Beste Buchhaltungssoftware: Worauf es tatsächlich ankommt

Die Buchhaltung im Unternehmen ist ein zeitaufwändiges Thema. Ob Ein-Personen-Betrieb oder Großkonzern. Buchhaltungssoftware unterstützt bei den anfallenden Aufgaben und ermöglicht die Automatisierung. Dabei gilt: Je größer das Unternehmen, desto wichtiger wird ein effizientes Tool. Doch auch für Freelancer:innen und Freiberufler:innen ist die beste Buchhaltungssoftware von Bedeutung.

Welches Tool passt also zu deinem Betrieb? Diese Frage kann nicht pauschal beantwortet werden und hängt mit den individuellen Anforderungen zusammen. Dennoch gibt es einige Kriterien, mit denen du die beste Buchhaltungssoftware für dein Unternehmen finden kannst.

Was zeichnet die beste Buchhaltungssoftware aus?

Unabhängig von den Funktionen gibt es einige Faktoren, die bei einer Buchhaltungssoftware entscheidend sind. Sie stellen die Basis für die spätere Nutzung dar und sollten in jedem Fall erfüllt sein.

#1: Benutzerfreundlichkeit

Auch die beste Buchhaltungssoftware wird nach wie vor von menschlichen Usern bedient. Daher spielt die Benutzerfreundlichkeit eine entscheidende Rolle. Die Benutzeroberfläche muss intuitiv und übersichtlich gestaltet sein. Je leichter sich das Tool bedienen lässt, desto effizienter geht auch die tägliche Arbeit von der Hand.

Vor allem in größeren Unternehmen ist es wichtig, dass neue Mitarbeiter:innen in kurzer Zeit eingeschult werden können. Komplexe oder unübersichtliche Workflows haben in einem guten Buchhaltungsprogramm also nichts zu suchen.

#2: Schnittstellen

Damit die Buchhaltungssoftware effizient im Arbeitsalltag eingesetzt werden kann, sollten möglichst viele Schnittstellen angebunden werden können. Für Ein-Personen-Betriebe und Freiberufler:innen ist die direkte Verbindung zu ELSTER besonders praktisch. So kannst du die EÜR am Ende der Steuerperiode im Tool erstellen und anschließend direkt an das Finanzamt übermitteln.

Für größere Betriebe spielt vor allem die DATEV-Schnittstelle eine wichtige Rolle. Denn sehr viele Steuerberater:innen in Deutschland nutzen die Software. Über die Schnittstelle können Steuerberater:innen direkt auf dein System zugreifen und den Jahresabschluss vornehmen. Der Aufwand wird dabei minimiert, was letzten Endes meist auch Kosten spart.

Umsatzstarke Unternehmen mit vielen Mitarbeitern arbeiten häufig mit mehreren Tools. Ob CRM oder WWS – die beste Buchhaltungssoftware ermöglicht Schnittstellen für all diese Programme. So lassen sich Belege und Rechnungen mit Lieferanten und Kunden verknüpfen.

Unabhängig von der Unternehmensgröße ist auch eine Schnittstelle zum Online-Banking empfehlenswert. Wenn Konto und System miteinander verknüpft sind, können Echtzeit-Daten abgerufen werden und die Kontobewegungen müssen nicht manuell in der Buchhaltungssoftware nachgetragen werden.

#3: Support

Mit einem Buchhaltungsprogramm machst du dich von Drittanbietern abhängig. Gibt es ein technisches Problem beim Hersteller, steht das System oft still. Auch bei technischen Fragen kann innerhalb des eigenen Unternehmens oft niemand weiterhelfen. Die beste Buchhaltungssoftware muss daher einen umfangreichen Support zur Verfügung stellen.

Achte darauf, dass du eine direkte Verbindung zum Kundenservice herstellen kannst. Der alleinige Support per E-Mail reicht bei dringenden Anliegen oft nicht aus. Hier ist es wichtig, dass der Anbieter einen telefonischen Kontakt ermöglicht oder als Alternative einen Live-Chat anbietet.

#4 Skalierbarkeit

Nahezu jedes Unternehmen hat Wachstumspläne. Wenn der Umsatz steigt und die Buchhaltung komplexer wird, muss das Buchhaltungsprogramm mit den Anforderungen mitwachsen können. Die Skalierbarkeit sorgt dafür, dass die Software immer an deine Bedürfnisse angepasst werden kann. So lässt sich verhindern, dass der Anbieter mehrere Male gewechselt werden muss.

Wenn Unternehmen die Software ersetzen, ist der Aufwand oft groß. Zudem besteht das Risiko, dass Daten verloren gehen oder es zu Fehlern beim Import kommt. Mit der Skalierbarkeit des Buchhaltungstools bleibt Nutzer:innen dieser Aufwand erspart.

Diese Funktionen muss das beste Buchhaltungsprogramm erfüllen

Welche Funktionen die Buchhaltungssoftware abdecken muss, hängt von deinem Unternehmen ab. Daher ist es wichtig, sich vorab mit der Buchhaltung im Allgemeinen zu befassen und Eckpunkte zu definieren. Nur so kannst du am Ende das beste Buchhaltungsprogramm finden.

Die wichtigsten Funktionen eines Buchhaltungstools:

• Erstellung der EÜR (wenn Unternehmer:innen nicht buchführungspflichtig sind)
• Eignung für Bilanz und GuV (wenn Unternehmer:innen buchführungspflichtig sind)
• Automatisiertes Mahnwesen
• Rechnungslegung aus dem System
• Digitale Belegarchivierung
• Analysen und Reporting

Was kostet die beste Buchhaltungssoftware auf dem Markt?

Eine Buchhaltungssoftware im Unternehmen muss keine teure Investition darstellen. Viele Programme können als Abonnement genutzt werden. Dadurch bleiben hohe Anschaffungskosten aus, was vor allem für Ein-Mann-Betriebe und Freelancer:innen von Bedeutung ist. Doch auch die monatlichen Gebühren halten sich bei vielen Herstellern in Grenzen.

Günstige Buchhaltungstools sind bereits für unter 10 Euro pro Monat erhältlich. Die meisten Anbieter bewegen sich jedoch in einem Bereich zwischen 25 und 50 Euro pro Monat. Selbst von Kleinunternehmer:innen lassen sich diese Beträge problemlos stemmen. Nach oben hin gibt es natürlich keine Grenzen. Mittelständische Betriebe und große Unternehmen benötigen oft individuelle Lösungen.

Die beste Buchhaltungssoftware kann hier auch vier- oder fünfstellige Beträge ausmachen. Die hohen Kosten entstehen in der Regel dadurch, dass individuelle Lösungen programmiert werden müssen oder die Tools sich durch einen besonders breiten Leistungsumfang auszeichnen. Anträge für einen CapEx sind in vielen Unternehmen aber nicht unbedingt notwendig.

Anforderungen kennen: Warum es nicht das perfekte Programm für alle gibt

Welches Tool am besten zu einem Unternehmen passt, lässt sich nicht pauschal sagen. Denn viele Faktoren haben Einfluss darauf, welche Anforderungen du an ein Buchhaltungsprogramm stellst. Während für Kleinunternehmer:innen und Freiberufler:innen vor allem die EÜR von Bedeutung ist, werden größere Betriebe keinen Wert auf diesen Aspekt legen.

Die beste Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer:innen

Kleinunternehmer:innen sind von der Buchführungspflicht befreit und müssen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Dadurch fallen im laufenden Betrieb natürlich weniger Aufgaben in der Buchhaltung an. Dennoch muss am Ende des Jahres eine EÜR beim Finanzamt eingereicht werden. Die lückenlose Auflistung aller betrieblichen Einnahmen und Ausgaben ist dabei eine Grundvoraussetzung.

Wichtig zu wissen: In den Tools kannst du als Selbstbucher:in ohne Steuerberater arbeiten. Dennoch lässt sich die EÜR meist nicht automatisch erstellen. Bei Unklarheiten oder komplexen Steuerfällen solltest du daher immer Rücksprache mit Expert:innen halten.

Den vollen Funktionsumfang eines Buchhaltungstools brauchen Kleinunternehmer:innen in der Regel nicht. Somit ist das teuerste Programm hier nicht automatisch die beste Buchhaltungssoftware. Im Kleingewerbe geht es vor allem darum, Prozesse effizienter zu gestalten.

Die beste Buchhaltungssoftware für Freiberufler:innen

Auch Freiberufler:innen müssen nicht unbedingt auf ein Programm mit vielen Funktionen zurückgreifen. Denn auch sie profitieren von einigen steuerlichen Erleichterungen. Zwar muss die Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden. Die doppelte Buchführung bleibt vielen Freiberufler:innen aber dennoch erspart. Zudem musst du auch keine Gewerbesteuer abführen.

Der Fokus sollte also auch hier vor allem auf einer effizienten Erstellung der EÜR liegen. Zusätzliche Funktionen im Bereich der Steuererklärung braucht es in der Regel nur selten. Beachte aber, dass du im Gegensatz zu Kleinunternehmer:innen umsatzsteuerpflichtig bist.

Die beste Buchhaltungssoftware sollte aber auch Freiberufler:innen im Geschäftsalltag unterstützen. Belegscan, automatisiertes Mahnwesen und Vorlagen zur Rechnungserstellung können dich im laufenden Betrieb unterstützen.

Buchhaltung in der Cloud: State of the Art oder unnötiges Risiko?

Immer mehr Anbieter stellen Cloud-Lösungen für die Buchhaltung zur Verfügung. Diese wissen mit hoher Skalierbarkeit und geringen Kosten zu überzeugen. Kleine Unternehmen und Freelancer:innen profitieren auf den ersten Blick besonders vom innovativen Angebot. Denn die Buchhaltung ist online überall verfügbar. EÜR im Zug erstellen? Mit Cloud-Anwendungen kein Problem mehr. Rechnungen vom Sofa aus schreiben? Jederzeit möglich.

Dennoch gibt es gegenüber der Cloud auch einige kritische Stimmen. Denn sensible Finanzdaten müssen aus der eigenen Hand gegeben werden. Oft ist nicht klar, wo sich die Server des Anbieters befinden. Du kannst auch nicht nachvollziehen, ob deine Daten im Endeffekt tatsächlich gelöscht oder entsprechend verschlüsselt werden.

Im Ein-Mann-Betrieb oder für Freelancer:innen sind solche Lösungen im Bereich der Buchhaltung aber durchaus praktisch. Bereits jetzt sind die meisten Tools nur noch über die Cloud verfügbar. Ab dem Mittelstand dürfte es aber schwer werden, die Vorteile mit den potenziellen Gefahren aufzuwiegen.

Fazit: Die beste Buchhaltungssoftware muss individuell bestimmt werden

Die eine beste Buchhaltungssoftware ist selbst unter den vielen Anbietern und den verschiedenen Tarifmodellen nicht zu finden. Denn die Anforderungen von Selbstständigen und Unternehmen sind individuell. So muss auch jeder selbst bestimmen, welches Tool am besten zum jeweiligen Business-Case passt. Grundlegende Themen wie Benutzerfreundlichkeit oder der Support durch den Hersteller kannst du für einen Vergleich aber durchaus heranziehen.

FAQ

Ist eine Buchhaltungssoftware im Unternehmen verpflichtend?

Es besteht keine Pflicht, auf Buchhaltungstools im Unternehmen zurückzugreifen. In der Praxis sind jedoch nahezu alle Betriebe und Selbstständige auf der Suche nach der besten Buchhaltungssoftware. Denn die Tools erleichtern den Arbeitsalltag und sorgen für mehr Überblick in den Finanzen.

Gibt es die beste Buchhaltungssoftware auch kostenlos?

Leistungsstarke Programme für die Buchhaltung sind in der Regel immer kostenpflichtig. Für Selbstständige gibt es mittlerweile diverse Cloud-Anwendung, die zum günstigen Abo-Tarif genutzt werden können. Kostenlose Tools sind in den meisten Fällen nicht empfehlenswert.

Was sind skalierbare Buchhaltungsprogramme?

Skalierbare Tools können gemeinsam mit dem Unternehmen wachsen. So lassen sich bei Bedarf zusätzliche Funktionen implementieren oder auch entfernen. Die Buchhaltungssoftware kann somit immer an die aktuellen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden.