Ein Geschäftsabschluss im Restaurant bei gutem Essen: In Deutschland können Unternehmer:innen und in manchen Fällen auch Arbeitnehmer:innen Kosten für Geschäftsessen von der Steuer absetzen. Dazu gehören zum Beispiel Aufwände für Mittag- und Abendessen, Getränke oder Trinkgelder. Wichtig ist dabei immer, dass die Mahlzeiten nicht vorwiegend aus privatem Grund stattgefunden haben – und das musst du korrekt nachweisen! Damit das Finanzamt die abgesetzten Kosten akzeptiert, sind außerdem noch andere wichtige Punkte zu beachten.
Bewirtungskosten absetzen: Unternehmer:innen und in einigen Fällen auch Arbeitnehmer:innen können Kosten für Geschäftsessen von der Steuer absetzen.
Nachweis: Wichtig ist, dass die Mahlzeiten vorwiegend aus geschäftlichen Gründen stattgefunden haben und korrekt nachgewiesen werden können.
Bewirtungskosten: Dazu gehören Aufwendungen für Speisen, Getränke oder Trinkgelder bei Bewirtung von Geschäftspartner:innen, Kund:innen oder Mitarbeiter:innen.
Abzugsfähige Höhe: Das Finanzamt akzeptiert 70 Prozent der korrekt nachgewiesenen Bewirtungskosten als steuerlich absetzbare Betriebsausgabe. Bei Verpflegung eigener Arbeitnehmer:innen im Zusammenhang mit dem Unternehmensbetrieb sind die Kosten voll anerkannt.
Bewirtungsbeleg: Ein korrekt ausgefüllter Bewirtungsbeleg ist unerlässlich. Er muss alle verkauften Speisen und Getränke einzeln auflisten sowie den Anlass des Essens konkret beschreiben.
Beispiele für Bewirtungskosten
Bewirtungskosten sind Aufwendungen für Mahlzeiten und Getränke im Zusammenhang mit einer beruflichen oder geschäftlichen Veranstaltung. Sie fallen meistens bei der Bewirtung von Geschäftspartner:innen, Kund:innen oder Mitarbeiter:innen an. Wie der Name schon sagt, musst du dabei andere Personen bewirten und kannst nicht alleine ins Restaurant gehen und für dich selbst Bewirtungskosten absetzen.
Geschäftsessen: Geht ein:e Unternehmer:in aus vorwiegend geschäftlichen Gründen mit anderen Personen in einem Restaurant oder einem anderen Ort essen und zahlt die Rechnung, sind diese Kosten in der Regel bis zu einer bestimmten Höhe als Betriebsausgabe oder Werbungskosten von der Steuer absetzbar.
Neben der eigentlichen Rechnung für Speisen und Getränke können auch Trinkgelder oder Garderobengebühren unter die Bewirtungskosten fallen.
Wer aus geschäftlichen Gründen eine Veranstaltung durchführt, zum Beispiel eine Schulung oder einen Vortrag, kann Verpflegungskosten für die Mitarbeiter:innen oder Gäste oft ebenfalls als Bewirtungskosten absetzen.
Good to know
Unter bestimmten Umständen können auch auf den ersten Blick private Veranstaltungen wie Geburtstagsfeiern oder Hochzeiten die Voraussetzungen zum Absetzen von Bewirtungskosten erfüllen, wenn diese auch eine substanzielle geschäftliche Funktion haben – beispielsweise wenn einige Gäst:innen gleichzeitig auch Geschäftspartner:innen sind.
Bis zu welcher Höhe sind Bewirtungskosten absetzbar?
In der Regel bekommst du die Restaurantrechnung nicht in voller Höhe anerkannt. Das Finanzamt argumentiert, dass die:der Bewirtende durch die gemeinsame geschäftliche Mahlzeit für sich selbst eine private Verpflegung einspart.
Das Finanzamt akzeptiert 70 Prozent der korrekt nachgewiesenen und anerkannten Bewirtungskosten (abzüglich der Umsatzsteuer) aus geschäftlichem Grund als steuerlich absetzbare Betriebsausgabe.
Anders sieht es für Unternehmer:innen aus, die eigene Arbeitnehmer:innen haben und diese nachweislich im Zusammenhang mit dem Unternehmensbetrieb verpflegen. Diese Kosten erkennt das Finanzamt in voller Höhe an und das gilt auch für Nebenkosten wie Trinkgelder.
Eine Sonderregelung gibt es für die Umsatzsteuer: Diese können sich Unternehmer:innen im Zusammenhang mit Bewirtungskosten in voller Höhe von der Vorsteuer abziehen, wenn sie vorsteuerabzugsberechtigt sind. Das ist in der Regel der Fall, wenn du auf Rechnungen selbst Umsatzsteuer für deine Leistungen erhebst.
Quick-Info
Für Trinkgelder geht der Vorsteuerabzug für Bewirtungskosten nur dann, wenn diese als Bedienungszuschlag schriftlich vom Restaurant ausgewiesen sind. Freiwillige Trinkgelder sind hingegen nicht vorsteuerabzugsfähig.
Der Bewirtungsbeleg
Ein korrekt ausgefüllter Bewirtungsbeleg ist absolut notwendig, damit das Finanzamt die Bewirtungskosten als geschäftliche oder betriebliche Ausgabe anerkennt. In der Regel gibt es entsprechende Vordrucke auf Anfrage direkt im Gastronomiebetrieb. Ein normaler Kassenzettel ist hingegen kein Bewirtungsbeleg. Folgende Punkte sollten daher auf einem Bewirtungsbeleg stehen:
Pflichtangaben des Gastwirtes (z. B. Restaurant): Das Datum, der Name des Unternehmens, die Anschrift und die Steuernummer stehen in der Regel direkt auf den Vordrucken automatischer Kassensysteme. Ohne diese Angaben ist der Bewirtungsbeleg nicht vollständig.
Alle verkauften Speisen und Getränke müssen einzeln mit den jeweiligen Preisen aufgelistet sein. Und auch die angewandte Mehrwertsteuer muss im Bewirtungsbeleg stehen. Es geht also kein Pauschalbeleg mit nur einer Gesamtsumme.
Im unteren Teil ist dann Platz für handschriftliche Angaben: Jede bewirtete Person mit Namen und Unternehmen und der genaue Anlass des Essens inklusive einer konkreten Beschreibung (nur „Geschäftsessen“ genügt nicht). Die Höhe der Bewirtungskosten muss hier erneut angegeben werden, wobei an dieser Stelle auch eine Angabe zum freiwilligen Trinkgeld möglich ist (das ist als Betriebsausgabe relevant, ein Vorsteuerabzug dafür geht nicht)
Zum Schluss musst du noch mit Ort und Datum unterschreiben.
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Good to know
Es gibt zwei Arten von Bewirtungsbelegen: eine sogenannte Kleinstabrechnung für Gesamtbeträge unter 150 Euro (inklusive Umsatzsteuer) und „normale“ Bewirtungsbelege für Summen über dieser Grenze. Bei Kleinstabrechnungen sind etwas weniger Angaben erforderlich, zum Beispiel braucht es hier keine Rechnungsnummer oder Steuernummer des Restaurants.
Fehler bei den Bewirtungskosten führen zu Ärger mit dem Finanzamt
Geschäftsprojekte lassen sich viel besser in angenehmer Atmosphäre besprechen – zum Beispiel bei einem guten Essen im Restaurant. Das erkennt auch das Finanzamt an und akzeptiert daher die Kosten für solche Bewirtungen unter bestimmten Voraussetzungen bis zu einer gewissen Höhe als Betriebsausgabe oder Werbungskosten. Dabei musst du jedoch strenge Regeln befolgen und vor allem den Bewirtungsbeleg korrekt ausfüllen. Selbst kleine Fehler können hier dazu führen, dass bei einer Betriebsprüfung Steuernachzahlungen oder Strafen drohen.
FAQ: Häufige Fragen und Antworten
Welche Bewirtungskosten sind zu 100 Prozent abzugsfähig?
In der Regel sind 70 Prozent der Bewirtungskosten als Betriebsausgabe oder Werbungskosten von der Steuer absetzbar. Wenn ein:e Unternehmer:in aus betrieblichem Anlass eigene Arbeitnehmer:innen bewirtet, akzeptiert das Finanzamt 100 Prozent der Bewirtungskosten.
Wie hoch dürfen Bewirtungskosten sein?
Es gibt keine genau definierte Obergrenze dafür, wie hoch Bewirtungskosten sein dürfen. Allerdings müssen diese nach Einschätzung des Finanzamtes angemessen sein. In der Regel sollten 100 Euro pro Person nicht überschritten werden.
Was zählt zu den Bewirtungskosten?
Zu den Bewirtungskosten zählen in der Regel Aufwände für Speisen und Getränke für vorwiegend geschäftliche oder betriebliche Bewirtungen von Geschäftspartner:innen, Mitarbeiter:innen oder Kund:innen.
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Platinum Card Es gelten Bedingungen: Vorausgesetzt, du machst mit der Karte innerhalb der ersten 6 Monate nach Kartenerhalt einen Umsatz von mindestens 10.000 Euro (unter Ausschluss von Bargeldauszahlungstransaktionen und nach Abzug von etwaigen Gutschriften von Vertragspartnern), führst das Kartenkonto einwandfrei (u.a. kein Zahlungsverzug) und kündigst den Kartenvertrag nicht innerhalb der ersten 12 Monate, erhältst du ein Startguthaben in Höhe von 230 Euro. Die Gutschrift erfolgt mit nächstmöglicher Abrechnung, bereits nachdem du den Mindestumsatz erreicht hast, wird jedoch wieder rückgängig gemacht, sollte es zu der Kündigung in dem eingangs genannten Zeitraum kommen. Voraussetzung für den Anspruch auf den Willkommensbonus ist die erfolgreiche Ausstellung der Karte und dass du in den letzten 18 Monaten nicht Hauptkarteninhaber:in einer American Express Karte warst. Im Fall einer Kartenkündigung oder eines Kartenwechsels innerhalb der ersten 12 Monate nach Ausstellung der Karte, erlischt dein Anspruch auf den Willkommensbonus rückwirkend. Willkommensboni werden von American Express nur unter Vorbehalt der Einhaltung o.g. Bedingungen gutgeschrieben. Weitere Informationen dazu findest du im Preis- und Leistungsverzeichnis. Die vollständigen Bedingungen zum Einlösen der Guthaben sowie die teilnehmenden Partner findest du hier.
Gold Card Es gelten Bedingungen: Vorausgesetzt, du machst mit der Karte innerhalb der ersten 6 Monate nach Kartenerhalt einen Umsatz von mindestens 4.500 Euro (unter Ausschluss von Bargeldauszahlungstransaktionen und nach Abzug von etwaigen Gutschriften von Vertragspartnern), führst das Kartenkonto einwandfrei (u.a. kein Zahlungsverzug) und kündigst den Kartenvertrag nicht innerhalb der ersten 12 Monate, erhältst du ein Startguthaben in Höhe von 170 Euro. Die Gutschrift erfolgt mit nächstmöglicher Abrechnung, bereits nachdem du den Mindestumsatz erreicht hast, wird jedoch wieder rückgängig gemacht, sollte es zu der Kündigung in dem eingangs genannten Zeitraum kommen. Voraussetzung für den Anspruch auf den Willkommensbonus ist die erfolgreiche Ausstellung der Karte und dass du in den letzten 18 Monaten nicht Hauptkarteninhaber:in einer American Express Karte warst. Im Fall einer Kartenkündigung oder eines Kartenwechsels innerhalb der ersten 12 Monate nach Ausstellung der Karte, erlischt dein Anspruch auf den Willkommensbonus rückwirkend. Willkommensboni werden von American Express nur unter Vorbehalt der Einhaltung o.g. Bedingungen gutgeschrieben. Weitere Informationen dazu findest du im Preis- und Leistungsverzeichnis.
American Express Card Alle Details zu den Leistungen und Versicherungen findest du hier.
American Express Blue Card Vorausgesetzt, du machst mit der Karte innerhalb der ersten 6 Monate nach Kartenerhalt einen Umsatz von mindestens 600 Euro, erhältst du ein Startguthaben in Höhe von 25 Euro. Es gelten weitere Bedingungen: Nach erfolgreicher Kartenaktivierung über Web, App oder Telefon musst du deine Amex Blue Card innerhalb deines Online-Kartenkontos oder der Amex App für das Angebot registrieren. Das Angebot ist dort jeweils ca. 7 Tage nach Kartenerhalt im Amex Offers Bereich zu finden. Dein einmaliges Startguthaben über 25 Euro wird dir nach erfolgtem Kartenumsatz von mindestens 600 Euro (nach Abzug von etwaigen Gutschriften von Vertragspartnern) auf dein Kartenkonto gutgeschrieben. Die Kartenaktivierung und die Registrierung für das Angebot müssen innerhalb von 4 Wochen nach Kartenerhalt erfolgen, um sich für das Startguthaben zu qualifizieren. Die Kartenumsätze von insgesamt 600 Euro müssen in den ersten 6 Monaten nach Kartenerhalt erfolgen, um sich für das Startguthaben in Höhe von 25 Euro zu qualifizieren. Im Angebotszeitraum kannst du das Startguthaben in der Regel innerhalb von 5 Werktagen nach Erfüllung der Angebotsvoraussetzungen in deinem Online-Kartenkonto sehen. Stornierungen oder Rückerstattungen von Transaktionen, die die Höhe der Ausgaben reduzieren bzw. keine Ausgaben bedeuten, können zum Verlust des Startguthaben führen. Voraussetzung für den Anspruch auf den Willkommensbonus ist die erfolgreiche Ausstellung der Karte und dass du in den letzten 18 Monaten nicht Hauptkarteninhaber:in einer American Express Karte warst. Im Fall einer Kartenkündigung oder eines Kartenwechsels innerhalb der ersten 12 Monate nach Ausstellung der Karte, erlischt dein Anspruch auf den Willkommensbonus rückwirkend. Willkommensboni werden von American Express nur unter Vorbehalt der Einhaltung o.g. Bedingungen gutgeschrieben. Weitere Informationen dazu findest du im Preis- und Leistungsverzeichnis.
PAYBACK American Express Card 1) Bei allen American Express Akzeptanzpartnern. Ausgenommen sind Tankstellenumsätze. 2) Voraussetzung für die Extra°Punkte ist die erfolgreiche Ausstellung der Karte und dass du in den letzten 18 Monaten nicht Hauptkarteninhaber einer PAYBACK American Express Karte warst. Im Fall einer Kündigung innerhalb der ersten 12 Monate, erlischt dein Anspruch auf die Extra°Punkte. Die Punktegutschrift erfolgt 4-6 Wochen nach Kartenausstellung, jedoch vorbehaltlich der Einhaltung der Bedingungen. Weitere Informationen dazu findest du im Preis- und Leistungsverzeichnis. 3) Voraussetzung ist, dass du weiterhin am PAYBACK Programm teilnimmst. Werden über einen Zeitraum von drei Jahren keine °Punkte gesammelt, verfallen die °Punkte gemäß Ziffer 5 der Teilnahmebedingungen für das PAYBACK Programm. 4) Weitere Informationen zu den Versicherungen und insbesondere über die Ausschlüsse findest du hier. 5) Beitragsfrei bezieht sich auf den dauerhaften Entfall des Jahresentgelts. Im Rahmen der Kartennutzung können Entgelte gem. AGB anfallen. Google Pay ist eine Marke von Google LLC. Apple Pay ist in den Vereinigten Staaten von Amerika und anderen Ländern eine eingetragene Marke von Apple Inc.
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