Průvodce pro Administrátory programu

Získejte přístup k informacím, nástrojům a zdrojům, které Vám pomohou spravovat Vaše firemní programy American Express

Jako Administrátor programu dohlížíte na každodenní správu firemních programů American Express a stáváte se spojovacím článkem mezi Vaší společností a American Express. Jde o důležitou úlohu, kterou Vám chceme co nejvíce usnadnit. Tento průvodce správou Vám poskytuje nezbytné informace a kontaktní údaje pro správu programu firemních karet a/nebo účtu Business Travel Account a je tak prvním místem, kde budete hledat odpovědi týkající se Vašeho účtu, ať už jde o možnosti nastavení nebo každodenního řízení.

V případě dalších dotazů nás kdykoli kontaktujte

Program firemních karet

Program firemních karet zajišťuje kontrolu (cestovních) výdajů Vašich zaměstnanců a výhodu v oblasti cashflow. Jde o účinný nástroj pro kontrolu pracovních výdajů zaměstnanců společnosti.

Výhody pro Vaši společnost:

Jednoduchá implementace

Nezávislá na Vašem poskytovateli bankovních služeb.

Karty pro služební výdaje

Efektivní kontrola firemních výdajů a snadný přístup k informacím

Transparentnost a kontrola

Přístup k datům a report výdajů
Denní transfer dat

Možnosti nastavení

Splatnost až 59 dní
Pohodlné metody vyúčtování dle potřeb společnosti

Výhody pro držitele

Pojištění na služební cesty a další výhody pro držitele zlatých karet

Zákaznický servis

Podpora místního Zákaznického servisu
Tým vyhrazený pro správu programu

Účet služebních cest ( BTA)

Účet BTA je centrální karetní účet, který Vaší společnosti umožňuje platby za letenky a služby spojené s cestováním zakoupené od cestovní kanceláře. BTA Vám poskytuje přehlednější a efektivnější řízení cestovních nákladů.

Výhody pro Vaši společnost:

• Účet BTA není napojen na bankovní účet společnosti

• Bezúročné období až 59 dní

• Plná kontrola výdajů – společnost dostává od American Express elektronické výpisy

• Soustavná podpora Zákaznického servisu

• Zabezpečení transakcí

• Snížení počtu plateb – jedna hromadná platba za všechny letenky a služby zakoupené od cestovní kanceláře pomocí účtu BTA

• Bez ročního poplatku za vedení účtu BTA

Program firemních karet

Pojištění na služební cesty

Když Vaši držitelé karty zaplatí cestu pomocí firemní karty American Express, získají také cestovní pojištění.

Úrazové pojištění pro služební cesty

Pojistná smlouva kryje úmrtí nebo invaliditu způsobenou úrazem během služební cesty dopravním prostředkem veřejné dopravy.

Firemní karta American Express – až do výše 3 600 000 Kč
Zlatá Firemní karta American Express – až do výše 5 000 000 Kč

Pojištění léčebných výloh

Pojištění se vztahuje na náklady na lékařskou péči, hospitalizaci a ambulantní léčbu v nemocnici.

V případě Vaší hospitalizace – až 120 000 eur
Na úhrady za zubní pohotovostní vyšetření – až 200 eur

Pojištění pro případ komplikací na cestách

Umožňuje nákup jídla, drobného občerstvení a ubytování v případě závažného zpoždění, zrušení či změny rezervace letu nebo v případě, že držitel karty zmešká navazující let. Pojistka rovněž umožňuje nákup nezbytných toaletních potřeb a oděvu v případě zpoždění osobních zavazadel.

Globální asistenční služby 24/7

Poskytuje informace o pasových, vízových a očkovacích povinnostech, celních předpisech, směnných kurzech, klimatu, cestovních plánech, místních lékařích a překladatelských službách. Rovněž odešle naléhavé zprávy nebo zdravotní informace Vašim přátelům, příbuzným či spolupracovníkům v případě urgentní zdravotní či právní situace.

Osobní majetek – platí pouze pro držitele zlaté firemní karty

Vztahuje se na ztrátu, krádež nebo poškození věcí až do 5000 EUR

Účet služebních cest ( BTA)

Pojištění na služební cesty

Pokud je cestujícímu zaplacena cesta pomocí Účtu služebních cest (BTA), získává také cestovní pojištění. Pojištění poskytuje krytí až do výše 3 600 000 Kč pro služební cesty dopravním prostředkem veřejné dopravy.

Poznámka: V případě úrazu doporučujeme, abyste kontaktovali pojistitele a získali úplné informace o pojištění a procesu uplatnění nároku: +420 272 101 043 (nonstop). Doporučujeme navázat kontakt bezprostředně po úrazu ještě před tím, než podniknete jakékoli další kroky.

Přečtěte si nebo si stáhněte úplné znění podmínek pojištění pro služební cesty:

Zlatá Firemní karta American Express – Podmínky pojištění pro služební cesty

Firemní karta American Express – Podmínky pojištění pro služební cesty

Prémiové výhody pro držitele zlatých firemních karet: Přístup do letištních VIP salónků

Součástí speciální nabídky je bezplatné členství v Priority Pass™, které Vám dává právo k využívání letištních salónků a možnost dvou bezplatných návštěv za každý rok členství v Priority Pass (poznámka: poplatek za každého hosta bude účtován na Vaši zlatou firemní kartu). Po využití těchto dvou návštěv bude držiteli zlaté firemní karty každá další návštěva salónku účtována. Aktuální poplatek najdete ve formuláři Priority Pass

Program firemních karet

My Card Account – výpisy online

Pro přístup k aktuálním transakcím a měsíčním výpisům by měla být karta držitelem zaregistrována ve službě My Card Account www.americanexpress.cz/mycardaccount.

Poznámka:

Měsíční výpisy jsou k dispozici každý měsíc (s výjimkou období, kdy nedošlo k žádným transakcím).
Na žádost společnosti může American Express poskytnout přístup ke službě My Card Account Administrátorovi programu za účelem kontroly položek účtovaných na všech kartách.
Přečtěte si prosím My Card Account manuál pro Administrátory programu

Úhrada zůstatku firemní karty

Debetní zůstatek uvedený ve výpisu by měl být v plné výši uhrazen na konkrétní bankovní účet, jehož číslo je uvedeno na první straně výpisu. Platba by měla být připsána na číslo účtu konkrétní karty nejpozději ke dni uvedenému ve výpisu z karty.

Inkasní platba

Pro aktivaci služby inkasa, kontaktujte prosím Zákaznický servis.

Postup pro podání a vyřízení stížnosti

V případě podání stížnosti, kontaktujte prosím Zákaznický servis.

Další informace ohledně stížností naleznete v manuálu.

Reporty aktuálních výdajů

American Express @Work poskytuje přehled o firemních výdajích a umožňuje jejich třídění dle zvolených kritérií.

Možnost vytvářet šablony, filtrovat data, vytvářet grafy a exportovat údaje do formátů XLS nebo PDF.
Přístup k údajům držitele karty a k údajům o dodavateli na úrovni jednotlivých transakcí.
Čerstvé denní nezaúčtované údaje a přístup k historickým údajům za 27 měsíců.
Snadné sledování týdenních, měsíčních a ročních výdajů pro účely analýzy.
Identifikace a sledování výdajů na dodavatele v průběhu roku pro účely analýzy (souhrnné a podrobné informace pro letenky, lety, ubytování v hotelech, pronájmy aut a dodavatele).

Chcete-li začít používat @ Work, kontaktujte prosím Zákaznický servis American Express

If you have any issues about @ Work functionality, please contact us via email: corporateonlinesupport@aexp.com

Účet služebních cest ( BTA)

Dle zvoleného způsobu úhrady nabízíme různá řešení BTA:

Úhrada BTA na základě výpisů
BTA lze uhradit na základě BTA výpisu, který je k dispozici ve službě My Card Account. Společnost platí všechny transakce uvedené na BTA výpisu jediným bankovním převodem ve prospěch American Express. Pro přístup k aktuálním transakcím a měsíčním výpisům zaregistrujte svůj účet BTA ve službě My Card Account www.americanexpress.cz/mycardaccount.

Přečtěte si prosím My Card Account Manuál pro Administrátory programu

Úhrada účtu BTA na základě faktur
Tato možnost firmě umožňuje uhradit společnosti American Express všechny faktury vystavené v daném měsíci, a to prostřednictvím jediného bankovního převodu. Platba vychází z elektronických reportů, které American Express měsíčně zasílá. Invoice Report a Payment Allocation Report obsahují údaje z faktur vystavených cestovní kanceláří a veškeré podrobné informace o fakturovaných transakcích.

Postup pro podání a vyřízení stížností

V případě stížnosti, kontaktujte prosím Zákaznický servis

Pro více informací ohledně stížností viz manuál.

Program firemních karet

Chip & PIN

Karta je vybavena technologií Chip & PIN, která účinně chrání před neoprávněným použitím karty.
PIN kód se používá pro platby kartou a výběry hotovosti z bankomatů (pokud jsou tyto výběrové služby – tzv. Express Cash – na základě souhlasu firmy aktivovány).
Držitel karty může PIN kód kdykoli změnit nebo odblokovat u jakéhokoli bankomatu sítě Euronet.

ATM Locator – vyhledávač bankomatů ve světě

Bezkontaktní platby

Umožňuje rychlejší platbu zejména nižších částek

Ověřování

Pro zajištění ještě větší bezpečnosti jsme zavedli víceúrovňové ověření. V případě online nákupů a přístupu k Vašemu výpisu můžeme vyžadovat další ověření.

Bezpečné nákupy se SafeKey

Vaši držitelé karet se budou při on-line platbách častěji setkávat s klíčem SafeKey. Ověření je provedeno požadavkem na potvrzení platby oprávněným držitelem karty

Express List – váš seznam důvěryhodných obchodníků

Vzhledem k novým předpisům měníme způsob, jímž Vaši držitelé karty nakupují online, a to zasíláním jednorázových kódů. Pro rychlé, jednoduché a rychlé nákupy na internetu si mohou držitelé karty konkrétní internetové stránky, kde často nakupují, přidat na svůj Express List a my přestaneme jednorázový kód odesílat, s výjimkou případů, kdy bude třeba ověřit, že nákup opravdu provádí držitel karty.

Program firemních karet

Vystavování firemních karet

Firemní karta se vystavuje po obdržení žádosti o vystavení karty, vyplněné a podepsané zaměstnancem a společností / Administrátorem programu.

Aby bylo vyhověno požadavkům zákona o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, požaduje American Express, aby žadatel o kartu přiložil nebo předložil kopii svého platného dokladu totožnosti (občanského průkazu nebo cestovního pasu).

Formulář žádosti o vystavení karty spolu s kopií dokladu totožnosti je třeba zaslat na:

naši emailovou adresu: cardoperationsprague@aexp.com
nebo poštou na adresu: American Express, spol. s r.o., Perlová 371/5, 110 00 Praha 1

Standardní lhůta pro vystavení a doručení firemní karty činí 14 pracovních dnů (počínaje dnem zpracování řádně vyplněné žádosti). Pokud karta nebude doručena ve standardní lhůtě, kontaktujte prosím náš Zákaznický servis

Karta je vybavena technologií Chip & PIN, která účinně chrání před neoprávněným použitím karty. PIN kód se generuje náhodně a zasílá se držiteli karty v samostatné obálce na korespondenční adresu firmy nebo držitele karty. Standardní lhůta pro doručení PIN kód činí 14 pracovních dnů. Pokud PIN kód nebude doručen ve standardní lhůtě, kontaktujte prosím náš Zákaznický servis.

PIN kód se používá pro platby kartou a výběry hotovosti z bankomatů (pokud jsou tyto výběrové služby – tzv. Express Cash – na základě souhlasu firmy aktivovány).
Držitel karty může PIN kód kdykoli změnit nebo odblokovat u jakéhokoli bankomatu sítě Euronet.

ATM Locator – vyhledávač bankomatů ve světě

Aktivace karty

Firemní kartu je po obdržení třeba aktivovat a podepsat. Pro aktivaci karty by měl její držitel kontaktovat Zákaznický servis k firemní kartě American Express® na čísle +420 222 800 333 – číslo je uvedeno na zadní straně karty.

Platnost karty

Standardní doba platnosti firemní karty American Express je 4 roky. Platnost karty končí k poslednímu dni v měsíci uvedeném za „Valid Thru“.

Systém automaticky vygeneruje obnovenou kartu, která by měla být doručena nejpozději 2 týdny před skončením platnosti. Pokud nová karta není doručena dva týdny před skončením platnosti aktuálně používané karty, kontaktujte prosím náš Zákaznický servis.

Ztráta či odcizení karty

Pokud dojde ke ztrátě karty, je nutné ji co nejdříve zablokovat na lince Zákaznického servisu k firemní kartě American Express na čísle +420 222 800 333, která je v provozu 24 hodin denně a 7 dní v týdnu. Karta se okamžitě zablokuje.

V případě ztráty, odcizení či zkopírování karty je odpovědnost držitele karty omezena částkou 50 EUR, dokud není karta zablokována.

Express Cash – výběry hotovosti z bankomatů

Se souhlasem firmy je možné aktivovat službu Express Cash – výběry hotovosti z bankomatů. Službu lze aktivovat volbou „Služba Express Cash“ v žádosti o vystavení karty.

Nebude-li možnost „Služba Express Cash“ na žádosti o vystavení karty zvolena, lze ji aktivovat později vyplněním formuláře Služba Express Cash a jeho odesláním společnosti American Express (poštou nebo e-mailem ve formátu PDF na adresu: cardoperationsprague@aexp.com). Služba Express Cash se aktivuje ke dni zpracování řádně vyplněné žádosti.

ATM Locator – vyhledávač bankomatů ve světě

Limit výdajů

Firemní karta má limit na bezhotovostní výdaje, který se obnovuje po úhradě zůstatku, a týdenní limit pro výběry hotovosti (je-li aktivována služba výběru hotovosti).
Limit pro bezhotovostní transakce a týdenní limit pro výběry hotovosti se zadávají do žádosti o vystavení firemní karty. Limit pro bezhotovostní transakce lze zkontrolovat ve službě My Card Account.
Limit výdajů na firemní kartě a limit pro výběry hotovosti z bankomatů lze změnit písemným pokynem Administrátora programu zaslaným Zákaznickému servisu.