über die Bedürfnisse und Erwartungen der Zielgruppe sind relevant, um die Briefing-Inhalte entsprechend auszurichten.

3. Stelle dein Unternehmen vor

Gerade bei externen Briefings ist es wichtig, dass du die Projektbeteiligten über dein Unternehmen informierst. Zu den entscheidenden Unternehmensinformationen zählen unter anderem:

• Branche
• Größe
• Konkurrenz
• Vision
• Stärken und Schwächen
• Marktsituation und -positionierung

Internes vs. externes Briefing: Die wichtigsten Unterschiede

Je nachdem, ob du mit internen Teams oder externen Dienstleistern zusammenarbeitest, muss dein Briefing unterschiedliche Schwerpunkte setzen. Beide Briefing-Arten haben ihre eigenen Besonderheiten, die es zu beachten gilt.

Die Wahl der richtigen Briefing-Art hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Komplexität des Projekts, die Erfahrung der Beteiligten und die Art der Zusammenarbeit. Bei einer eingespielten internen Marketingabteilung kann ein kurzes Briefing ausreichen, während die Zusammenarbeit mit einer neuen Agentur ein detailliertes externes Briefing erfordert.

4. Stelle klar, welche Zielsetzungen verfolgt werden

Einen weiteren wichtigen Teil des Briefings machen die festgelegten Projektziele aus. Das Ziel eines Website-Relaunchs wäre beispielsweise die Erhöhung der Conversion Rate oder der Verweildauer. Formuliere deine Ziele klar und messbar, um im Nachgang den Projekterfolg evaluieren zu können.

5. Beschreibe das Vorgehen und die Strategie

Zur Erstellung eines vollständigen Briefings zählt auch eine Beschreibung des Vorgehens und der Strategie für das Projekt. Bringe alle Schritte in eine sinnvolle Reihenfolge und beschreibe den Ablauf so detailliert wie möglich, damit alle Beteiligten genau wissen, was bei welchem Schritt zu tun ist.

6. Lege Timings fest

Erstelle einen Zeitplan, in dem der voraussichtliche Projektzeitraum sowie verbindliche Termine und Deadlines festgelegt werden. Berücksichtige dabei auch eventuelle Abwesenheiten der Projektbeteiligten, etwa durch Urlaube. Bestimme außerdem, in welchen Zeitabständen Berichterstattungen und Projektauswertungen stattfinden sollen.

7. Bestimme einen klaren Budgetrahmen

Ein gutes Briefing zu schreiben, bedeutet auch, vor dem Projektstart das verfügbare Budget zu kennen. Berücksichtige dabei alle Kosten, die im Zusammenhang mit dem Projekt anfallen könnten, und plane regelmäßige Budgetkontrollen ein. Um alle Kosten im Blick zu behalten, solltest du einen Budgetplan erstellen.

8. Bestimme alle Projektbeteiligten und lege Verantwortlichkeiten fest

Um ein Projekt erfolgreich umzusetzen, sollten alle Beteiligten und ihre jeweiligen Verantwortlichkeiten klar definiert und kommuniziert sein. Berücksichtige bei der Zusammenstellung des Projektteams die Kompetenzen und Kenntnisse, die für die einzelnen Aufgaben erforderlich sind.

9. Führe regelmäßige Erfolgskontrollen durch

Nach Projektabschluss sollte eine regelmäßige Erfolgsüberprüfung stattfinden, um die Wirksamkeit der Arbeit zu überwachen. Dadurch kannst du frühzeitig Schwachstellen erkennen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen.

Nun weißt du, wie man ein gutes Briefing erstellt – aber wie macht man eigentlich …?

Die Antwort auf diese umfassende Frage haben wir für wichtige Begriffe rund ums Business für dich in einer Artikelreihe zusammengestellt: Von Wettbewerbsanalyse bis Subunternehmen – hier findest du eingängige How-tos, wertvolle Insights und nützliche Tipps.

• Wie mache ich eine Umsatzprognose?
• Wie mache ich einen Elevator Pitch?
• Wie mache ich einen Businessplan?
• Wie gründe ich ein Subunternehmen?
• Wie mache ich eine Marktanalyse?
• Wie mache ich eine Wettbewerbsanalyse?
• Wie mache ich einen Budgetplan?
• Wie mache ich eine SWOT-Analyse?
• Wie mache ich eine Employer-Branding-Strategie?
• Wie mache ich ein Brandbook?

Wie mache ich einen Workshop?