Wie mache ich einen Budgetplan?

1. Budgetplan: eine Definition
2. Budgetplan erstellen: So gelingt Ihnen die Budgetplanung in 5 Schritten
3. Planung ist die eine Sache – Reaktionsvermögen die andere
4. Nun wissen Sie, wie man einen Budgetplan erstellt – aber wie macht man eigentlich …?

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Budgetplan: Was ist das genau?

Unter dem Begriff Budgetplan versteht man eine Aufstellung der finanziellen Mittel, mit deren Hilfe Unternehmen die Liquidität für eine Planungsperiode überwachen können. Meist umfasst eine solche Planungsperiode ein komplettes Geschäftsjahr. Indem Sie einen Budgetplan erstellen, erhalten Sie einen Überblick über die Verteilung aller geplanten Einnahmen und Ausgaben in einem bestimmten Geschäftsbereich. Übergeordnetes Ziel einer Budgetierung im Unternehmen ist die effektivere Umsetzung von strategischen Langzeitzielen.

Warum ist ein Budgetplan für Unternehmen unverzichtbar?

Ein durchdachter Budgetplan ist weit mehr als eine lästige Pflichtübung – er ist das Navigationssystem für Ihr gesamtes Unternehmen. Studien zeigen, dass Unternehmen mit einem strukturierten Budgetplan eine erhöhte Wahrscheinlichkeit haben, ihre Geschäftsziele zu erreichen als solche, die ohne klaren finanziellen Fahrplan agieren.

In wirtschaftlich unsicheren Zeiten wird ein präziser Budgetplan zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Er ermöglicht Ihnen, nicht nur zu reagieren, sondern proaktiv zu agieren. Während viele der Unternehmen ohne Budgetplan bei unerwarteten finanziellen Herausforderungen Schwierigkeiten haben, können Unternehmen mit einem durchdachten Budget flexibler auf Veränderungen reagieren und strategische Entscheidungen auf Basis solider Daten treffen.

Die 5 wichtigsten Vorteile eines Budgetplans

• Finanzielle Transparenz: Klarer Überblick über Einnahmen, Ausgaben und Cashflow
• Zielfokussierung: Ausrichtung aller finanziellen Entscheidungen an Unternehmenszielen
• Frühwarnsystem: Rechtzeitige Erkennung finanzieller Engpässe
• Effizienzsteigerung: Optimale Ressourcenzuweisung und Vermeidung von Verschwendung
• Erfolgsmessung: Klare Kriterien zur Bewertung geschäftlicher Entwicklungen

Budgetplan erstellen: So gelingt Ihnen die Budgetplanung in 5 Schritten

Die Budgetplanung in Unternehmen umfasst verschiedene Stufen, die unterschiedlich aufwendig bzw. komplex sind und sich auf verschiedene inhaltliche Aspekte fokussieren. Die folgenden Schritte bilden eine solide Grundlage für Ihre Budgetierung:

1. Werfen Sie einen Blick auf die Einnahmen und Ausgaben des letzten Geschäftsjahres

Zu Beginn Ihrer Budgetplanung ist es empfehlenswert, die Einnahmen und Ausgaben der vorangegangenen Geschäftsperiode zu betrachten. Bewerten Sie hierbei die Effektivität der Budgetnutzung des Vorjahrs, indem Sie signifikante Abweichungen identifizieren. Werfen Sie beispielsweise einen Blick auf den Cashflow: Stimmte dieser mit Ihrer letzten Einschätzung überein? Wurden konstante Einkünfte erzielt oder gab es jahreszeitliche Schwankungen?

Je realistischer Ihre Budgetplanung ausfällt, umso erfolgreicher wird Ihr Unternehmen langfristig am Markt agieren können. Es ist ratsam, ein Meeting mit den jeweiligen Budgetverantwortlichen zu vereinbaren, um gemeinsam zu evaluieren, wie wirksam das geplante Budget eingeteilt wurde.

2. Erstellen Sie eine Prognose des erwarteten Umsatzes

Die Grundlage jeder Budgetierung im Unternehmen bildet die Ermittlung der verfügbaren finanziellen Mittel. Darum umfasst der zweite Schritt Ihres Finanzplans eine Prognose des Umsatzes aus den verschiedenen Einkommensquellen Ihres Unternehmens. Die Schätzung stützt sich dabei auf die Zahlen und Werte des vorangegangenen Geschäftsjahrs.

3. Feste, variable und Mehrausgaben bestimmen

Unternehmensausgaben setzen sich aus den festen, variablen sowie Mehrkosten zusammen. Im dritten Schritt ihrer Budgetplanung müssen Sie all diese Ausgaben bestimmen. Die Fixkosten fallen unabhängig vom unternehmerischen Geschäftserfolg an und sind langfristig steuerbar. Zu den festen Ausgaben zählen typischerweise Gehälter, Löhne, Mietkosten, Lizenz-Gebühren, Versicherungen, Zinsen und Kreditrückzahlungen sowie Nebenkosten wie Internet oder Strom.

Anschließend werden die variablen Ausgaben aufgelistet. Im Vergleich zu den festen Kosten lassen sich bei den variablen Kosten kurzfristig Einsparungen umsetzen. Zu den klassischen variablen Kosten im Unternehmen gehören Dienstreisen, Fremdleistungen, Marketingstrategien, Rohstoff- und Energiekosten sowie Investitionen und Spenden.

Die letzte Budgetkategorie, die Sie bei der Erstellung Ihrer Budgetplanung berücksichtigen sollten, sind die voraussichtlichen Mehrkosten. Diese fallen zwar oft hoch aus, werden jedoch nur einmal getätigt. Dazu zählen beispielsweise Events, Unternehmenszusammenschlüsse und -übernahmen oder Beratungsleistungen. Um auch auf unvorhergesehene Ereignisse budgettechnisch vorbereitet zu sein, sollten Sie eine Mehrausgabe als Reserve einplanen.

4. Planen Sie den Einsatz verfügbarer Finanzmittel

Nun kommt es zu einer der anspruchsvollsten Aufgaben im Rahmen des Budgetierungsprozesses: festzulegen, in welche konkreten Projekte oder Abteilungen die verfügbaren Gelder verteilt werden. Hierfür geben die Führungskräfte zunächst ein Gesamtbudget vor, das auf die Erfüllung der Unternehmensziele ausgerichtet ist (top-down). Anschließend werden die Einzelbudgets von den dezentralen Planungsabteilungen der Geschäftsleitung vorgeschlagen (bottom-up).

Nun wird in einem Vergleich mit dem Gesamtbudget überprüft, ob die vorgelegten Budgetanträge mit den definierten Zielen vereinbar sind und möglicherweise angepasst werden müssen. Dies schließt die Entscheidung mit ein, welchen Projekten und Abteilungen keine finanziellen Ressourcen zur Verfügung gestellt werden.

Indem Sie einen Budgetplan erstellen, erhalten Sie einen Überblick über die Verteilung aller geplanten Einnahmen und Ausgaben in einem bestimmten Geschäftsbereich.

5. Praktizieren Sie eine transparente Kommunikation und offene Fehlerkultur

Auch nach der Budgetierung darf ein letzter Schritt nicht fehlen: eine klare Kommunikation mit allen am Budgetplanungsprozess involvierten Parteien. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten – von der Unternehmensleitung über Vorgesetzte bis hin zu Mitarbeitenden – wissen, wie das Budget zur Erreichung der Unternehmensziele eingesetzt wird und welche individuellen Erwartungen zu erfüllen sind.

Abschließend empfiehlt es sich, offen für kritische Rückmeldungen, aufkommende Zweifel sowie Beschwerden zu sein. Schließlich kann es vorkommen, dass im Budgetplanungsprozess nicht alle relevanten Punkte beachtet wurden oder neue Erkenntnisse hinzukommen, die eine Anpassung des bereits erstellten Finanzplans erfordern.

Planung ist die eine Sache – Reaktionsvermögen die andere

Auch mit dem detailliertesten Budgetplan können Sie plötzlich vor unvorhergesehenen finanziellen Herausforderungen stehen. Beispielsweise, wenn mit Ihrem Absatz auch Ihre Vorlagen rasant wachsen. Mit American Express® Business Karten profitieren Sie von einem Liquiditätsvorteil von bis zu 58 Tagen und haben mehr Kontrolle über Ihren Cashflow und den Zeitpunkt Ihrer Zahlungen. So bleiben Sie finanziell flexibel und verfügen jeder Zeit über das Geld, das Ihr Unternehmen benötigt, um zu wachsen.

Die richtigen Tools für Ihre Budgetplanung

Eine effiziente Budgetplanung erfordert die richtigen Werkzeuge. Von einfachen Excel-Tabellen bis hin zu spezialisierten Softwarelösungen – die Auswahl an Budgetplanungs-Tools ist groß. Die optimale Lösung hängt von der Größe Ihres Unternehmens, der Komplexität Ihrer Finanzstrukturen und Ihren spezifischen Anforderungen ab.

Grundsätzlich lassen sich Budgetplanungs-Tools in folgende Kategorien einteilen:

Unabhängig von der gewählten Lösung sollte Ihr Budgetplanungs-Tool folgende Grundfunktionen bieten:

• Übersichtliche Darstellung von Plan- und Ist-Daten
• Möglichkeit zur Analyse von Abweichungen
• Berechnung von Kennzahlen und Trends
• Benutzerfreundliche Bedienung
• Anpassbare Berichtsformate

Nun wissen Sie, wie man einen Budgetplan erstellt – aber wie macht man eigentlich …?

Die Antwort auf diese umfassende Frage haben wir für wichtige Begriffe rund ums Business für Sie in einer Artikelreihe zusammengestellt: Von SWOT-Analyse bis Elevator Pitch – hier finden Sie eingängige How-tos, wertvolle Insights und nützliche Tipps.

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• Wie mache ich einen Elevator Pitch?
• Wie mache ich einen Businessplan?
• Wie gründe ich ein Subunternehmen?
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